Remote Onboarding: Wie du neue Mitarbeiter:innen im Homeoffice optimal integrierst

Arbeitnehmer:innen verbringen immer mehr Arbeitszeit außerhalb des Unternehmens. Forscher:innen der Universität St. Gallen haben festgestellt, dass hybrides Arbeiten in der DACH-Region in den vergangenen fünf Jahren massiv zugenommen hat. Dadurch werden der Einstieg ins Unternehmen die Einarbeitung neuer Mitarbeitender jedoch anspruchsvoller. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert Remote Onboarding: Neue Mitarbeiter:innen starten von zuhause aus ins neue Unternehmen. Wir erklären dir, wie ein gelungenes digitales Onboarding aussieht, präsentieren dir die Best Practices für deine Projektteams und zeigen dir Möglichkeiten, den Prozess mit Slack intuitiver und effizienter zu gestalten.

Im Mittelpunkt stehen die Mitarbeiter:innen: Onboarding aus dem Homeoffice heraus

Klassisches und Remote Onboarding verfolgen dasselbe Ziel: Neue Mitarbeitende sollen den Betrieb in strukturierter Weise kennenlernen und sich mit ihrem zukünftigen Arbeitsumfeld vertraut machen. Beim Remote Onboarding findet dieser Prozess ganz oder teilweise über digitale Medien statt. Die neuen Mitarbeitenden betreten keinen physischen Arbeitsplatz, sondern steigen aus dem Homeoffice heraus virtuell ins Unternehmen ein. Begrüßung, Kennenlernen und erste Zusammenarbeit finden in digitalen Tools und Plattformen statt, sind aber weiterhin in erster Linie eine emotionale Angelegenheit:

• Neue Mitarbeitende sollen sich vom ersten Tag an willkommen fühlen.
• Sie sollen zwischenmenschlich mit ihren Kolleg:innen connecten können.
• Sie sollen ein Gefühl für die Werte und den Purpose des Unternehmens entwickeln.

Doch wie lernen Neueinsteiger:innen ihren Arbeitsplatz und wichtige Abläufe, ihre Kolleg:innen und die Unternehmenskultur kennen, wenn Teammitglieder und Führungskräfte weit entfernt voneinander im Homeoffice arbeiten?

Das „Preboarding“: Bereite das virtuelle Onboarding gewissenhaft vor

Remote Onboarding beginnt nicht erst, wenn die neuen Kolleg:innen sich in ihr erstes virtuelles Team-Meeting einwählen. Bereits im sogenannten „Preboarding“ solltest du dich um das Hard- und Software-Setup kümmern, innerhalb dessen deine neuen Mitarbeitenden von zuhause aus arbeiten werden. Zu dieser Onboarding-Checkliste gehören:

• Büroausstattung: Kläre mit neuen Mitarbeitenden im Voraus ab, welche Ausstattung sie brauchen, um ihre Aufgaben effizient und komfortabel erledigen können. Dazu gehören etwa Bildschirme, externe Tastatur und Maus, und ergonomische Bürostühle, denn Arbeitsschutzkriterien gelten auch für Remote Work. Lasse alles noch vor dem ersten Arbeitstag ins Homeoffice der Mitarbeitenden liefern.
• Technische Voraussetzungen: Deine Mitarbeitenden brauchen Geräte, mit denen sie im Homeoffice auf demselben Niveau arbeiten können wie im Büro. Sorge dafür, dass das technische Setup bei deinen Mitarbeitenden noch vor dem ersten Arbeitstag steht und alle Geräte wie Laptop, Bildschirm, Maus etc. funktionieren.
• ID, Berechtigungen und Passwörter: Checke frühzeitig, ob alle Zugriffsrechte auf wichtige Unternehmenssoftware vorab zugewiesen und die Accounts für relevante digitale Services eingerichtet worden sind. Übermittle den neuen Kolleg:innen rechtzeitig via E-Mail, in Slack oder einem anderen Kommunikationstool ihre Anmelde-ID und Login-Daten, die sie brauchen werden.
• Formulare und Dokumente: In fast jedem Unternehmen müssen Neueinsteiger:innen als allererstes Verträge und Personalbögen ausfüllen und verschiedene Informationsblätter lesen. Gestalte den formalen Teil des Onboardings so einfach wie möglich, indem du den neuen Kolleg:innen alle notwendigen Dokumente online bereitstellst.
• Infos und Tutorials: Stelle Informationsmaterial zur Unternehmensorganisation und zu den wichtigsten Ansprechpartner:innen in verschiedenen Abteilungen bereit, außerdem zu Abläufen und Tools. In Tutorials und anderen E-Learning-Medien, die die Mitarbeitenden jederzeit aufrufen können, kannst du Antworten auf ihre häufigsten Anfangsfragen auffangen.
• Onboarding-Buddy: Bestimme unter den künftigen Kolleg:innen eine:n hilfsbereite:n Ansprechpartner:in, der oder die in den ersten Wochen jederzeit digital erreichbar ist. Diese Buddys helfen in der Anfangszeit beim Einrichten der Software und stellen die Neulinge den Kolleg:innen vor.
• Welcome Package: Schick neuen Mitarbeitenden zum Start ein Willkommenspaket nach Hause. Darin sollten sie die wichtigsten Informationen zum Onboarding-Prozess, Hinweise zur Unternehmenskultur und eine sympathische Aufmerksamkeit finden, an die sie sich noch lange erinnern.

