So nutzt du Slack-Reminder

Es ist gar nicht so einfach, unser geschäftiges Leben zu organisieren. Ein Glück, dass es Kalender-Apps gibt, mit denen wir größere Termine wie Meetings im Blick behalten und Sonderfunktionen nutzen können. Was ist aber bei den kleineren Dingen hilfreich? Zum Beispiel wenn du morgen im Büro eine Kollegin fragen wolltest, ob sie dir ihren USB-Stick leihen kann, wenn du weiter an der Projektzusammenfassung arbeiten musst, sobald die Schreibblockade vorüber ist, oder wenn du dein ganzes Projekt-Team daran erinnern wolltest, jeden Morgen alle Projekte für den Tag zu posten.

Die Lösung all dieser Probleme in Slack ist unser Erinnerungs-System. Es beruht auf einer praktischen kleinen Funktion namens Slash-Befehl, und es macht überhaupt nichts, wenn du das noch nicht kanntest.

Grundlagen von /erinnere

Gib einfach /erinnere ein, gefolgt von dem, an das du erinnert werden möchtest, und dem Zeitpunkt. Mit den folgenden Formulierungen kannst du Erinnerungen festlegen, die zum gewünschten Zeitpunkt ausgelöst werden.

• /erinnere mich daran, @karl in drei Stunden wegen des Xanadu-Projekts anzupingen
• /erinnere mich daran, die Ausgaben am 1. jedes Monats einzureichen
• /erinnere #berlin-büro daran, den Kühlschrank jeden Freitag um 15 Uhr zu reinigen
• /erinnere mich daran, jeden Wochentag um 9:15 Uhr nach meinen Asana-Aufgaben zu sehen

Erinnerungen sind perfekt für einmalige Hinweise an dich selbst für denselben Tag, z. B. /erinnere mich daran, Melissa in zwei Stunden zur Produktzusammenfassung zu fragen. Sie können aber auch an den Benutzernamen einer Kollegin oder eines Kollegen, an eine Benutzergruppe oder an einen Channel gerichtet werden. Du kannst wiederkehrende Erinnerungen festlegen, indem du Formulierungen wie jeden Tag, jeden Montag, jeden Wochentag oder sogar alle zwei Wochen verwendest. Sobald eine Erinnerung festgelegt ist, erhältst du eine Slackbot-Nachricht zur Bestätigung. Wenn du deine Erinnerungen verwalten oder prüfen musst, gib einfach /erinnere liste ein, um die gesamte Liste angezeigt zu bekommen.

Der Befehl /erinnere funktioniert auch sehr gut für weit in der Zukunft liegende Termine. Wie wäre es mit einer persönlichen Erinnerung zwei Tage vor dem Geburtstag oder Arbeitsjubiläum jedes Teammitglieds, damit du für sie oder ihn eine Kleinigkeit besorgen kannst? Du kannst auch Erinnerungen für Dinge festlegen wie einem Kunden in einem Monat eine Rechnung zu schicken oder den Wasserfilter im Büro in drei Monaten zu ersetzen.

Channel-Erinnerungen für dein Projekt-Team einrichten

Zwar gehen die meisten Erinnerungen über Slackbot an dich selbst, aber es ist auch eine gute Idee, sie an Team-Channels zu schicken, wenn du bei etwas einen regelmäßigen Rhythmus beibehalten möchtest. Du kannst damit einem Channel #texter jeden Montag eine Erinnerung schicken (oder eine Erinnerung jeden Donnerstag, um als Rückblick ältere Projekte zu posten, auf die sie stolz sind). Du kannst den Channel #gebäudesicherheit daran erinnern, dass die Mitglieder ihre Stundenzettel jeden Freitag bis 16 Uhr abschließen, und den Channel #partner-marketing daran, dass die Mitglieder ihre Call Decks am 15. jedes Monats aktualisieren.

Tägliches Meeting in Slack mit nur einer Codezeile erstellen

Mit einem Befehl /erinnere, der an den Channel eines Projekt-Teams geschickt wird und die Benutzergruppe eines Projekt-Teams anspricht, kann ganz einfach in einer Zeile ein tägliches Meeting erstellt werden. Benutzergruppen sind besondere Benutzernamen, durch die alle Mitglieder auf einmal benachrichtigt werden. Sie sind in allen kostenpflichtigen Slack-Plänen verfügbar. Zum Beispiel verwendet unser Content-Team bei Slack den Channel #team-redaktion für seine täglichen Meetings. Die Benutzergruppe heißt @redaktionsteam, und der Befehl /erinnere für das tägliche Meeting lautet:

/erinnere #team-redaktion Hallo @redaktionsteam Was gibts Neues heute? jeden Wochentag um 9:45 Uhr

Am Morgen jedes Wochentags erhält das gesamte Projekt-Team eine Benachrichtigung und kann die Meeting-Frage im Channel beantworten:

In kleinen Projekt-Teams lässt sich so ganz wunderbar die Transparenz aufrechterhalten. Größere Projekt-Teams bevorzugen eventuell einen Thread für Antworten, damit sie einen Channel für andere Unterhaltungen freihalten können, während sie trotzdem allen Projekten, an denen das Projekt-Team arbeitet, Sichtbarkeit verleihen.

Mit der Funktion /erinnere kannst du ganz einfach all die kleinen Dinge kontrollieren. Wenn du in Slack Erinnerungen einrichtest, wirst du genau dann an etwas erinnert, wenn du es erledigen musst. Probiere gleich einmal aus, einige Erinnerungen für heute einzurichten, und denke daran, deinem Ich der Vergangenheit dafür zu danken, dass es so nett und umsichtig war, wenn du sie erhältst.