Mit Echtzeit-Kollaborationstools die Team-Produktivität um 30 % steigern

Heutzutage ist es wahrscheinlicher, dass Arbeitsumgebungen mit enger Zusammenarbeit den ROI verbessern und die Produktivität steigern, da sie das Engagement der Mitarbeitenden fördern und gemeinsame Ziele vorantreiben. Damit wir jedoch effektiver zusammenarbeiten konnten, mussten wir die Art und Weise unserer Kommunikation weiterentwickeln.

Aufgrund steigender Kundenerwartungen und zunehmend verteilter Projekt-Teams sind viele Unternehmen noch dabei, ihr neues Gleichgewicht zu finden. Wenn Teammitglieder im ganzen Land verteilt arbeiten – und zwar oft in unterschiedlichen Zeitzonen –, können die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die effektive Zusammenarbeit eine besondere Herausforderung darstellen.

Ganz gleich, ob du Grafikdesigner:in, Leiter:in eines Vertriebsteams oder IT-Führungskraft auf Unternehmensebene bist – alle können von einer Verbesserung des Engagements und der Produktivität profitieren. Im Folgenden erfährst du mehr über den heutigen Stand der Arbeitswelt und wie Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit deinem Projekt-Team helfen kann, sich zu vernetzen und gemeinsam mehr zu erreichen.

Die Entwicklung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz

Seit viele von uns in Voll- oder Teilzeit im Home-Office arbeiten, sind die Zeiten vorbei, in denen Führungskräfte direkt greifbar war. Schnell mal vorbeischauen, um zu sagen: „Hey, hast du meinen Bericht gelesen?“, ist vielleicht keine Option mehr. Und wir wissen alle, dass es Stunden, Tage oder sogar Wochen dauern kann, bis E-Mails gesehen und beantwortet werden – wenn überhaupt.

Videoanrufe helfen dabei, dass verteilte Projekt-Teams durch direkte Kommunikation miteinander in Kontakt bleiben, aber sie sind nicht immer die beste Lösung, um Genehmigungen einzuholen, Dateien herunterzuladen oder schnell auf Unternehmensinformationen zuzugreifen.

Vertriebs-Account-Betreuer:innen, die schnell auf Dokumente zugreifen müssen, oder Help Desk-Mitarbeitende, die Tickets eskalieren, benötigen weit mehr als nur E-Mails, um effizient zu arbeiten. Damit sie mit den steigenden Anforderungen der Branche Schritt halten, brauchen unsere Projekt-Teams Echtzeit-Support.

Inzwischen gibt es für eine effektive Zusammenarbeit mehr Technologien als je zuvor, aber der Einsatz von zu vielen Tools kann die Beteiligten ebenfalls ausbremsen. Kennst du folgendes Szenario: „Hey, hast du den Entwurf für die Pressemitteilung gesehen? Ich habe im Videochat einen Link geschickt. Du findest ihn auch in unserem Projektmanagement-Tool“. Ja? Dann könnte wahrscheinlich auch dein Unternehmen von einem System profitieren, das für Channel-übergreifende Interaktion entwickelt wurde.

Die Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit bündelt deine Unternehmenstools an einem zentralen Ort, sodass du das Beste aus deinem Tech-Stack herausholen und die Arbeitsproduktivität um bis zu 30 % steigern kannst.

Wie kann eine Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit die Produktivität erhöhen?

Tools für Zusammenarbeit in Echtzeit wie Slack wurden entwickelt, um deine Software, Workflows und Mitarbeitenden zu venetzen und so bessere unternehmensweite Ergebnisse zu erzielen. Das funktioniert so:

Verknüpfe deine Unternehmenssoftware

Verbringe weniger Zeit damit, zwischen Tools hin- und herzuspringen, und konzentriere dich auf die eigentliche Arbeit. Slack bietet in seinem App-Verzeichnis mehr als 2.400 Apps, die die Erstellung benutzerdefinierter Workflows mit der von deinen Projekt-Teams bereits verwendeten Software ermöglichen, damit alle ihre Arbeit effizienter erledigen können.

Beschleunige die Arbeit

Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit reduziert den Bedarf an zeitaufwändigen Besprechungen, E-Mail-Kommunikation und engen Prozessen. Schnelleres Feedback und schnellerer Informationsaustausch bedeuten schnelleren Fortschritt.

Verbessere die Arbeitsqualität

Mit der Channel-basierten Zusammenarbeit können Projekt-Teams die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit finden, wodurch kostspielige Fehler und Missverständnisse vermieden werden. Ergänze projekt- oder abteilungsspezifische Channels, um Informationen zu bündeln und schnell auffindbar zu machen, und pinne aktualisierte Dokumente für einen einfachen Zugriff an.

Verbessere die Erfahrung für Kund:innen und Mitarbeitende

Indem Silos beseitigt und die abteilungsübergreifende Kommunikation gefördert werden, kannst du Kund:innen besser unterstützen und schnellere, präzisere Lösungen liefern. Außerdem trägt das Emoji des tanzenden Hamsters im #vertrieb-Channel bestimmt dazu bei, die Arbeitskultur und -moral zu verbessern.