Mit einem gewissenhaften Preboarding nimmst du schon vor dem ersten Arbeitstag den Druck aus dem Remote Onboarding. Neue Mitarbeiter:innen können sich digital direkt in die Unternehmensabläufe und Teamkommunikation einklinken, finden wichtige Orientierungspunkte online und knüpfen wertvolle erste Kontakte zu den Kolleg:innen.

Was kannst du ausgehend vom Preboarding weiter tun, um eine einladende virtuelle Willkommenskultur herzustellen?

Das virtuelle Kennenlernen: Organisiere die richtigen Meetings

Neuen Mitarbeitenden fällt es nicht immer einfach, ungezwungen auf ihre Kolleg:innen zuzugehen. Die physische Distanz der Remote-Arbeit stellt oft ein Hindernis dar, weil die Stimmung und Atmosphäre unter Zusammenarbeitenden sich digital nicht immer leicht lesen lässt. Dementsprechend fällt es den Mitarbeitenden manchmal schwer, sich gegenüber den Kolleg:innen zu öffnen.

Die folgende Onboarding-Checkliste soll dir dabei helfen, entspannte Begegnungen im digitalen Raum anzubahnen.

1. Stelle deinen Mitarbeiter:innen Kennenlerntermine im Kalender ein

Warte nicht darauf, bis deine Teammitglieder in Calls und Konferenzen ihren neuen Kolleg:innen überraschend begegnen. Plane gleich für den ersten Tag Kennenlerngespräche zwischen deinen neuen Mitarbeiter:innen, deren Vorgesetzten und einzelnen Teammitgliedern ein. Achte darauf, dass alle an dem Tag genug Zeit haben, um sich in lockerer Atmosphäre miteinander bekannt zu machen.

2. Organisiere einen virtuellen Teamcall, um das Eis zu brechen

Ermögliche es deinen Mitarbeiter:innen gleich am ersten Tag, die neuen Namen mit einem Gesicht zu verbinden. Organisiere dazu eine Vorstellungsrunde, in der sich alle einmal persönlich beschnuppern können, bevor sie in fachlichen Meetings zusammenarbeiten. Auch wichtige Kund:innen und Dienstleister:innen, mit denen deine Mitarbeitenden oft in Kontakt kommen werden, solltest du via Videokonferenz vorstellen.

3. Plane Gelegenheiten für informelle digitale Meetings ein

Ein gemeinsames digitales Lunch und Online Team-Event sind perfekte Anlässe für Zusammenarbeitende, ihre professionellen Rollen kurz abzustreifen. Mittagspausen sind ideal, weil in der Regel alle Teammitglieder verfügbar sind und sich gerne gegenseitig Gesellschaft leisten. So lernen sich neue Kolleg:innen schnell von einer persönlicheren Seite kennen. Auch mit digitalen Teamaktivitäten baust du Kontaktbarrieren zwischen Teammitgliedern ab, förderst die Kommunikationsfähigkeit und entwickelst den Zusammenhalt deiner Teammitglieder untereinander weiter. Rufe regelmäßige, auch gerne kurze Meetings ein, in denen deine Mitarbeitenden einfach ein bisschen Spaß haben können.

