ワークフローシステムはなぜ必要?用途や導入メリットも紹介
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ワークフローシステムはなぜ必要?用途や導入メリットも紹介

ワークフローシステムを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。ワークフローシステムの基本的な仕組みと用途のほか、システムを導入する目的を解説します。

Slack チーム一同作成2022年5月8日

ペーパーレス化の推進やリモートワークの普及などに伴って、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。

ワークフローシステムはどのような目的で、何を実現するために利用されているのでしょうか。その基本的な仕組みと用途のほか、導入メリットなどについて解説します。

ワークフローとは?

ワークフローとは、定型的な業務の一連の流れのことです。組織内で複数の人が連携して行う業務には、多くの場合、一定のパターンに落とし込むことのできる流れ(フロー)が存在します。典型的なのは、社内稟議の流れです。

例えば、社内で「物品の購入」をする際には、物品を必要とする人が購入申請書を作成して提出し、上司、管理部門長の順で承認を受け、総務担当者が発注するというように、決まった流れがあります。また、「新規取引先との契約」のように、取引金額などの条件によって承認者の人数が変わるなど、ルートが分岐するケースもあります。

ワークフローシステムは意思決定のプロセスを自動化するシステム

社内稟議や決裁のようなワークフローを紙やメールを使って運用するのではなく、専用のシステムを使って申請・承認フローを自動化するために利用されているのが、ワークフローシステムです。

申請・承認のワークフローシステムを構築した場合、一般的な申請・承認フローは、下記のような流れになります。

<ワークフローシステムを使った申請・承認フローの流れの例>

  1. 申請者がテンプレートから必要なものを選ぶなどして、申請書を作成します
  2. 申請内容や申請者の部署などに応じてルートが決まるので、申請ボタンを押して申請をします
  3. 承認者は受信した申請書を確認し、問題がなければ承認、不備があれば差し戻しをします
  4. 承認された申請書は次の承認者へと送信され、最後に決裁者が承認すれば申請が認められます
  5. 最終承認が下りると申請者や承認者全員にその情報が共有され、処理の内容が記録されてデータとして保存されます

 

ワークフローシステムは何に使うもの?

ワークフローシステムの代表的な用途を挙げてみましょう。稟議に代表される社内申請・承認の自動化が機能の中心ですが、それ以外の使い方もあります。

物品購入や契約などの各種稟議

物品の購入や取引先などとの契約に関する社内稟議の自動化は、ワークフローシステムの最も得意とするところです。差し戻しや再申請、承認者不在時の代理承認、承認スキップなど、状況に応じた柔軟な対応が可能なワークフローシステムもあります。

総務・経理・人事関連などの各種申請

住所変更、社宅・入寮申込、立替経費精算、出張旅費精算、休暇届、欠勤届、出張申請、リモートワーク許可申請など、各種申請にもワークフローシステムは活用できます。大量の申請をスピーディーに処理できて、申請結果のチェックなども容易です。

報告書の提出

業務に関する各種報告書を作成し、ワークフローシステムを使って提出して上司などの確認を受けるといった使い方もできます。スマートフォンやタブレットでも操作可能なシステムであれば、出張先や現場からの報告書の提出にも対応できます。

企画提案書の提出

企画提案書を作成して提出し、複数人のレビューを受けて企画の可否を決定するといった用途にもワークフローを利用できます。例えば、営業担当者が作成した顧客への提案書を複数人でレビューし、修正などを繰り返して提案書を完成させるといった利用方法が考えられます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することで、業務を効率化することが可能です。ワークフローシステムを導入すると、具体的にどのようなメリットが得られるのかご紹介します。

ペーパーレス化を推進

ワークフローシステムを導入することで、紙の申請書を使わず申請・承認を行えるため、印刷コストを削減できます。申請書を保管するのではなく、デジタルデータとして保存しておけば検索も簡単ですし、申請書紛失の心配もありません。

社内のペーパーレス化を推進したいという場合にも、まずは導入しやすいワークフローシステムの運用から始めるという方法が有効です。

スピードと確実性の向上

紙やメールを使った申請・承認は、そのプロセスのどこかで停滞が起きがちです。承認者がすぐに処理をせずに溜めてしまい、やがて申請書がほかの書類やメールに紛れてそのまま見過ごされてしまうといったことも考えられます。

ワークフローシステムを使えば、進捗状況をひと目で確認でき、滞留や紛失を防げます。その結果、スピーディーかつ確実な申請・承認のフローの構築が可能です。スマートフォンなどから申請や承認ができれば、さらにフロー完了までの時間を短縮することができるでしょう。

内部統制の構築

ワークフローでは承認のルートが明確で、進捗状況も可視化されるため、不確定さを原因とするトラブルを防止することができます。また、不正な決裁、あるいは文書改ざんといったリスクも回避できるでしょう。代理承認などもシステム化しておけば、しっかりとそれぞれの責任にもとづいた承認が可能です。また、システムというクローズドな環境で運用することで、情報漏洩の防止につながります。

なお、承認した後に不明点などがあった場合、いつでもどのようなルートで誰が承認したのかを確認できることも大きなポイント。これらの点から、ワークフローは内部統制の構築に役立つといえるでしょう。

リモートワークでも活用可能

一時期、リモートワークでも「承認や決裁のハンコを押すために出社しなければならない」という状況が発生していることが話題になりました。こうした状況を契機として、ワークフローシステムを導入したという企業もあるでしょう。ワークフローシステムはオンライン上で申請・承認などが完結するため、リモートワークと親和性が高いといえます。

言い換えるなら、ワークフローシステムを導入すれば、社内手続きにおける承認の際の押印も不要となるということです。オンラインの承認フローに電子印鑑を用いる方法もあるのですが、ログインしている本人しか承認が行えないような仕組みを備えたワークフローシステムであれば、電子印鑑も必要ありません。

ビジネスチャットにもあるワークフロー機能

申請・承認のフローなどを自動化できるのは、実はワークフローシステムだけではありません。ビジネスチャットにもワークフロー機能を持つものがあります。

例えば、 Slack の有料プランでは、「ワークフロービルダー」という機能を利用することができます。ワークフロービルダーは非常に柔軟性の高い機能で、申請・承認だけではなく、新しいチームメンバーへの情報共有、サポートチケットの作成、同僚へのフィードバック依頼、 Q&A セッションの進行補助など、さまざまな用途のワークフローを作成することができます。

ワークフロービルダーは、多くのワークフローシステムともまた少し異なり、誰でも手軽に、ワークフローを作成し、さまざまなタスクを自動化して、日々の業務を効率化できる機能です。

ビジネスにワークフローを使った工夫を取り入れよう

ワークフローシステムは、社内稟議や申請・承認フローの迅速化・円滑化に役立ちます。紙やメールベースでのワークフロー運用に限界を感じているなら、導入を検討すべきでしょう。また、 Slack のワークフロービルダーのような、新しい形のワークフローツールも登場しています。

自社の業務に合ったワークフローシステムを構築し、業務の効率化を進めていきましょう。

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ご意見ありがとうございました!

うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。

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