リアルタイムコラボレーションソフトウェアで生産性が 30% 上がる理由

今のような時代では、社員が協力して仕事を進められる職場環境のほうが、ROI が向上し、生産性が上がる可能性が高くなります。従業員エンゲージメントが促され、全員が共通の目標に向かって進むことができるからです。しかし、より効果的なコラボレーションのためには、コミュニケーションのやり方を変える必要があります。

顧客の要求が高まる一方でチームはますます分散しており、多くの企業が今でも新しい着地点を模索しています。勤務地が分散し、タイムゾーンが異なることも少なくない場合、業務効率を改善し、効果的にコラボレーションするのはとりわけ難しいことがあります。

グラフィックデザイナーであれ、営業チームのリーダーであれ、企業の IT マネージャーであれ、エンゲージメントと生産性は高いほうが誰にとってもプラスになるはずです。今回は、現代の仕事を取り巻く状況を踏まえて、チームがつながり、連携してもっと成果を出せるようになるリアルタイムコラボレーションソフトウェアについてご紹介します。

職場のコラボレーションがどう変わったか

多くの人がフルタイムやパートタイムでリモートワークをするようになった今、上司と顔を合わせて仕事をする時代は過ぎ去りました。デスクにちょっと立ち寄って「私の報告書は問題なかったでしょうか？」と声をかける選択肢は、もはやないのかもしれません。それに、メールの場合も相手が返信してくれるのが何時間後、何日後、何週間後になるかわかりません（読んでくれないこともあります）。

ビデオ通話は、メンバーが各地に分散しているチームを対面コミュニケーションで結びつけるというメリットがあります。しかし、承認を得る、ファイルをダウンロードする、会社の情報にさっとアクセスするという用途には必ずしも最善のソリューションではありません。

例えば、ドキュメントへの迅速なアクセスが欠かせない営業担当者やサポートチケットのヘルプデスク担当者なら、仕事の効率を上げるにはメールではまったく物足りません。業界の高まる要求水準に応えていくには、チームにリアルタイムのサポートが必要です。

効果的なコラボレーションのためのテクノロジーはかつてないほど充実していますが、ツールが多すぎると、かえって全員のペースが落ちることもあります。「プレスリリースの原稿、見てもらえました？ビデオ通話のチャットでリンクを送っておきました。プロジェクト管理ツールにも保存済みです」といった会話に聞き覚えがある場合、クロスチャンネルエンゲージメントに特化したシステムを活用することでメリットを得られるでしょう。

リアルタイムコラボレーションソフトウェアを使えば、さまざまなビジネスツールが 1 か所にすっきりまとまります。そうすれば、技術スタックを最大限に生かして、生産性を最大 30% も上げることができます。

リアルタイムコラボレーションソフトウェアで生産性が上がる仕組み

Slack のようなリアルタイムコラボレーションツールの目的は、ソフトウェア、業務フロー、人をつなぎ、会社全体のパフォーマンスを高めることにあります。では、その効果を詳しく見ていきましょう。

ビジネスソフトウェアが一元化される

ツールの切り替えにかかる時間が減り、重要な仕事に専念できます。Slack の App ディレクトリにあるアプリは 2,400 以上。チームがすでに使っているソフトウェアでカスタムワークフローを作成できるので、誰でももっと効率的に仕事ができます。

仕事のスピードが上がる

リアルタイムコラボレーションソフトウェアを使えば、時間のかかる会議、メールでのやり取り、ボトルネックになっているプロセスを減らせます。フィードバックと情報共有のスピードが上がれば、仕事も速く進みます。

仕事の質が上がる

チャンネルベースのメッセージなら、適切なタイミングで適切なリソースが手に入るので、余分なコストにつながるミスが減り、コミュニケーションの行き違いを避けることができます。プロジェクトや部門ごとに専用チャンネルを用意すれば、関連する情報だけが集まり、情報を検索しやすくなるほか、最新ドキュメントをチャンネルにピン留めしてさっとアクセスすることも可能です。

