Zeit sparen und produktiv arbeiten – mit diesen einfachen Slack-Tipps

Kaum etwas stört deine Konzentration mehr bei der Arbeit als ein unnötiges „Pling”. Du möchtest produktiv arbeiten, erhältst aber plötzlich eine Benachrichtigung in einer anderen App – und schon hast du wieder viel Zeit verloren, bevor du da weitermachen kannst, wo du aufgehört hast.

Wenn du öfter mal das Gefühl hast, dir läuft bei Projekten die Zeit davon, bist du nicht allein. Laut Slacks internationaler State of Work-Studie glauben 56 % der Wissensarbeiter:innen, dass das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Apps es ihnen erschwert, wichtige Aufgaben zu erledigen. 64 % von ihnen geben an, täglich mindestens 30 Minuten mit dem Hin- und Herwechseln zwischen Apps zu verschwenden. In Deutschland sind es sogar durchschnittlich 43 Minuten, wie wir in unserer gemeinsamen Studie mit Statista erfahren haben. Wie also kannst du Zeit sparen, ohne wichtige Updates zum Projekt aus dem Blick zu verlieren?

Wenn du Slack an deine individuelle Arbeitsweise anpasst, gewinnst du die Kontrolle über deine Zeit und Aufmerksamkeit zurück. Millionen von Slack-Benutzer:innen entscheiden selbst, wann und wie sie über Neues informiert werden und auf Anfragen reagieren. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du Slack individuell für dich anpassen und so wirklich konzentriert arbeiten kannst.

Mit diesen Tipps für Zeitmanagement kannst du Benachrichtigungen bündeln und schneller reagieren

Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools, mit denen du deine Projektziele und -aufgaben effizient verwalten kannst. Doch je mehr Benachrichtigungen du in der digitalen Welt erhältst, umso schwieriger wird es, zwischen den Tools hin- und herzuwechseln und produktiv zu arbeiten. Slack stoppt diesen ständigen Kontextwechsel mit mehr als 2.500 Apps, die im App-Verzeichnis verfügbar sind und sich mühelos in deine Slack-Workspaces integrieren lassen. Das heißt, du kannst all deine Projektmanagement-Tools auf einer zentralen Plattform zusammenführen. Wenn du Benachrichtigungen an einem zentralen Ort organisieren und dort auf sie reagieren (oder sie sogar stummschalten) kannst, verlierst du die wirklich wichtigen Aufgaben nie aus dem Blick und kannst Zeit sparen. Darüber hinaus gibst du deinem Projektteam die Möglichkeit, gezielt miteinander zu kommunizieren und so effizienter zu arbeiten.

Nie wieder ein Projekt-Update verpassen

Verpasse nie wieder wichtige Updates zu aktuellen Projekten, indem du deine Benachrichtigungen in einem Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello oder Monday.com so konfigurierst, dass sie direkt an Slack weitergeleitet werden. Während du mit deinem Team am Projekt arbeitest, kannst du neue Aufgaben hinzufügen, Deadlines und Zuständigkeiten für bestehende Aufgaben aktualisieren und Aufgaben als erledigt markieren – ohne dabei deinen Slack-Workspace zu verlassen. Das ist vor allem bei agilen Projektmanagement-Methoden von Vorteil, bei denen sich in der Umsetzungsphase Anforderungen immer wieder ändern können.

Meetings im Handumdrehen einrichten und Zeit sparen

Hast du ein Daily Scrum Meeting schon einmal verschoben, weil es manchmal einfach zu schwierig ist, einen Termin für alle Beteiligten zu finden? Vielleicht hast du auch gerade eine Benachrichtigung in einem deiner Projektmanagement-Tools erhalten, für die du mehr Kontext benötigst und deshalb ein Team-Sync einrichten musst. Mit der Google-Kalender-App und der Outlook-Kalender-App für Slack umgehst du dieses weit verbreitete Problem, denn sie ermöglichen es dir, im Handumdrehen Meetings zu erstellen.

