7 Tipps für das digitale Onboarding neuer Vertriebsmitarbeiter:innen

Das Onboarding kann für die Zufriedenheit und den Erfolg neuer Vertriebsmitarbeiter:innen entscheidend sein, insbesondere wenn sie im Homeoffice starten. Die besten Projekt-Teams im Bereich Sales Enablement und Sales Management legen Wert darauf, vom ersten Tag an ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen – auch über physische Grenzen hinweg. Sie vernetzen neue Vertriebsmitarbeiter:innen schon in den ersten Wochen mit Kolleg:innen, Tools sowie Informationen – und davon profitieren diese noch lange.

Trotzdem läuft die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen oftmals alles andere als perfekt. Jede Führungskraft hat ihre eigene Herangehensweise und die Neuen verarbeiten Informationen ganz unterschiedlich. Wir bei Slack haben ein paar Tipps und Tricks entwickelt, dank derer alle Beteiligten die wichtigsten Informationen an die Hand bekommen und gleichzeitig ihr digitales Onboarding individuell und flexibel gestalten können. Hier erfährst du, wie das funktioniert.

1. Gib neuen Vertriebsmitarbeiter:innen Zugang zu Wissen über das Unternehmen

Neue Mitarbeiter:innen haben viele Fragen – das wissen Vertriebs- oder Onboarding-Führungskräfte. Nur wissen die Neuen oftmals nicht, wem sie ihre Fragen stellen sollen und wo sie Antworten finden können. Hier hilft die Suchfunktion in Slack.

Slack steht für „Searchable Log of All Communication and Knowledge“ (auf Deutsch: durchsuchbares Protokoll aller Unterhaltungen und des gesamten verfügbaren Wissens). Es handelt sich dabei um eine Kollaborationsplattform, die die Zusammenarbeit und Kommunikation in Projekt-Teams erleichtert. Das Tool ermöglicht es, thematische Channels anzulegen und für kleinere oder größere Gruppen an Mitarbeitenden zu öffnen.Team- und Account-Channels bieten für die neuen Vertriebsmitarbeiter:innen eine Fülle an gesammeltem Wissen. Außerdem ermöglicht die effektive Suchfunktion von Slack es den Mitarbeitenden, genau die Informationen zu finden, die sie benötigen.

Unser eigener Vertriebs-Workspace kann fast ein Jahrzehnt an gesammeltem Wissen vorweisen. Daher verbringen wir viel Zeit damit, unseren Vertriebsmitarbeiter:innen zu zeigen, wie sie die Suche nutzen und Filter anwenden können, um schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden. Und wer sagt, dass Onboarding keinen Spaß machen kann? Wir nutzen beispielsweise in unserem Einarbeitungsplan für den Vertrieb einen digitalen Escape Room, um Suchmethoden zu vermitteln.

2. Baue mit Slack-Channels eine digitale Community auf

Wie viele andere Vertriebsteams arbeiten auch wir neue Mitarbeiter:innen aus der Ferne ein, was den Aufbau eines Gemeinschaftsgefühls und die Schaffung gemeinsamer Erfahrungen noch wichtiger macht. Bei Slack beginnen wir das digitale Onboarding zwei oder drei Wochen vor der offiziellen Einstellung neuer Vertriebsmitarbeiter:innen: Wir geben ihnen den Zugang zu einem speziellen „Willkommen bei Slack“-Workspace. Hier haben sie die Möglichkeit, unser Unternehmen in einer stressfreien Umgebung kennenzulernen und sich mit anderen neuen Mitarbeitenden aus den Bereichen Tech, Marketing, Produkt und vielen weiteren auszutauschen.

Sobald der erste Arbeitstag ansteht, fügen wir die neuen Vertriebsmitarbeiter:innen einem Onboarding-Channel hinzu. An diesem digitalen Ort beginnen wir mit einigen auflockernden Beiträgen, wie z. B. „Was ist dein Lieblings-Emoji?“ oder „Poste ein Bild von deinem Haustier“, um alle zum Austausch anzuregen und dafür zu sorgen, dass sie sich schnell wohlfühlen. Der Channel wird so zu einer digitalen Community, deren Mitglieder gemeinsam die verschiedenen Phasen des Einarbeitungskonzepts durchlaufen.

