Digitale Zusammenarbeit: Basics, Vorteile und die Trends von morgen

Schon vor Corona war digitale Kollaboration eine treibende Kraft von New Work. So bezeichnen Forscher:innen die neue Arbeitswelt, in der Selbstbestimmung und Selbstverwirklichung die höchste Priorität genießen. Viele Arbeitnehmer:innen können heute in hohem Maße selbst darüber entscheiden, wann und von wo sie arbeiten wollen. Befähigt werden sie dabei von modernen Technologien, um sich von überall mit ihren Kolleg:innen zusammenschließen und auch asynchron zusammenarbeiten zu können.

Digitale Teamarbeit erhöht zugleich die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen. Wo digitale Kollaboration möglich ist, müssen Mitarbeitende während Krisenzeiten statistisch seltener in Kurzarbeit, das wirtschaftliche Risiko für Betriebe sinkt nachweislich. Dank digitaler Kollaboration können Unternehmen auf Herausforderungen flexibler reagieren. Wir zeigen dir, was Online-Zusammenarbeit ausmacht, welche Vorteile dir Kollaborationstools bringen können und wie sich digitales Teamwork in Zukunft weiterentwickeln wird.

Was ist digitale Zusammenarbeit?

Digitale Kollaboration kann als eine besonders intensive Form der Teamarbeit definiert werden, in der zwei oder mehr Mitarbeiter:innen ein gemeinsames Ziel verfolgen. Dabei nutzen sie digitale Werkzeuge und Plattformen, die die Zusammenarbeitenden an unterschiedlichen Einsatzorten miteinander verbinden. Die Teammitglieder kommunizieren online, tauschen Daten über ein digitales Netzwerk aus und treffen sich in virtuellen Meetings statt im Realraum.

Digitale Kollaboration eignet sich besonders gut dazu, komplexe interdisziplinäre Probleme zu lösen. Denn digitale Werkzeuge können sehr viel mehr Expert:innen aus unterschiedlichsten Fachrichtungen miteinander verbinden, als es innerhalb eines physischen Rahmens möglich wäre. Die eine „richtige“ Art der digitalen Teamarbeit gibt es dabei nicht. Je nach Aufgabenstellung und Zusammensetzung des Projekt-Teams wählen die Mitglieder eine kollaborative Arbeitsweise, in der sich die Stärken der Einzelnen optimal ergänzen.

Digitale Kollaboration kann viele Formen annehmen

In der Praxis haben sich die folgenden Arten der Teamarbeit vielfach bewährt und können auch fließend ineinander übergehen:

• Team-Kollaboration: Die Teammitglieder übernehmen klar definierte Rollen und kombinieren ihre jeweiligen Stärken, um gemeinsam ein Ziel zu erreichen.
• Social Collaboration: Das ist die digitale Steigerungsform von Teamwork, denn die Projekt-Mitglieder stehen über digitale Tools in ständigem Kontakt miteinander, Workflows und Fortschritte sind für alle transparent.
• Cross-Funktionale Kollaboration: Teammitglieder helfen über einzelne Zuständigkeitsbereiche hinweg zusammen, zum Beispiel abteilungsübergreifend.
• Virtuelle Kollaboration: Die Teammitglieder können an unterschiedlichen Orten – sogar auf unterschiedlichen Kontinenten – in virtuellen Räumen miteinander arbeiten (z.B. in Kollaborationstools).
• Community-Kollaboration: Diese Form entsteht aus dem freien Austausch von Wissen in informellen Online-Communitys. Die Mitglieder haben keine definierte Rolle im Problemlösungsprozess, sondern übernehmen Aufgaben aus Eigeninitiative heraus.
• Offene und geschlossene Kollaboration: Bei offenen Kollaborationsformaten ist jede:r eingeladen, sich einzubringen, egal ob sie als Beitragende das Projekt von Anfang bis Ende begleiten, oder nur als Gäste ein paar Vorschläge einbringen. Bei geschlossenen Kollaborationen schränkt die Kerngruppe der Zusammenarbeitenden den Kreis der Teilnehmenden hingegen ein.