Die Apps durchsuchen die Kalender deiner Teamkolleg:innen nach gemeinsamen freien Terminen und bieten dir die Möglichkeit, ein Meeting direkt in einem Channel oder per Direktnachricht zu planen (einschließlich externer Partner:innen, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest). Darüber hinaus kannst du:

• Einladungen zu Meetings in Slack empfangen und annehmen
• Benachrichtigungen erhalten, sobald sich die Details einer Veranstaltung ändern
• deine Antwort auf eine Meeting-Einladung bei Bedarf ändern.

Wie du mit einem Workflow Management System Routineabläufe vereinfachen und beschleunigen kannst

Besonders wertvoller Input entsteht immer dann, wenn Teammitglieder ihre individuellen Sichtweisen und Kompetenzen in ein Projekt einbringen. Gerade bei klassisch organisierten Projekten kann es jedoch passieren, dass dieser Input verloren geht. Denn wenn die Abläufe, zum Beispiel zur Prozessdokumentation, sehr komplex und bis ins kleinste Detail festgelegt sind, dann kommen auch die genialsten Beiträge nicht richtig zur Geltung. Slack sorgt mit einem visuellen Workflow Management System für reibungslose Abläufe, das alle Teammitglieder nutzen können, um Aufgaben zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Mit diesem Workflow-Builder können Benutzer:innen Routineaufgaben direkt in Slack automatisieren – ohne dazu über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen. Projektmanagement-Prozesse werden übersichtlicher und wertvolle Beiträge finden mehr Gehör.

Mit Slack-Workflows lassen sich eine große Vielfalt unterschiedlicher Aufgaben verwalten und organisieren, zum Beispiel:

• Regelmäßige Reminder an dein Team versenden
• Projektinfos mit Teammitgliedern teilen
• Support-Tickets einreichen
• Kolleg:innen um Feedback bitten
• Q&A-Sitzungen veranstalten

… und Vieles mehr. Hier findest du weitere Inspirationen für mögliche Workflows in Slack.

Neuen Teammitgliedern durch informative Begrüßungsbotschaften einen optimalen Einstieg ermöglichen

Bevor neue Teammitglieder ihre Arbeit aufnehmen können, müssen sie sich zunächst mit den Abläufen im Projektteam vertraut machen. Welche Projektmanagement-Methoden kommen zum Einsatz? Wer sind Ansprechpartner:innen und welche Erwartungshaltung haben Kolleg:innen? Über welche Kommunikationskanäle können sie Rücksprache halten oder Feedback einholen?

Mit Workflow-Builder können alle Antworten auf diese und ähnliche Fragen automatisch mit neuen Teammitgliedern geteilt werden – und zwar in dem Moment, wenn sie einem Projekt-Channel beitreten. Hierzu brauchst du nur eine automatische Begrüßungsnachricht zu erstellen. Deine Begrüßungsnachricht kann Kickoff-Dokumente, Informationen zu Rollen und Zuständigkeiten sowie Anleitungen zum Stellen von Anfragen (mehr dazu weiter unten) enthalten. Hier bekommst du noch mehr Tipps zum optimalen Remote-Onboarding neuer Team-Kolleg:innen.

Routineabläufe mit Workflow-Builder vereinheitlichen

Eine weitere Zeitmanagement-Methode: Wenn du ein Eingabeformular an einen Channel anhängst, schaffst du einen einheitlichen Ablauf, mit dem Teammitglieder Unterstützung anfordern oder Feedback teilen können. Die ausgefüllten Formulare werden automatisch in einem Channel gepostet, wo ein schnell gesetztes 👀-Emoji das ganze Projektteam wissen lässt, wer den Beitrag gesehen hat. Die anschließende Unterhaltung findet dann in einem übersichtlichen Thread statt.