顧客体験も従業員体験も向上する

組織のサイロ化をなくし、部門間のコミュニケーションを促すことで、カスタマーサービスが向上し、より迅速に、より正確なソリューションを提供することができます。また、成功を祝うためにキュートなハムスターの絵文字を #営業 チャンネルに投稿すれば、職場の文化や士気を築くのに大いに役立つでしょう。

関係が築かれる

Slack コネクトを使えば、社外のパートナー、ベンダー、顧客とのシームレスなコミュニケーションが実現し、相手からすぐに返事がもらえるだけでなく、親密な信頼関係を築けます。メールは控えめにしてチャンネルをメインにすれば、全員の認識がそろい、より深く長期的な関係を築きやすくなります。Slack を使っているチームからは、営業サイクルが短縮され、成約につながる商談が 25% 増え、社内の対応スピードが 21% 速くなったという声が寄せられています。

集中を妨げるものが減る

会議が 23%、メールの使用が 32% 削減されるなど、仕事を中断する要因が減るため、チームの集中力が上がります。自動化とインテグレーションによって、スピード低下の要因になるコンテキストの切り替えも減ります。実際、Slack を導入してから、無事にリリースした機能が 24% 増え、新しいバグの特定に要する時間が 22% 減ったエンジニアリングチームもあります。

コラボレーションソフトウェアを選ぶ際に考慮したい主な機能

突き詰めれば、チーム特有のニーズに合ったソリューションが必要です。ソリューションありきではありません。現在、職場のコミュニケーションを妨げている最大の要因は何ですか？絶対に必要なアプリはどれですか？スタッフの人数は一定ですか、変動しますか？比較検討する際は、次の 4 つのポイントを必ず押さえるようにしてください。

チャンネルベースのメッセージ

チャンネルなら、仕事を常に整理しておけます。トピックやプロジェクトを一元的に管理できるからです。必要なメンバーと情報をひとまとめにすることは、現在と過去の会話や関連ファイルを管理するための最も簡単な、そして最も体系的な方法です。過去のやり取りを見たくなっても、チャンネルを検索するだけで済みます。ファイルや過去の会話はピン留めできるので、すぐにアクセスできます。

完全なインテグレーション機能

投資効果を最大限に引き出すには、今使っているツールが簡単に使えるプロバイダを選びましょう。日常的に使っているツールを思い浮かべてください。カレンダー、ビデオ通話プロバイダ、ファイルストレージシステム、CRM、ヘルプデスクソフトウェアなど、日常的に使っているツールとのインテグレーションが新しいソリューションでサポートされているか確認しましょう。数回クリックするだけでそれらのツールを使えるなら、導入するだけの価値はあります。95% の Slack アプリユーザーが、Slack でアプリを使うと、今挙げたようなツールが使いやすくなると回答しています。

スケーラビリティ

コラボレーションソフトウェアプロバイダのなかには、中小企業向きではなく、エンタープライズレベルのインフラが必要なものもあります。成長に合わせて簡単に拡張できるソフトウェアを選びましょう。Slack なら、チームの変化に合わせて、ユーザー、チャンネル、インテグレーションを追加するのも削除するのも簡単です。

セキュリティとコンプライアンス

クラス最高のセキュリティ基盤を備えたプロバイダを選んで、機密情報を安全に保ちましょう。Slack の暗号化、外部監査、ペネトレーションテスト、継続的なモニタリングがあれば、セキュリティとコンプライアンスが確保されるため、管理者も安心です。さらに、管理権限によるアクセスコントロールによって、データが悪用されないように誰がどの情報を閲覧できるかを指定することができます。

リアルタイムコラボレーションソフトウェアは、ワークフローを合理化し、オープンなコミュニケーションを促進します。その結果、どのような企業でもすでにあるリソースを活用してもっと成果を上げることができるようになります。安全なチャンネルベースのメッセージ、音声通話とビデオ通話、アプリとインテグレーションの完全なパッケージによって、Slack はコラボレーションをもっと簡単に、もっとスピーディーにします。今すぐ、もっとスマートな働き方に向けて動き出しましょう。