Welche dieser Möglichkeiten zusammenzuarbeiten am besten zu deinem Unternehmen oder deinem Projekt passt, hängt maßgeblich von den Herausforderungen ab, denen deine Mitarbeitenden begegnen. In jedem Fall brauchst du aber ein Tool, das den Prozess der Teamarbeit in den digitalen Raum verlegen kann.

Digitale Zusammenarbeit: Tools sind das Erfolgsgeheimnis

Moderne Kollaborationsplattformen wie Slack vereinen in der Regel mehrere Funktionen in einer Cloud-Software. Sie sind ganz darauf ausgelegt, die digitale Kollaboration zu unterstützen – unabhängig davon, wann und von wo aus die Mitglieder eines Projekt-Teams arbeiten. Das sind die wichtigsten Funktionen, die sie abdeckt

• Transparente Kommunikation: In Kollaborationstools wie Slack teilen die Teammitglieder ihre Nachrichten in Channels, wo die Beteiligten öffentlich miteinander kommunizieren können. Darin ähnelt das Tool einem sozialen Netzwerk, in dem selbständig arbeitende Gruppen entstehen, die gemeinsam Verantwortung für Teilbereiche eines Projekts übernehmen.
• Dateien teilen und bearbeiten: In einem Tool für digitale Kollaboration teilen Mitarbeitende ihre Daten und Dokumente über denselben Kanal, in dem sie auch ihre Messages schreiben. Zum Beispiel legen Zusammenarbeitende in Slack ihre Dateien direkt in den Channels ab und bearbeiten sie darin gemeinsam.
• Gewachsene Strukturen: Die Dokumente bleiben in den Channels dauerhaft mit dem Kontext der ursprünglichen Kommunikation verbunden. So gehen wichtige Hintergrundinformationen der Teamarbeit niemals verloren. Es entsteht eine Informationsstruktur, die im Projektverlauf organisch mitwächst.
• Individualisierbare Funktionen und integrierte Apps: Moderne Kollaborationstools bieten ihren Benutzer:innen an, Apps für Spezialaufgaben direkt in die Plattform zu integrieren. So können sie sich den Funktionsumfang unterschiedlicher Kommunikations- und Projektmanagement-Apps vereinen. Mitarbeitende müssen während der Arbeit dann nicht mehr zwischen unzähligen isolierten Geräten und Programmen hin- und herwechseln (z.B. Telefon, E-Mail, Dokumentenablage). Slack kann zum Beispiel mit Google Drive oder Dropbox, mit Microsoft Word, GitLab, Canva, der Adobe Creative Cloud und vielen weiteren Apps verbunden werden. Darüber hinaus bietet eine moderne Kollaborationsplattform an, dass Mitarbeitende wiederkehrende Routine-Aufgaben automatisieren können und so Zeit sparen können.

Für die Benutzer:innen ist Kollaborationssoftware ein zentrales Werkzeug, das eine flexible digitale Teamarbeit überhaupt erst möglich macht. Gute Tools alleine sind aber noch keine Erfolgsgarantie. Es kommt immer auch auf die Menschen an, die diese Werkzeuge einsetzen.

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Die Menschen sind der Motor der Teamarbeit

Digitale Kollaboration hängt maßgeblich von zwischenmenschlichen Voraussetzungen ab: Wertschätzung durch Vorgesetzte, Respekt unter Kolleg:innen und ein Gefühl von Sicherheit, damit wirklich jede:r die eigene Perspektive einbringen kann. Davon profitieren alle Teammitglieder.

In einer offenen Arbeitsatmosphäre ergeben sich viele Gelegenheiten, von den Kolleg:innen zu lernen und den eigenen Horizont zu erweitern. So lernen Zusammenarbeitende, aus der Perspektive der Anderen auf ihre Arbeit zu blicken und eignen sich alternative Problemlösungsstrategien an. Gleichzeitig verbessern sie ihre kommunikative Kompetenz.