Eingabeformulare enthalten alle Informationen, die erforderlich sind, um angemessen auf eine Anfrage zu reagieren. Keine umständlichen Nachfragen mehr wie „Wurden hierfür Gelder bewilligt?“ oder „Gibt es ein Kreativkonzept?“. Wenn das Formular entsprechende Angaben enthält, wissen deine Kolleg:innen, was zur weiteren Bearbeitung der Anfrage zu tun ist.

Diese Art von Workflows sind besonders praktisch, wenn du für ein Projekt mit externen Partner:innen, Kund:innen oder Anbieter:innen in einem Slack Connect-Channel zusammenarbeitest. Ein weiteres Tool ist damit nicht mehr nötig – lege einfach ein Eingabeformular an und nutze Slack als zentrale Schnittstelle für dein Projektmanagement.

Routineaufgaben von Slack erledigen lassen und konzentriert arbeiten

Ganz gleich, ob du eine Datei für andere freigeben musst oder den E-Mail-Verkehr koordinierst: Wenn die Zeit gekommen ist, ein wichtiges Projekt abzuschließen, geraten Routineaufgaben leicht in Vergessenheit. Slack kümmert sich im Hintergrund um diese Projektabläufe, sodass mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt. Wie funktioniert das? Das erfährst du jetzt:

Genehmigungen sofort aktualisieren

Kaum etwas führt zu größeren Verzögerungen als zu vergessen, anderen Zugriff auf deine Dateien zu gewähren. Mit Apps wie Google Drive, OneDrive und SharePoint oder Box kannst du Berechtigungen direkt in Slack ändern. Wenn du eine Datei in Slack teilst, erhältst du von der App eine freundliche Erinnerung, wenn die entsprechenden Personen im Channel keinen Zugriff darauf haben. So stellst du sicher, dass dein Postfach nicht innerhalb kurzer Zeit vor Anfragen überquillt!

E-Mails automatisch an Slack weiterleiten

Echte Slack-Fans wissen natürlich, dass sich der Wust von E-Mails durch Channels erheblich reduzieren lässt. Aber wie sieht es mit den E-Mails aus, die schlichtweg unvermeidbar sind? Diese Nachrichten können jetzt aus dem E-Mail-Posteingang an den Channel weitergeleitet werden. Dort kann dein Projektteam den jeweiligen Inhalt in einem Thread diskutieren und entsprechend reagieren.

So richtest du das ein:

• Erstelle zunächst eine Weiterleitungsadresse, sodass alle eingehenden E-Mails in diesem Channel gepostet werden.
• Nachdem du die E-Mail-Adresse angelegt hast, kannst du in deinem E-Mail-Client Weiterleitungsregeln konfigurieren und festlegen, welche E-Mails an den Channel weitergeleitet werden sollen. So können zum Beispiel Anfragen, die an E-Mail-Aliasse bzw. Verteiler-Adressen wie vertrieb@deinunternehmen oder info@deinunternehmen gerichtet sind, zur Kenntnisnahme und Bearbeitung durch die Abteilung bzw. Projekt-Team an ihren jeweiligen Channel weitergeleitet werden.

Zeitmanagement-Tipps für dein (digitales) Büro

Eine Benachrichtigung weniger, die zu prüfen ist, ein Punkt weniger auf deiner To-do-Liste: Es sind die kleinen Dinge, bei denen du wirklich Zeit sparen kannst. Mit Slack hebst du dein Projektmanagement auf ein neues Level und arbeitest produktiver. Ob automatisierte Routineaufgaben oder weniger Ablenkung durch Benachrichtigungen: Slack hilft dir den nötigen Freiraum für wichtigere Projektaufgaben zu schaffen und die Kommunikation in deinem Projektteam effizienter zu gestalten – ganz gleich, an welchem Ort. Und wenn du dank deiner Tools in Projekten konzentriert arbeiten kannst, dann lässt sich der Feierabend gleich viel mehr genießen.