4. Vermittle ein Gefühl für die neue Teamkultur

Für das positive Teamerlebnis und die spätere Identifikation mit dem Unternehmen ist es wichtig, dass deine Neuzugänge genügend Zeit bekommen, um die Arbeitsatmosphäre auf sich wirken zu lassen. Gib den Neuen unbedingt genug Zeit, sich regelmäßig mit ihrem Onboarding-Buddy auszutauschen. Gemeinsam reflektieren sie über die vielen neuen Eindrücke am Arbeitsplatz und die Buddys helfen dabei, Erlebtes in den richtigen Zusammenhang einzuordnen. Feiere außerdem erste Erfolge deiner Neuen im ganzen Kollegenkreis. Spreche deine Wertschätzung offen aus und lade die Teammitglieder ein, ebenfalls auf ihre ganz persönliche Weise zu loben. So lernen neue Mitarbeitende den internen Umgangston auf eine positive Weise kennen.

5. Bitte um dir Feedback zum virtuellen Onboarding

Zeig deinen neuen Mitarbeiter:innen vom ersten Tag an, dass du ihre Perspektive und Meinung als Bereicherung für das Unternehmen ansiehst. Frag sie deshalb nach Feedback zu den einzelnen Phasen des Onboardings, wie sie ihren Einstieg empfinden und wo du zukünftig eventuell nachsteuern kannst.

Remote Onboarding im Projekt-Team: Neue Mitarbeiter:innen direkt im Slack Channel abholen

In einigen Unternehmen nutzen Teammitglieder zur Kommunikation, Kollaboration und für Geselligkeit unterschiedliche Medien. Teammeetings in Videotools, Feedback via E-Mail, Austausch mit Onboarding-Buddys über Messenger Apps – neue Mitarbeiter:innen können sich von der Vielfalt schnell überfordert fühlen. Du kannst das virtuelle Onboarding für alle Beteiligten aber auch angenehmer, intuitiver und effizienter gestalten. Verwende dazu eine Kollaborationsplattform, welche alle gemeinsam nutzen. Slack bietet dir genau diese Möglichkeit:

• Channel-basiertes Onboarding: In Slack schreiben Zusammenarbeitende Nachrichten in Team- oder Projekt-Channels. Die Kommunikation ist für alle Mitglieder sichtbar, neue Mitarbeitende sind sofort ins Projekt involviert – sowohl fachlich als auch persönlich, denn sie bekommen schnell einen Einblick in die Kommunikationskultur der Kolleg:innen untereinander.
• Kommunikationskanal für Neueinsteiger:innen: In Slack kannst du auch einen eigenen Onboarding-Channel nur für Neuzugänge einrichten. Hier kannst du wichtige Informationen und Dateien teilen und im Nachrichtenfeed festpinnen, damit deine Mitarbeitenden die wichtigsten Unterlagen auf den ersten Blick finden.
• Feedback: Setze in Slack unkompliziert Umfragen auf und bitte deine neuen Mitarbeitenden darum, ihre Meinung mit dir zu teilen. Im geschützten Rahmen des Onboarding-Channels kannst du entweder offenes Lob oder Verbesserungsvorschläge im laufenden Prozess einholen.
• Digitale Anerkennung: Ermögliche deinen neuen Mitarbeitenden erste Erfolgserlebnisse, indem du ihre Arbeitsfortschritte wohlwollend im Team-Channel kommentierst. In der Regel werden die übrigen Kolleg:innen sich anschließen und gemeinsam vermittelt ihr Neuankömmlingen das Gefühl, angekommen und respektiert zu sein. Du kannst sogar Apps wie etwa „HeyTaco“ in Slack integrieren. Die App hilft dabei, positives Teamfeedback als kleine Spiele zu organisieren und den Teamzusammenhalt zu fördern.
• Teamaktivitäten: In Slack kannst du digitale Team-Events und spielerische Teambuilding-Maßnahmen durchführen, ohne einen Videocall anzusetzen. Deine Mitarbeitenden tauschen sich direkt im Channel aus, beispielsweise bei Minigames wie „Company Trivia“: Die Channel-Mitglieder müssen mehr oder minder schwere Wissensfragen zum eigenen Unternehmen beantworten – und Neulinge lernen nebenbei noch ihr Arbeitsumfeld besser kennen. Solche Spiele lassen sich beispielsweise anstelle einer gemeinsamen Kaffeepause kurz einschieben.

