Produktivität

Erfolgreich als Remote-Team: 5 neue Vorlagen für Workflow-Builder

Automatisiere deine Prozesse, wie z. B. täglichen Updates, Anfragen, Genehmigungen und sorge somit für effektive und transparente Team-Arbeit

Vom Slack-Team19. März 2020Illustration von Giacamo Bagnara

Einige Faktoren, die unser Arbeitsumfeld und unser tägliches Leben beeinflussen, entziehen sich derzeit vielleicht unserer Kontrolle, aber wir können selbst bestimmen, wie wir damit umgehen und wie wir die Gestaltung unserer Zusammenarbeit verbessern – unter der Prämisse, dass unsere Teams dabei sicher und gesund bleiben (wir kennen das, weil wir genau das auch gerade tun mussten). 

Deshalb haben wir fünf neue Vorlagen für den Workflow-Builder erstellt, ein visuelles Tool, mit dem alle in Slack Routineprozesse automatisieren können. Von der Optimierung von Anfragen bis hin zur Einholung von Feedback sind diese Vorlagen so gestaltet, dass Remote-Work sich wie deine gewohnten Arbeitsabläufe anfühlt. 

Apropos Arbeit vereinfachen: Wir haben gerade unser User Interface generalüberholt, damit du deine Kommunikation noch leichter strukturieren kannst. Du kannst für jeden Channel durch Klicken auf das Blitz-Symbol unten links im Nachrichtenfeld benutzerdefinierte Workflows finden.  

Find a channel's custom workflow in Slack's new shortcuts menu, marked by the lightning bolt icon on the left hand side of the message box.

1. Informiere andere Team-Mitglieder über deinen aktuellen Status

Wenn alle von verschiedenen Orten aus arbeiten – sei es vom Wohnzimmersofa aus oder in verschiedenen Zeitzonen – ist es hilfreich, alle auf dem Laufenden zu halten, ohne dass dafür zusätzliche Benachrichtigungen versandt werden müssen. Mithilfe dieses Workflows können Team-Mitglieder ganz leicht ein Formular ausfüllen, um andere darüber zu informieren, von wo aus sie arbeiten. Informationen aus dem Formular werden automatisch an den Channel gesendet, sodass Team-Mitglieder und Führungskräfte den Status aller ganz leicht verfolgen können.

Hier geht’s zur Vorlage für die Statusaktualisierung

2. Genehmige Anträge schnell

Das Stellen und Genehmigen von Anträgen kann selbst im Büro ein mühseliger Prozess sein. Dieser Workflow bietet eine anpassbare Vorlage, damit du Anträge zu Spesen oder Reisen von Team-Mitgliedern ganz leicht nachverfolgen und genehmigen kannst. Hast du neue Antragsrichtlinien eingeführt und musst jetzt deine Vorlage aktualisieren? Mit nur wenigen Klicks kannst du deinen Workflow bearbeiten.

Hier geht’s zur Vorlage für Antragsgenehmigungen

3. Erinnere dein Team daran, Pausen einzulegen

Bei der Arbeit von zu Hause verwischen oft die Grenzen zwischen unserer Arbeit und unserem Privatleben. Es kann leicht vorkommen, dass du ein paar Stunden zu lange auf dem Sofa hängen bleibst oder dein Mittagessen erst am Abend einnimmst. 

Dieser Workflow erinnert dein Team regelmäßig daran, gesunden Lebensgewohnheiten, wie Stretching, Wassertrinken oder kurzen Spaziergängen, nachzugehen. Jeden Tag wird zu einem festgelegten Zeitpunkt in einem Channel deiner Wahl eine Nachricht gepostet, mit der Aufforderung, eine Pause zu machen und sich selbst etwas Gutes zu tun. (Fällt dir, während du das jetzt liest, auf, dass du seit ein paar Stunden schon keine Pause mehr eingelegt hast? Hier ist deine Erinnerung daran, dir eine wohlverdiente Auszeit zu gönnen.) 

Hier geht’s zur Vorlage für die Erinnerung an gesunde Lebensgewohnheiten

4. Versende tägliche Erinnerungen an Stand-up-Meetings im Channel

Wenn alle von verschiedenen Orten aus arbeiten, sind tägliche Meetings unerlässlich, um den Team-Zusammenhalt aufrechtzuerhalten. Anstatt Video-Meetings abzuhalten, um eure Prioritäten und mögliche Blockaden durchzugehen, können Meetings in Slack-Channels erfolgen – und wir haben dafür eine Vorlage. 

Verwende diese Vorlage, um an ein Team oder einen Projekt-Channel eine tägliche Erinnerung zu senden und alle zu bitten, ein Update zu ihrer Arbeit zu posten. Ermutige alle dazu, ihre Antwort in einem Thread zu posten. Das hilft, die Channels übersichtlicher zu gestalten. Außerdem könnt ihr so den Aufgabenverlauf aller Team-Mitglieder durchsuchen und sicherstellen, dass niemand am gleichen Projekt arbeitet – all das ist für einen reibungslosen Übergang zum Home-Office entscheidend.

Hier geht’s zur Vorlage für die tägliche Erinnerung an euer Stand-up-Meeting

5. Erhalte ohne Meeting ein Feedback

Feedback von deinen Team-Mitgliedern anzufragen kann schwierig sein, wenn ihr nicht am selben Ort seid. Dieser Workflow ermöglicht es Teams, fortlaufendes Feedback einzuholen, was ein formelles Meeting überflüssig macht. 

Es ist ganz einfach: Richte deinen Workflow so ein, dass, wenn jemand auf eine Nachricht mit einem Emoji deiner Wahl reagiert, er eine Schritt-für-Schritt-Anleitung – in Form eines einfachen Formulars – für das Teilen seines Feedbacks erhält. Sobald das Feedback eingereicht ist, erhält die Person, die das Feedback ursprünglich angefordert hat, automatisch über eine Direktnachricht neue Antworten. Probiere diesen Workflow aus, wenn du Feedback für eine Pitch-Präsentation, einen Blog-Beitrag oder ein Design sammeln willst. 

Hier geht’s zum Vorlage für die Feedback-Anfrage

Denkst du darüber nach, selbst ein paar Workflows einzurichten, die mit Remote-Work kompatibel sind, oder möchtest du weitere Informationen darüber haben? Melde dich für unser Webinar an. Wir besprechen hier alles rund um Grundlagen und Workflows in Slack, die für deine Arbeit im Home-Office nützlich sind.

Workflow-Builder ist jetzt für Kunden aller bezahlten Slack-Pläne verfügbar. Du suchst nach weiteren Vorlagen? Wir haben weitere vorgefertigte Workflows, die mit nur wenigen Klicks angepasst werden können.

Wir stellen diese Woche eine Reihe von speziellen Webinaren ins Netz, um dir den Übergang zur Remote-Work weiter zu erleichtern. In diesen Live-Sitzungen hast du auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Hier erhältst du weitere Informationen und kannst dich zur Teilnahme anmelden (momentan nur auf Englisch, bald aber auch auf Deutsch verfügbar). Wenn du persönliche Hilfe bei der Verwendung von Slack mit deinem Remote-Team wünschst, stehen wir dir gern für einen Anruf zur Verfügung. Klicke hier, um einen Termin zu vereinbaren (nur in englischer Sprache verfügbar).

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