Den Heuhaufen verkleinern: Datei suchen und Suchergebnisse in Slack eingrenzen

Bevor du Slack genutzt hast, warst du wahrscheinlich ab und an frustriert, weil du eine Datei benötigt hast, die im E-Mail-Posteingang einer Kollegin oder eines Kollegen eingeschlossen war, oder weil du einem Projekt-Team beigetreten bist, ohne den Kontext früherer Entscheidungen zu kennen. Slack löst diese Probleme, indem die Plattform alle in Offenen Channels geteilten Dateien und Nachrichten über die Suche zugänglich macht.

Die Suche ist der beste Weg, um Dokumente für den Start eines Projekts zu finden, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell einzuarbeiten oder den Kontext für eine Entscheidung herauszufinden, die schon Jahre zuvor getroffen wurde. Sobald du dich mit der Verwendung von Filtern und Modifizierern für die Suche in Slack vertraut gemacht hast, ist es einfacher denn je, die benötigten Informationen zu finden.

Verfassen der idealen Suchanfrage

Wie bei fast jeder anderen App, die du privat oder beruflich nutzt, beginnt die Suche in Slack mit einer Suchphrase. Möchtest du einen gesamten Workspace-Verlauf nach etwas Allgemeinem, wie „Werbung“, oder nach etwas Speziellem, wie „Tabellenkalkulation für den Werbeplan des vierten Quartals“, durchsuchen?

Die phrasenbezogene Suche kann sehr schwierig sein, da jedes Wort in den betreffenden Nachrichten und Dateien vorkommen muss. Wenn du falsche Treffer oder zu wenige Ergebnisse erhältst, versuche, den Begriff allgemeiner zu fassen, indem du Wörter entfernst und die Suche wiederholst. Oder versuche es mit anderen Wörtern, die mit dem Gesuchten zusammenhängen.

Nachrichten, Dateien, Channels und Personen: deine vier Suchkategorien

Auf der Slack-Suchoberfläche findest du vier Registerkarten, die die Ergebnisse in Kategorien sortieren: Nachrichten, Dateien, Channels und Personen.

• Die Suche nach Nachrichten ist einfach. Das Wort bzw. die Wörter in deiner Anfrage erscheinen in jeder gefundenen Nachricht an irgendeiner Stelle.
• Beim Durchsuchen von Dateien können die Schlüsselwörter in einem Teil des Titels oder an einer beliebigen Stelle im Dokument vorkommen.
• Eine Suche in Channels führt nicht nur zu Channel-Namen, sondern auch zu Beschreibungen und Themen.
• Auf der Registerkarte Personen wird nach Namen gesucht, die übereinstimmen, sowie nach allen anderen Informationen, die im Profil der Person angegeben sind.

Deine Suche mit Filtern eingrenzen

Wenn du nach einer Nachricht mit einem allgemeinen Begriff suchst, der zu viele Ergebnisse liefert, versuche dich an mindestens ein weiteres Detail zu erinnern. Kannst du dich an Folgendes erinnern?

• Wer hat es gesagt?
• In welchen Channels könnte es gewesen sein?
• Wann war es ungefähr?
• Wenn es sich um eine Datei handelt, weißt du noch, um welche Art von Datei es sich handelt (z. B. PDF, E-Mail, Tabellenkalkulation, Bild)?

Direkt unter den primären Suchkategorien befinden sich einige hilfreiche Filter, die genau diesen Suchabfragen entsprechen. Verwende z. B. den Personenfilter, um Nachrichten von nur einer oder wenigen Personen zu suchen, oder probiere die Datumsoption aus, um die Ergebnisse auf einen einzigen Zeitraum zu beschränken. Wähle eine dieser Optionen oder kombiniere sie, und deine Ergebnisse werden sofort aktualisiert, um noch gezieltere Ergebnisse zu erhalten.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass du nach einer Nachricht von deinem oder deiner Vorgesetzten suchst. Führe die Suche erneut durch, klicke in den Nachrichten auf den Personenfilter und gib den Namen der entsprechenden Person ein oder wähle ihn aus der Liste der Benutzerinnen und Benutzer aus. Wenn du dich daran erinnerst, dass der gesuchte Inhalt im letzten Sommer gepostet wurde, gib einen benutzerdefinierten Datumsbereich vom 1. Juni bis zum 30. September ein.

Kurzer Tipp: Wenn deine Organisation viele Apps in Slack integriert und du zu viele solcher Updates in deinen Suchergebnissen findest (z. B. Tickets für den Kundensupport), wähle die Option Apps und Bots ausblenden, nachdem du in deinen Ergebnissen auf „Weitere Filter“ geklickt hast.

Deine Suche mit Modifizierern eingrenzen

Es gibt zusätzliche Modifizierer, die du zu deinen Suchen hinzufügen kannst, von denen viele den anklickbaren Suchfiltern entsprechen. Es gibt jedoch einige mit besonderen Funktionen:

• has:star, um nur Nachrichten oder Dateien zu sehen, die du in der Vergangenheit mit einem Stern markiert hast
• has:emoji-name: oder has:reaction, um nur Nachrichten abzurufen, die eine bestimmte Emoji-Reaktion bzw. eine beliebige Emoji-Reaktion erhalten haben
• to:me, um nur an dich gesendete Direktnachrichten zu durchsuchen

Praktische Anwendung von Such-Tools

Nehmen wir an, die Präsentation von Kundengeschichten wird für eine Mitarbeiterversammlung vorbereitet und dafür brauchen wir die endgültigen Designdateien für die Bilder, die in unserer Geschichte über die Fußball-Weltmeisterschaft 2018 verwendet werden. Eine Suche nach „Weltmeisterschaft“ in diesem Demo-Workspace von Slack liefert viel zu viele Ergebnisse.

Es geht konkret um Bilder, also gehen wir auf die Registerkarte „Dateien“.

Unsere Ergebnisse sind zwar eingeschränkt, aber die benötigten Bilder befinden sich nicht auf der ersten Seite dieser Ergebnisse. Weil wir wissen, dass unsere Art-Direktorin sie gepostet hat, filtern wir die Suche wie folgt: Nur Bilder und Nur von Alice Cho.

Dadurch konnten die 2.531 Ergebnisse auf 793 reduziert werden und schließlich auf die sechs, die wirklich gesucht wurden.

So funktionieren andere Apps für Slack in der Suche

Wenn du Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive und andere Cloud-Dateidienste mit Slack verknüpfst, werden die Titel und Inhalte der in Slack freigegebenen Dateien aus diesen Diensten auch in der Suche indiziert.

In der oben erwähnten Fallstudie über die Event-Produktion für die Fußballweltmeisterschaft erscheint im Beitrag beispielsweise die Formulierung: „Segmente, die zuerst in L.A. produziert und dann zum International Broadcast Center am Stadtrand von Moskau transportiert wurden“. Eine Suche im Slack-eigenen Workspaces ergibt genau den Dokumententwurf, in dem dies geschrieben wurde.

Für uns bei Slack ist die Suche eine so wichtige Kompetenz, dass wir sie bereits beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vermitteln. Wir lassen diese an einem virtuellen Escape-Room-Spiel teilnehmen, bei dem sie mit Hilfe von Suche, Filtern und Modifizierern Hinweise finden müssen, die in unserem eigenen Slack-Workspace versteckt sind. Für viele von uns bei Slack vergeht kein Tag, an dem die Suche uns nicht hilft, das zu finden, was wir brauchen, und die Arbeit schneller voranzubringen.