Productivité

Cinq nouveaux modèles du générateur de flux de travail à l’usage des équipes en télétravail

Gardez vos équipes productives et connectées avec ces modèles d’automatisation des tâches quotidiennes (points d’équipe, demandes, validations, etc.).

Par l’équipe Slack19 mars 2020Illustration par Giacamo Bagnara

La situation actuelle, qui affecte nos vies professionnelles et privées, échappe à notre contrôle. Néanmoins, nous pouvons réorganiser le travail tout en préservant la santé et la sécurité de nos équipes (nous savons de quoi nous parlons, puisque nous avons dû faire de même). 

C’est pourquoi nous avons conçu cinq nouveaux modèles dans notre générateur de flux de travail, un outil visuel permettant à chaque utilisateur Slack d’automatiser les tâches du quotidien. Ces modèles ont été pensés dans le but de fluidifier le télétravail, que ce soit pour rationaliser les demandes ou recueillir les commentaires de chacun. 

Dans le même esprit, nous venons également de lancer une version plus organisée de Slack. Vous pouvez personnaliser les flux de travail dans chaque canal en cliquant sur l’icône en forme d’éclair située dans le coin inférieur gauche de votre zone de message.  

Find a channel's custom workflow in Slack's new shortcuts menu, marked by the lightning bolt icon on the left hand side of the message box.

1. Informez vos collaborateurs de votre statut

Comme chaque personne travaille dans un endroit différent, que ce soit sur le canapé du salon ou depuis un autre fuseau horaire, cela permet de tenir vos collègues informés sans les surcharger de notifications. Avec ce flux de travail, en remplissant une simple case, chaque collaborateur indique son lieu de travail à ses collègues. La réponse du formulaire est automatiquement envoyée dans le canal, ce qui permet aux membres de l’équipe et aux managers de suivre le statut de chacun.

Obtenir votre modèle de mise à jour de statut 

2. Validez les demandes rapidement

Le classement et la validation des demandes peuvent vite devenir fastidieuses, même au bureau. Ce flux de travail propose un modèle personnalisable, pour que vous puissiez facilement suivre et valider les demandes des employés, comme des notes de frais ou des déplacements. Vous avez mis en place une nouvelle méthode de traitement des demandes et devez mettre à jour votre modèle ? Vous pouvez modifier votre flux de travail en quelques clics.

Obtenir votre modèle de validation des demandes

3. Rappelez à votre équipe de faire des pauses

Le télétravail a tendance à brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Sans vous en rendre compte, vous pouvez vite vous retrouver à travailler pendant des heures sur le canapé, voire tout bonnement oublier de déjeuner. 

Ce modèle envoie à vos équipes des rappels afin d’adopter un quotidien équilibré : faire des étirements, boire de l’eau ou se dégourdir les jambes. Chaque jour, à une heure précise, un message est publié dans le canal de votre choix, afin que vos équipes n’oublient pas de faire une pause ou de pratiquer une activité physique. (Vous aussi, vous travaillez depuis plusieurs heures sans interruption ? Profitez de ce rappel pour faire une pause bien méritée !) 

Obtenir votre modèle de rappels automatiques « santé » 

4. Organisez des points d’équipe quotidiens dans un canal

Lorsque tout le monde est en télétravail, les points d’équipe sont indispensables afin de garantir la coordination de chaque membre. Plutôt que d’organiser des visioconférences pour définir les priorités et lister les difficultés, nous avons conçu un modèle qui permet de faire des points d’équipe quotidiens dans Slack. 

Utilisez ce modèle pour envoyer un rappel journalier à une équipe ou un groupe de projet, afin que les membres publient une mise à jour de leur travail. Incitez vos collègues à poster leurs réponses dans un fil de discussion afin de ne pas polluer vos canaux. Ces points écrits journaliers vous offrent par ailleurs un historique exploitable dans lequel vous pouvez consulter les tâches attribuées à chaque collaborateur, et éviter ainsi les doublons. Autant d’aspects essentiels pour réussir son passage au télétravail.

Obtenir votre modèle de point d’équipe quotidien

5. Collectez les retours d’expérience sans organiser de réunion

En télétravail, il peut être difficile de demander à vos collaborateurs de vous faire un retour. Grâce à ce flux de travail, les équipes peuvent recueillir les retours d’expérience en temps réel, ce qui évite souvent d’organiser des réunions surnuméraires. 

C’est tout simple, il suffit de paramétrer votre flux de travail en quelques clics. Quand un collaborateur réagit à un message avec un émoji que vous aurez prédéfini ensemble, il reçoit un formulaire pour partager son retour d’expérience. Une fois le formulaire envoyé, il recevra automatiquement les réponses dans ses messages directs. Essayez ce flux de travail si vous souhaitez recueillir des commentaires sur une présentation, un article de blog ou une conception. 

Obtenir votre modèle de demande de commentaires

Vous envisagez de concevoir des flux de travail adaptés au télétravail ou souhaitez simplement en savoir plus ? Participez à notre webinaire. Nous y abordons les fondamentaux pour se lancer, puis personnalisons un modèle adapté au télétravail et publions le flux de travail en direct.

Le générateur de flux de travail est disponible pour tous les clients disposant d’un forfait payant Slack. Vous voulez plus de modèles ? D’autres flux de travail prédéfinis et personnalisables en quelques clics sont disponibles. 

Afin de vous accompagner dans votre passage au télétravail, nous organisons une série de webinaires sur le sujet cette semaine. Il s’agira de sessions en direct avec des questions-réponses. Cliquez ici pour en savoir plus et vous inscrire. N’hésitez pas à nous appeler si vous souhaitez recevoir une aide personnalisée pour utiliser Slack avec votre équipe récemment passée en télétravail. Cliquez ici pour programmer un créneau horaire.

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