Indem du deinen Mitarbeitenden im Remote Onboarding eine positive Grundhaltung zum Unternehmen und seinen Mitgliedern vermittelst, legst du ein gutes Fundament dafür, dass deine neuen Mitarbeiter:innen langlebige Arbeitsbeziehungen aufbauen. Wirtschaftliche Faktoren wie Produktivität und Geschwindigkeit spielen beim Onboarding ebenfalls eine Rolle. Ein reibungsloser Start ins Unternehmen spart personelle Aufwände und zeitliche Ressourcen ein. Deine Neuzugänge bringen sich dann schneller konstruktiv in ihren Teamkontext ein und schaffen früher messbare Mehrwerte. Durch Automatisierung kannst du diesem Ideal besonders nah kommen.

Durch Automatisierung wird dein virtuelles Onboarding noch effizienter

Beim Remote Onboarding hast du die Möglichkeit, wichtige Teile des Prozesses ganz oder teilweise zu automatisieren. Dabei definierst du innerhalb einer digitalen Plattform – beispielsweise in Slack – bestimmte Ereignisse im Onboarding-Prozess, die eine Aktion auf deiner Plattform auslösen. Ein automatisiertes Onboarding kann zum Beispiel so aussehen:

• Willkommen zum Onboarding: Schreibe eine freundliche Grußbotschaft, die automatisch an Neuzugänge verschickt wird.
• Automatisierte Fragebögen: Versende oder hinterlege ein Dokument mit persönlichen Fragen, die deine neuen Mitarbeitenden ausfüllen können. So lernen die Teammitglieder ihre neuen Kolleg:innen besser kennen oder die Personalabteilung kann den Personalbogen auf dieser Grundlage erstellen.
• Automatisierte Reminder für Mitarbeitende: Erinnere deine neuen Mitarbeitenden durch automatisierte Nachrichten an bevorstehende Meetings. Zur besseren Vorbereitung kannst du relevante Informationen zu den Teilnehmer:innen und Themen hinzufügen. Du kannst außerdem Reminder einstellen, die auf Pausen- und Auszeiten hinweisen.
• Automatisierte Reminder für Personalverantwortliche: Strukturiere deine eigenen To-Dos durch voreingestellte Nachrichten an dich selbst. Lass dich zur richtigen Zeit daran erinnern, Kontakt mit den Neuen aufzunehmen, die richtigen Dokumente bereitzulegen und Onboarding-Themen anzusprechen.

Mit dem Slack Workflow Builder kannst du die beschriebenen und ähnliche Prozesse in Slack abbilden. Beispielsweise kannst du einstellen, dass neue Mitglieder in deinem Projekt-Channel eine automatische Welcome-Message bekommen. Auch persönliche Informationen für die Personalabteilung kannst du über ein Umfrage-Tool automatisch in Slack erheben und an andere Slack-User im Unternehmen sicher weiterleiten. Du kannst sogar für verschiedene Channels unterschiedliche Onboardings automatisieren, weil z. B. deine Vertriebsmitarbeiter:innen anders starten als Webdeveloper. Außerdem erlaubt dir der Workflow Builder, Fortschritte innerhalb des Onboardings zu verfolgen. So bleibst du immer darüber im Bilde, wie weit sich deine Neuzugänge ins Unternehmen eingefunden haben.

Remote Onboarding bedeutet, Menschen auf der Beziehungsebene zusammenzubringen

Mit einem gut vorbereiteten Prozess für Remote Onboarding kannst du dir und deinen Mitarbeitenden viel Zeit sparen und verschlankst die bürokratischen Abläufe im Unternehmen. So setzt du in allererster Linie mehr Kapazitäten für zwischenmenschliche Begegnungen und Gespräche im Unternehmen frei. Nutze die Möglichkeiten einer digitalen Kollaborationsplattform, um den Onboardingprozess so weit wie möglich in einer einzigen Anwendung zu bündeln. Die neuen Kolleg:innen können sich dann ganz auf das gegenseitige Kennenlernen konzentrieren. Erhalte in unserem Onboarding Mini Guide noch mehr Tipps, wie du Slack für das Remote Onboarding in deinem Unternehmen optimieren kannst.

Bist du auf der Suche nach weiteren Impulsen für digitale Personalverwaltung? Auf unserer Infoseite für Personaler:innen findest du noch mehr Best Practices, wie Slack dich bei deinen Aufgaben unterstützt.