Produktivität

Optimales Zeitmanagement – mit diesen einfachen Slack-Tipps

Schaffe jeden Tag etwas mehr, indem du Slack ganz individuell an deine Arbeitsweise anpasst

Autor: Lauren Johnson13. Juli 2021

Bei der Arbeit gibt es wenige Dinge, die deine Konzentration mehr stören als ein unnötiges Klingeln. Du kommst mit deiner Arbeit gut voran, als du plötzlich in einer anderen App eine Benachrichtigung erhältst – und schon hast du wieder frustrierend viel Zeit verloren, bevor du da weitermachen kannst, wo du aufgehört hast.

Wenn du öfters das Gefühl hast, dass dir die Zeit bei der Arbeit davonläuft, bist du nicht allein. Laut Slacks internationaler State of Work-Studie glauben 56 % der Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter, dass das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Apps es ihnen erschwert, wichtige Aufgaben zu erledigen. 68 % von ihnen geben an, täglich mindestens 30 Minuten mit dem Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Apps zu verschwenden. In Deutschland sind es sogar durchschnittlich 43 Minuten, wie wir in unserer gemeinsamen Studie mit Statista erfahren haben.

Indem du Slack an deine individuelle Arbeitsweise anpasst, gewinnst du die Kontrolle über deine Zeit und Aufmerksamkeit zurück. Millionen von Slack-Benutzerinnen und -Benutzern entscheiden selbst, wann und wie sie über Änderungen und Neuigkeiten informiert werden und auf Genehmigungsanfragen reagieren. Im Folgenden möchten wir dir zeigen, wie du Slack individuell anpassen kannst und so das Beste aus deinem Arbeitstag machen kannst.

„Ich schaue nicht immer in Asana nach. Wenn ich also eine Benachrichtigung in Slack sehe, bedeutet das, dass es etwas für mich gibt. Ich habe ohnehin immer zu viele Tabs geöffnet, deshalb finde ich es toll, dass ich jetzt eine Plattform weniger checken muss.“

Margo ConnollySenior Marketing Coordinator, Dow Jones

Benachrichtigungen bündeln und schneller reagieren

Je mehr Benachrichtigungen du in der digitalen Welt von heute erhältst, umso schwieriger wird es, zwischen den Tools hin- und herzuwechseln, die du für deine tägliche Arbeit benötigst. Slack stoppt diesen ständigen Kontextwechsel mit mehr als 2.500 Apps, die im App-Verzeichnis von Slack verfügbar sind und sich mühelos in Slack-Workspaces integrieren lassen. Wenn du Benachrichtigungen an einem zentralen Ort organisieren und dort auf sie reagieren (oder sie sogar stummschalten) kannst, arbeitest du schneller und verlierst die wirklich wichtigen Aufgaben nie aus dem Blick.

Nie wieder ein Projekt-Update verpassen

Verpasse nie wieder wichtige Updates in der täglichen Informationsflut, indem du deine Benachrichtigungen in einem Projektmanagement-Tool wie Asana, Trello oder Monday.com so konfigurierst, dass sie direkt an Slack weitergeleitet werden. Während der Arbeit an Projekten mit deinem Team kannst du neue Aufgaben hinzufügen, Deadlines und Zuständigkeiten für bestehende Aufgaben aktualisieren und Aufgaben als erledigt markieren, ohne deinen Slack-Workspace zu verlassen.

Benachrichtigungen in einem Projektmanagement-Tool konfigurieren

 

Meetings im Handumdrehen einrichten

Hast du ein Team-Meeting schon einmal verschoben, weil es manchmal einfach zu schwierig ist, einen Termin für alle Beteiligten zu finden? Vielleicht hast du auch gerade eine Benachrichtigung in einem deiner Projektmanagement-Tools erhalten, für die du mehr Kontext benötigst und deshalb ein Team-Sync einrichten musst. Mit der Google-Kalender-App und der Outlook-Kalender-App für Slack umgehst du dieses weit verbreitete Problem, denn sie ermöglichen es dir, im Handumdrehen Meetings zu erstellen.

Meetings mit Kalender-Apps für Slack im Handumdrehen erstellen

Die Apps durchsuchen die Kalender deiner Teamkolleginnen und -kollegen nach gemeinsamen freien Terminen und bieten dir die Möglichkeit, ein Meeting direkt in einem Channel oder per Direktnachricht zu planen (einschließlich externer Partnerinnen und Partner, mit denen du in Slack Connect zusammenarbeitest). Darüber hinaus kannst du:

  • Einladungen zu Meetings in Slack empfangen und annehmen
  • Benachrichtigungen erhalten, sobald sich die Details einer Veranstaltung ändern
  • Deine Antwort auf eine Meeting-Einladung bei Bedarf ändern

Routineabläufe vereinfachen und beschleunigen

Besonders wertvoller Input entsteht immer dann, wenn Teammitglieder ihre individuellen Sichtweisen und Kompetenzen in ein Projekt einbringen. Wenn die Abläufe jedoch zu umständlich oder nur schwer nachzuvollziehen sind, dann kommen auch die genialsten Beiträge nicht richtig zur Geltung. Slack sorgt mit einem Tool für reibungslose Abläufe, das alle Teammitglieder nutzen können, um Aufgaben, bei denen es zu Engpässen kommt, zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Die Rede ist von Workflow-Builder, einem visuellen Tool, mit dem Benutzerinnen und Benutzer Routineaufgaben direkt in Slack automatisieren können, ohne dazu über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen.