Sobald die Vertriebsmitarbeiter:innen das allgemeine Onboarding abgeschlossen haben, werden sie in einem vertriebsspezifischen Onboarding-Channel aufgenommen, wo sie ein vierwöchiges Bootcamp absolvieren. Hier können sie untereinander Erfahrungen aus den ersten Wochen austauschen und sich gegenseitig ihre Fragen beantworten. Im Rahmen unseres Einarbeitungsplans für den Vertrieb verwenden wir auch Donut, eine Slack-App, die soziale Kontakte erleichtert: Mitglieder des Channels werden nach dem Zufallsprinzip zusammengebracht und dazu ermutigt, informelle Chats zum Kennenlernen zu planen.

3. Fördere mit Hilfe von Automatisierung ein reibungsloses Onboarding

Sobald das Einstellungsdatum neuer Vertriebsmitarbeiter:innen bestätigt ist, wird es in Donut eingegeben. Dadurch wird ein Workflow ausgelöst, der den Personalverantwortlichen einen Link zu den Onboarding-Erfahrungen und zu den Ressourcen als Unterstützung des neuen Teammitglieds sendet. Donut schickt den Personalverantwortlichen in den nächsten Wochen immer wieder Aktualisierungen zu, darunter Erinnerungen an die Termine für Check-ins und eine Liste der Themen, die bei jedem Check-in behandelt werden sollen.

Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses können wir während des digitalen Onboardings einheitliche Anlaufstellen gewährleisten. Die Punkte aus dem Check-in Aufforderungen geben den Gesprächen eine Struktur und ermöglichen es Führungskräften und Onboarding-Buddys, flexibel und in Echtzeit auf die Bedürfnisse ihrer neuen Kolleg:innen im Vertrieb einzugehen. Weitere Tipps dazu findest du auch in unserem Beitrag zum Remote Onboarding.

4. Verwalte Aufgaben mit Workflows sowie Video- und Sprachnachrichten in Slack

Während des Bootcamps behandeln die Vertriebsmitarbeiter:innen jede Woche neue Lernziele und erledigen eine Aufgabe, um zu zeigen, dass sie die Lerninhalte beherrschen. Zur einheitlichen Übermittlung der Aufgaben verwenden wir den Workflow-Builder, ein No-Code Tool zur Automatisierung von Routineabläufen. Die neuen Vertriebsmitarbeiter:innen füllen einfach den Workflow mit den erforderlichen Informationen aus und übermitteln ihren Auftrag. Das verringert nicht nur die Anzahl der Fragen von neuen Mitarbeitenden, sondern so können das Sales Enablement-Team und die Führungskräfte auch den Überblick darüber behalten, wer seine Aufgaben erledigt hat und wer möglicherweise mehr Zeit benötigt.

Für die Aufgabenübermittlung verwenden wir auch Video- und Sprachnachrichten in Slack. Wenn die Vertriebsmitarbeiter:innen zum Beispiel vor kurzem das Thema „Markteinführung im Vergleich zu Wettbewerbern“ behandelt haben, könnten sie aufgefordert werden, einen Wettbewerbs-Pitch aufzunehmen und einzureichen. Mit Video- und Sprachnachrichten können sie den Pitch direkt in Slack aufzeichnen und nahtlos im Channel teilen. Auf diese Weise haben die Teilnehmer:innen der digitalen Onboarding-Gruppe die Möglichkeit, einander über die Schulter zu schauen und voneinander zu lernen. Führungskräfte lassen sich mit einer Erwähnung schnell einbinden und können so die Fortschritte neuer Vertriebsmitarbeiter:innen einfach überprüfen.

Video- und Sprachnachrichten sowie Workflows machen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen nicht nur skalierbar und bequemer. Sie sorgen auch dafür, dass die Personalverantwortlichen einen umfassenden Überblick über die Fortschritte ihrer neuen Mitarbeitenden im Vertrieb haben und wissen, wo sie möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

5. Digitales Onboarding: Lass Workflows für dich arbeiten

Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen müssen Slack extrem gut kennen, um das Produkt verkaufen zu können. Deshalb haben wir im Workflow-Builder den interaktiven Kurs „Produktgrundwissen“ entwickelt, den alle neuen Kolleg:innen im Vertrieb im Selbststudium absolvieren können. Mit diesem Teil unseres Einarbeitungskonzepts stellen wir sicher, dass sie von Anfang an über fundierte Produktkenntnisse verfügen.