Baue Beziehungen auf

Mit Slack Connect kannst du nahtlos mit externen Partner:innen, Anbieter:innen und Kund:innen kommunizieren, um nicht nur schnelle Antworten zu erhalten, sondern auch um Vertrauen und Beziehungen aufzubauen. Der Verzicht auf E-Mails zugunsten von Channels sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselben Informationen erhalten, und trägt dazu bei, die Arbeitsbeziehungen zu vertiefen und langfristig zu gestalten. Projekt-Teams, die Slack verwenden, berichten von kürzeren Vertriebszyklen, einem Anstieg der potenziellen Geschäftsabschlüsse um 25 % und 21 % schnelleren internen Reaktionszeiten.

Reduziere Ablenkungen

Durch die Reduzierung von Meetings um 23 % und die Verringerung des E-Mail-Verkehrs um 32 % gibt es weniger Unterbrechungen und dein Projekt-Team kann sich besser konzentrieren. Automatisierung und Integration reduzieren zudem den Kontextwechsel, der den Fortschritt verlangsamen kann. Tatsächlich berichten einige Entwicklungsteams, dass sie seit dem Einsatz von Slack 24 % mehr erfolgreiche Funktionseinführungen verzeichnen und 22 % weniger Zeit für die Identifizierung neuer Bugs benötigen.

Schlüsselfunktionen, die bei der Auswahl der Kollaborationssoftware zu berücksichtigen sind

Entscheidend ist, dass du eine Lösung findest, die zu den individuellen Bedürfnissen deines Projekt-Teams passt, und nicht andersherum. Was sind derzeit eure größten Kommunikationsbarrieren? Welche Apps sind für euch unverzichtbar? Ist die Anzahl deiner Mitarbeitenden konstant oder schwankt sie? Wenn du dich umschaust, solltest du diese vier wichtigen Punkte beachten:

Channel-basierte Zusammenarbeit

Channels sorgen für Ordnung, da sie als zentrale Anlaufstelle für Themen und Projekte dienen. Durch die Gruppierung der richtigen Personen und der richtigen Informationen sind sie die einfachste und übersichtlichste Möglichkeit, aktuelle und vergangene Unterhaltungen und zugehörige Dateien zu hosten. Wenn du einen alten Gesprächsverlauf noch einmal nachlesen möchtest, durchsuche einfach den Channel. Du kannst zudem vergangene Unterhaltungen oder Dateien pinnen, um schneller darauf zuzugreifen.

Vollständige Integrationsfähigkeit

Um das Beste aus deiner Investition herauszuholen, solltest du eine:n Anbieter:in wählen, der bzw. die gut mit anderen zusammenarbeitet. Denke an die Tools, die du heute verwendest. Stelle sicher, dass jede neue Lösung über Integrationen in deine Standardanwendungen verfügt, einschließlich deines Kalenders, deiner Videokonferenz-Software, deines Dateispeichersystems, deines CRM-Systems und deiner Helpdesk-Software. Mit nur wenigen Klicks lassen sich die einzelnen Tools miteinander verknüpfen und das lohnt sich: 95 % der Benutzer:innen von Slack-Apps geben an, dass die Verwendung einer App in Slack diese Tools noch nützlicher machen.

Skalierbarkeit

Einige Anbieter:innen von Software für die Zusammenarbeit sind nicht für kleine Unternehmen geeignet, sondern erfordern eine Infrastruktur auf Enterprise-Ebene. Wähle eine Software, die problemlos mit deinem Unternehmen wachsen kann. Bei Slack ist es ganz einfach, Benutzer:innen, Channels und Integrationen entsprechend der Entwicklung deines Projekt-Teams hinzuzufügen oder zu entfernen.

Sicherheit und Compliance

Schütze deine sensiblen Daten, indem du eine:n Anbieter:in wählst, der bzw. die über die besten Sicherheitsgrundlagen verfügt. Angesichts der Verschlüsselung von Slack, externer Audits, Penetrationstests und kontinuierlicher Überwachung kannst du beruhigt sein, denn deine Sicherheit und Compliance sind gewährleistet. Darüber hinaus kannst du mit der administrativen Zugriffskontrolle bestimmen, wer welche Informationen sehen darf, und so sicherstellen, dass die Daten nicht in die falschen Hände geraten.

Durch die Optimierung von Workflows und die Förderung einer offenen Kommunikation unterstützt die Software für die Zusammenarbeit in Echtzeit Unternehmen auf der ganzen Welt, um mit den vorhandenen Ressourcen bessere Ergebnisse zu erzielen. Mit sicherer Channel-basierter Nachrichtenübermittlung, Sprach- und Videoanrufen und einer großen Auswahl an Apps und Integrationen macht Slack die Zusammenarbeit einfacher und schneller. Arbeite noch heute intelligenter.