Mit Workflows lässt sich eine große Vielfalt unterschiedlicher Aufgaben verwalten und organisieren, z. B.:

  • Infos mit Teammitgliedern teilen
  • Urlaubsanträge zur Genehmigung einreichen
  • Support-Tickets einreichen
  • Kolleginnen und Kollegen um Feedback bitten
  • Q&A-Sitzungen veranstalten

Neuen Teammitgliedern durch informative Begrüßungsbotschaften einen optimalen Einstieg ermöglichen

Bevor neue Teammitglieder ihre Arbeit aufnehmen können, müssen sie sich zunächst mit den Abläufen im Projekt-Team vertraut machen. Du beginnst ihr Onboarding wahrscheinlich, indem du ihnen ihre Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vorstellst, erklärst, was ihre Kolleginnen und Kollegen von ihnen erwarten und wie sie Fragen stellen und Feedback erhalten können.

Mit Workflow-Builder werden all diese Informationen automatisch in dem Moment mit neuen Teammitgliedern geteilt, in dem sie in einen Projekt-Channel aufgenommen werden. Hierzu brauchst du nur eine automatische Begrüßungsnachricht zu erstellen. Deine Begrüßungsnachricht kann Kickoff-Dokumente, Informationen zu Rollen und Zuständigkeiten sowie Anleitungen zum Stellen von Anfragen (mehr dazu weiter unten) enthalten.

Neuen Teammitgliedern durch informative Begrüßungsbotschaften einen optimalen Einstieg ermöglichen

Routineabläufe mit Workflow-Builder vereinheitlichen

Eine weitere simple Methode, um mit Workflow-Builder Zeit zu sparen? Wenn du ein Eingabeformular an einen Channel anhängst, schaffst du einen einheitlichen Ablauf, mit dem Teammitglieder Unterstützung anfordern oder Feedback teilen können. Die ausgefüllten Formulare werden automatisch in einem Channel gepostet, wo ein schnell gesetztes 👀-Emoji das ganze Projekt-Team wissen lässt, wer sich den Beitrag anschaut. Die anschließende Unterhaltung findet dann in einem übersichtlichen Thread statt.

Abläufe mit Workflow Builder optimieren

Eingabeformulare enthalten alle Informationen, die erforderlich sind, um angemessen auf eine Anfrage zu reagieren. Keine umständlichen Nachfragen mehr wie z. B. „Wurden hierfür Gelder bewilligt?“ oder „Gibt es ein Kreativkonzept?“. Wenn das Formular entsprechende Angaben enthält, wissen deine Kolleginnen und Kollegen, was zur weiteren Bearbeitung der Anfrage zu tun ist.

Diese Art von Workflows sind besonders praktisch, wenn du mit externen Partnerinnen und Partner, Kunden oder Anbietern in einem Slack Connect-Channel zusammenarbeitest. Ein weiteres Tool ist nicht mehr nötig – lege einfach ein Eingabeformular an und nutze einfach Slack als zentrale Schnittstelle.

Lästige Routineaufgaben von Slack erledigen lassen

Wenn die Zeit gekommen ist, ein wichtiges Projekt abzuschließen, geraten Routineaufgaben wie die Vergabe spezieller Dateiberechtigungen oder die Koordinierung des E-Mail-Verkehrs leicht in Vergessenheit. Slack kümmert sich im Hintergrund um Routineabläufe, sodass mehr Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt.

Dateiberechtigungen sofort aktualisieren

Kaum etwas führt zu größeren Verzögerungen als zu vergessen, anderen Zugriff auf deine Dateien zu gewähren. Mit Apps wie Google Drive, OneDrive, SharePoint und Box kannst du Dateiberechtigungen direkt in Slack ändern. Wenn du eine Datei in Slack teilst, erhältst du von der App eine freundliche Erinnerung, wenn die entsprechenden Personen im Channel keinen Zugriff darauf haben. Keine endlosen Meetings mehr, an deren Ende du feststellst, dass deine Inbox vor Anfragen überquillt.

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„Ich finde es super, dass ich die Berechtigung zum Bearbeiten eines Google-Dokuments direkt in Slack erteilen kann. Dadurch spare ich enorm viel Zeit.“

Craig ReesVP, Global Head of Platform, Airwallex

E-Mails automatisch an Slack weiterleiten

Echte Slack-Fans wissen natürlich, dass sich der Wust von E-Mails durch Channels erheblich reduzieren lässt. Aber wie sieht es mit den E-Mails aus, die schlichtweg unvermeidbar sind? Diese Nachrichten können jetzt aus dem E-Mail-Posteingang an den Channel weitergeleitet weren, wo dein Projekt-Team den jeweiligen Inhalt in einem Thread diskutieren und entsprechend reagieren kann. Erstelle zunächst eine Weiterleitungsadresse, sodass alle eingehenden E-Mails in diesem Channel gepostet werden.

E-Mails automatisch an Slack weiterleiten

Nachdem du die E-Mail-Adresse angelegt hast, kannst du in deinem E-Mail-Client Weiterleitungsregeln konfigurieren und festlegen, welche E-Mails an den Channel weitergeleitet werden sollen. So können z. B. Anfragen, die an E-Mail-Aliase wie vertrieb@deinunternehmen oder info@deinunternehmen gerichtet sind, zur Kenntnisnahme und Bearbeitung durch dein Projekt-Team an einen passenden Channel weitergeleitet werden.

Es sind die kleinen Dinge – eine Benachrichtigung weniger, die zu prüfen ist, ein Punkt weniger, der von der To-do-List zu streichen ist –, die insgesamt zu erheblichen Zeitersparnissen führen können. Schnellere und effizientere Methoden zur Erledigung langwieriger und ermüdender Routineabläufe zu finden, schafft den nötigen Freiraum, um wichtigere Aufgaben angehen zu können. Und wenn du dank deiner Tools bei der Arbeit konzentriert bleibst, dann brauchst du die Arbeit auch nach Feierabend nicht mit nach Hause zu nehmen.

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