Wie das geht? Neue Mitarbeitende treten einfach dem Channel #product-101 (#produktgrundwissen) bei und starten den Workflow, indem sie der Willkommensnachricht eine Emoji-Reaktion hinzufügen. Der Kurs besteht aus vier kurzen Modulen, die sich jeweils auf eine wichtige Komponente des Slack-Produkts konzentrieren. Die Abschnitte werden durch Video- und Sprachnachrichten sowie ergänzende Links aufgelockert. Jeder Abschnitt enthält außerdem eine Aktivität in Slack, z. B. das Einstellen von Erinnerungen, und einen Wissenscheck, der Fragen zum behandelten Stoff enthält.

Diese Herangehensweise erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen in vielerlei Hinsicht: Durch die Verwaltung der Inhalte über den Workflow können die Vertriebsmitarbeiter:innen die Lerninhalte in ihrem eigenen Tempo durcharbeiten. Sie können das Material wiederholen, neues Wissen anwenden und erlernte Fähigkeiten testen – und das alles innerhalb des Produkts selbst, in Slack.

6. Integriere wichtige Tools in Slack, damit die Vertriebsmitarbeiter:innen konzentriert arbeiten können

Wann immer es möglich ist, integrieren wir unsere wichtigsten Tools in Slack, damit alle Kolleg:innen konzentriert arbeiten und Antworten auf ihre Fragen genau dort finden können, wo sie bereits ihre Arbeit erledigen.

Neue Vertriebsmitarbeiter:innen können zum Beispiel unsere Integration mit der Gong-Plattform für intelligenten Umsatz nutzen, um Parameter für alle aufgezeichneten Anrufe festzulegen, die für ihren Geschäftsbereich relevant sind. Wenn ein Anruf aufgezeichnet wird, der ihren Kriterien entspricht, erhalten die Mitarbeitenden eine Direktnachricht in Slack mit einem Link zur Aufzeichnung. Durch das Nachhören des Anrufs können sie lernen, wie sie das Produkt vermarkten können und welche Formulierungen bei potenziellen Kunden ankommen.

Darüber hinaus haben wir unser Learning Management System (LMS) in Slack integriert. Die Lernplattform sendet sowohl an neue Mitarbeitende als auch an deren Führungskräfte automatische Benachrichtigungen, wenn Schulungen zugewiesen werden, Fälligkeitstermine bevorstehen oder etwas überfällig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die neuen Vertriebsmitarbeiter:innen alle anstehenden Aufgaben evaluieren können und dass die Führungskräfte gleichzeitig einen Überblick über die Fortschritte ihrer neuen Vertriebsmitarbeiter:innen erhalten.

7. Schaffe mit Kollegen-Channels einen sicheren Raum für Fragen

Manchmal tauchen während des digitalen Onboardings oder darüber hinaus Fragen auf, die sich nicht leicht beantworten lassen, selbst wenn man mehr als ein Jahrzehnt Vertriebserfahrung hat. Für diese Fälle haben wir einen Channel eingerichtet, in dem neue Vertriebsmitarbeiter:innen ihre Kolleg:innen um Rat fragen können. Ganz gleich, ob es um eine faire Abrechnung geht oder sie Hilfe bei der Erstellung eines Pitches für einen potenziellen Kunden in der Logistikbranche benötigen – die Antworten sind in der Regel nur einen Beitrag entfernt.

Das Beste daran? Der Channel dient als lebendiges Archiv. Wenn die Frage schon einmal aufgetaucht ist, wird sie bestimmt wieder auftauchen, und zukünftige neue Vertriebsmitarbeiter:innen können sie in Slack finden. Das bringt uns zurück zur Slack-Suche – einer der wichtigsten Funktionen während des Onboardings.

Als Plattform ermöglicht Slack zusätzlich ein neues kollaboratives Vertriebsmodell für Sales-Teams. Wie das funktioniert und welche Auswirkungen das auf den Unternehmenserfolg hat, erfährst du in unserem kostenlosen E-Book „Das neue kollaborative Vertriebsteam“.