Eine solche Team-Kultur müssen Entscheidungsträger:innen sowohl auf Unternehmens- als auch Teamebene fördern. Zentral ist, dass du bei der Definition von Prozessen, Team-Rollen und Team-Regeln immer die Perspektive deiner Mitarbeitenden einnimmst.

• Menschzentrierte Prozesse
  Es ist wichtig, dass du Kollaborationsprozesse und -tools auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zuschneidest – auch wenn diese vielfältig, manchmal sogar widersprüchlich sind. Dazu kannst du zum Beispiel interne Expert:innen aus diversen Fachrichtungen benennen, die Abteilungen und Projekt-Teams dabei unterstützen, Kollaborationstools einzurichten und die Teamarbeit darauf zu verlagern. In Abstimmung mit den Projekt-Teams können sie Pilotprojekte aufsetzen, Abläufe und Arbeitsweisen kontinuierlich weiterentwickeln und erfolgreiche Ansätze schrittweise auf das ganze Unternehmen übertragen. In diesem Leitfaden erhältst du Tipps, wie du Slack effektiv für deine Organisation implementieren kannst.
• Anleitung, Autonomie, Vertrauen
  Konstruktive Teamarbeit braucht klar kommunizierte Erwartungen. Lege als Projektverantwortliche:r Team-Regeln und Projektziele immer im Dialog mit Mitarbeitenden fest und schaffe Freiräume für selbstbestimmtes Arbeiten. Durch digitale Werkzeuge können alle Beteiligten die Projektfortschritte transparent nachvollziehen.
  Aber Vorsicht, digitale Überwachung ist Gift für das Arbeitsklima, die persönliche Motivation und Eigeninitiative. Du solltest zuallererst ein Klima des gegenseitigen Vertrauens zwischen den Teammitgliedern und der Projektleitung herstellen.

Online-Zusammenarbeit kann für Projekt-Teams und Einzelne also auch Schattenseiten haben. Dazu gehören:

• Collaborative Overload
  Der Kommunikationsbedarf unter Teammitgliedern ist hoch. Zusammenarbeitende brauchen ausreichend Arbeitszeit, um sich mit ihren Kolleg:innen abzustimmen. Fehlt diese Zeit, überfordert der Aufwand der Kollaboration sie schnell.
• Unausgewogene Arbeitsbelastung
  Projektleiter:innen müssen Aufgaben fair zwischen den Teammitgliedern verteilen. Sonst können sich einzelne Leistungsträger:innen schnell überlastet fühlen, andere Teammitglieder übergangen.

Indem du dir die Risiken von digitaler Kollaboration bewusst machst, kannst du sie rechtzeitig abfedern und eine Team-Kultur etablieren, die positiv auf deine Mitarbeitenden in das ganze Unternehmen ausstrahlt.

Die Vorteile der Online-Zusammenarbeit

Wenn Individuen persönliche und psychologische Vorteile aus der Kollaboration mit Anderen ziehen, lassen sich diese für Unternehmen oft in einen direkten wirtschaftlichen Nutzen übersetzen. Im Vergleich zur Arbeit alleine können für Zusammenarbeitende die folgenden Faktoren maßgeblich steigen:

• Die Motivation: Gregory Walton von der renommierten Stanton University hat bereits 2014 nachgewiesen, dass Teamwork auf die Zusammenarbeitenden motivierend wirkt – selbst wenn sie räumlich voneinander getrennt arbeiten.
• Das Interesse: Die enge virtuelle Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen führt zu einem größeren Interesse an den eigenen Aufgaben.
• Das Durchhaltevermögen: Teammitglieder legen mehr Ausdauer an den Tag, wenn es um den eigenen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg geht.

