Comment utiliser les rappels dans Slack

Difficile de tout avoir à l’esprit lorsqu’on mène une vie très active. Heureusement, nous pouvons compter sur nos applications de calendrier pour assurer le suivi des événements importants comme les réunions et des fonctions spéciales. Mais que faire pour les petites choses à retenir ? Par exemple, pour penser à demander à une collègue de vous prêter sa clé USB demain en arrivant, pour reprendre l’énoncé du projet dans quelques heures quand l’inspiration vous reviendra ou pour rappeler à l’ensemble des membres de votre équipe d’indiquer chaque matin leurs projets pour la journée.

Slack propose une solution à tous ces problèmes : le système de rappel. Si vous ne le connaissiez pas déjà, ce système, qui s’appuie sur une fonctionnalité subtile que nous appelons commande barre oblique, est très efficace.

Principes de base de /rappeler

Saisissez simplement /rappeler suivi de ce que vous souhaitez qu’il vous rappelle et du moment auquel vous souhaitez qu’il vous le rappelle. Chacune des expressions suivantes fonctionne pour configurer des rappels qui se déclencheront au moment voulu.

• /rappeler de contacter @karl au sujet du projet Xanadu dans trois heures
• /rappeler d’envoyer les notes de frais le 1er de chaque mois
• /rappeler #bureaux-nyc de vider le réfrigérateur tous les vendredis à 15 h
• /rappeler de vérifier mes tâches Asana tous les jours de la semaine à 9 h 15

Les rappels sont le moyen idéal de programmer des rappels pour le jour même (exemple : /rappeler de poser des questions à Melissa concernant l’énoncé du projet dans deux heures), mais ils peuvent également être adressés au nom d’utilisateur d’un collègue, à un groupe d’utilisateurs ou à un canal. Vous pouvez définir des rappels réguliers en y incluant des expressions comme tous les jours, tous les lundis, tous les jours de la semaine ou même toutes les deux semaines. Une fois un rappel défini, vous recevrez une confirmation sous forme de message Slackbot. Si vous souhaitez gérer ou consulter vos rappels, saisissez simplement /rappeler liste pour afficher la liste complète des rappels.

La commande /rappeler fonctionne également pour les événements qui auront lieu dans un futur assez lointain. Définissez un rappel personnel pour acheter un petit cadeau deux jours avant l’anniversaire de chacun des membres de votre équipe ou avant l’anniversaire de leur arrivée dans l’entreprise. Vous pouvez également définir des rappels pour envoyer une facture à un client dans un mois ou pour remplacer les filtres à eau du bureau tous les trois mois.

Avertissez gentiment votre équipe avec les rappels de canal

Si la plupart des rappels seront adressés à vous-même via Slackbot, il peut être judicieux d’en envoyer aussi aux canaux de l’équipe si vous souhaitez garder le rythme sur un projet par exemple. Servez-vous-en pour envoyer un encouragement aux #rédacteurs tous les lundis (ou envoyez-leur un rappel Throwback Thursday les invitant à publier d’anciennes réalisations dont ils sont fiers). Vous pouvez rappeler aux membres du canal #sécurité-bâtiment de compléter leurs feuilles de présence tous les vendredis à 16 h et à ceux du canal #marketing-partenaire d’actualiser leurs Call Deck le 15 de chaque mois.

Créer un point d’équipe dans Slack avec une ligne de code

Envoyer une combinaison de /rappeler au canal d’une équipe pour notifier un groupe d’utilisateurs permet de créer facilement un point d’équipe quotidien via une simple ligne de code. Les groupes d’utilisateurs sont des noms d’utilisateurs spéciaux servant de raccourcis pour notifier tous les membres en même temps. Ils sont disponibles avec tous les forfaits payants de Slack. Par exemple, chez Slack, notre équipe en charge des contenus utilise le canal #équipe-rédaction pour organiser ses réunions quotidiennes. Son groupe d’utilisateurs est intitulé @équipe-rédaction et la commande /rappeler prévue pour ses points d’équipe quotidiens est la suivante :

/rappeler #équipe-rédaction Bonjour @équipe-rédaction, qu’est-ce qu’il y a au programme aujourd’hui ? tous les jours de la semaine à 9 h 45

Chaque matin de la semaine, toute l’équipe reçoit une notification l’invitant à répondre à la question du point d’équipe dans son canal :

C’est un excellent moyen de préserver la transparence au sein d’une petite équipe. Les plus grandes équipes préfèreront peut-être utiliser un fil de discussion pour publier leurs réponses, afin de réserver un canal aux autres discussions tout en donnant une bonne visibilité à l’ensemble des projets sur lesquels travaille une équipe.

La fonctionnalité /rappeler est un moyen simple de garder un œil sur toutes sortes de petites choses. En définissant des rappels dans Slack, vous serez notifié au moment exact où vous devrez faire quelque chose. Essayez de définir des rappels dès aujourd’hui et n’oubliez pas d’être reconnaissant envers vous-même.