Für Unternehmen ergeben sich daraus klare Vorteile von Zusammenarbeit:

• Innovativere Ergebnisse: Kolleg:innen, die sich häufig über Ideen, Herausforderungen und Lösungen austauschen, entwickeln mehr gemeinsame Kreativität. Die Intelligenz der Vielen fördert originellere Outputs.
• Effizientere Abläufe: Durch digitale Tools stimmen sich Teammitglieder schnell und flexibel über Aufgaben und Zuständigkeiten ab.
• Schnellere Resultate: Gemeinsam kommen Projekt-Teams auf kürzeren Wegen zu Lösungen.
• Höhere Produktivität und Qualität: Torsten Biemann (Universität Köln) und Heiko Weckmüller (FOM Hochschule in Bonn) haben 2021 die bestehende Studienlage ausgewertet und festgestellt, dass digitale Kollaboration produktiver ist und bessere Ergebnisse hervorbringt, als physische Zusammenarbeit am selben Ort.

Unter dem Strich fördert kollaboratives Arbeiten sowohl die individuelle Entwicklung der Mitarbeitenden als auch die Erfolgsaussichten von Unternehmen im Markt. Kein Wunder also, dass kollaboratives Arbeiten laut Harvard Business Review in den vergangenen zwei Jahrzehnten um 50% zugenommen hat. In Form von Online-Zusammenarbeit hält dieser Trend auch weiter an, wobei sich die Formen der digitalen Kollaboration immer weiterentwickeln werden.

Digitale Zusammenarbeit in Unternehmen bleibt ein Zukunftstrend

Die folgenden Tendenzen werden die Zukunft von digitaler Kollaboration in den kommenden Jahren sicherlich mitbestimmen:

• Asynchrone Kollaboration: Einerseits teilen Mitarbeitende sich ihre Arbeitszeit immer selbstbestimmter ein; andererseits nimmt vor allem in internationalen Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen zu, die von verschiedenen Zeitzonen aus miteinander kollaborieren. (Video-)Messenger und digitale Whiteboards, mit denen Kolleg:innen über längere Zeiträume hinweg zusammenarbeiten können, gewinnen deshalb an Bedeutung. Echtzeit-Tools (z.B. für Videokonferenzen) werden hingegen seltener genutzt. Wir haben bereits einige Best-Practices für asynchrones Arbeiten zusammengestellt.
• Cybersecurity: Kollaborationssoftware ist in der Regel Cloud-basiert. Unternehmensdaten liegen also dezentral ab und müssen gegen Angriffe und Diebstahl geschützt werden. Unternehmen werden Cybersicherheits-Spezialist:innen (sogenannte SecOps) bei der Implementierung und Verwaltung kollaborativer Werkzeuge zukünftig enger einbinden.
• Corporate Social Networking: Viele Zusammenarbeitende nutzen kollaborative Tools bereits jetzt und auch künftig stärker wie Soziale Medien. Nachrichten und Status-Updates werden nicht nur Task-bezogen geteilt sondern können zwischenmenschliche Arbeitsbeziehungen vertiefen und eine virtuelle Officekultur schaffen. So können im digitalen Raum Projekt-Teams auch über räumliche Distanzen hinweg noch enger zusammenwachsen.
• Machine Learning und Künstliche Intelligenz: Nicht nur Menschen werden noch enger digital zusammenarbeiten, sondern auch Menschen und KIs, die in Kollaborationstools integriert sein werden. KIs treiben die Teilautomatisierung von kreativer Arbeit voran, wie etwa das Schreiben von Standardcode beim Programmieren (z.B. Copilot von GitHub). Durch maschinelles Lernen entwickeln die Programme sich mit jeder Aufgabe weiter und werden umso hilfreicher, je intensiver Projekt-Teams sie nutzen.

An Online-Zusammenarbeit führt kein Weg mehr vorbei

Der Arbeitsalltag der Zukunft wird selbstbestimmter, vertrauensvoller und kommunikativer werden. Die kollaborativen Effizienz- und Produktivitätspotenziale schöpfen Unternehmen und Projekt-Teams nur im digitalen Raum voll aus. Es wird immer wichtiger, dass Zusammenarbeitende über Werkzeuge verfügen, die intuitiv sind und sich an die Bedürfnisse von Individuen und Gruppen anpassen lassen.
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