Siete consejos para incorporar a los representantes de ventas con facilidad

El proceso de incorporación puede suponer el éxito o el fracaso de la experiencia de un nuevo representante. Los mejores equipos de habilitación y gestión de ventas se centran en hacer que las nuevas incorporaciones se sientan integradas desde el primer día. Para ello, en sus primeras semanas, les presentan a sus compañeros, les indican qué herramientas deben usar y les proporcionan toda la información necesaria, lo cual les resultará de gran utilidad en el futuro. 

Pero el proceso de incorporación puede tener imperfecciones. Cada gerente posee su propio enfoque y los representantes tienen preferencias distintas en cuanto a la forma de asimilar mejor la información. En Slack, contamos con algunos consejos y trucos para garantizar que todo el mundo reciba la información esencial y, al mismo tiempo, proporcionar suficiente flexibilidad para que los representantes puedan personalizar su proceso de incorporación. Aquí te mostramos cómo lo hacemos. 

1. Dar a los nuevos representantes las claves del conocimiento institucional

Tu mejor aliada durante el proceso de incorporación es la función de búsqueda de Slack, ya que, como sabe cualquier gerente de ventas o de incorporación, los nuevos representantes tienen muchas preguntas. Y no tienen por qué saber a dónde dirigir esas consultas y cómo encontrar respuestas.

Gracias a Slack, que precisamente es la sigla de “Searchable Log of All Communication and Knowledge”, es decir, “registro de búsqueda de todas las comunicaciones y conocimientos”, los representantes no empiezan desde cero. Los canales de equipo y de cuentas proporcionan un amplio historial de conocimientos institucionales y la gran función de búsqueda de Slack permite a los representantes localizar la información específica que necesitan. 

Poseemos casi una década de conocimiento institucional en nuestro espacio de trabajo de ventas, por lo que pasamos mucho tiempo mostrando a los representantes cómo utilizar la búsqueda y aplicar filtros para localizar las respuestas a sus preguntas. ¿Quién dice que la incorporación no puede ser divertida? Para hacerla más amena, utilizamos una escape room digital para enseñar las técnicas de búsqueda. 

2. Crear una comunidad digital con los canales de Slack

Al igual que muchos equipos de ventas de hoy en día, estamos incorporando a los nuevos empleados a distancia, lo que hace que fomentar un sentido de comunidad y crear experiencias comunes sea aún más importante. En Slack, comenzamos este proceso dos o tres semanas antes de que lleguen las nuevas incorporaciones, dándoles acceso a un espacio de trabajo de bienvenida. De esta manera, tienen la oportunidad de explorar Slack sin presiones y de conectar con otros nuevos contratados de la empresa, incluidos los profesionales de ingeniería, marketing y producto, entre otros muchos. 

Cuando llega el primer día, los añadimos a un canal de clases de incorporación. Dentro de este espacio digital compartido, comenzaremos con algunos mensajes para romper el hielo, como “¿Cuál es tu Giphy favorito?” o “Publica una foto de tu mascota”, para que la gente hable y se sienta cómoda. El canal se convierte en una comunidad digital a medida que sus miembros avanzan juntos por las diferentes etapas del proceso de incorporación. 

Una vez que los representantes han completado el proceso general de incorporación, se les añade a un canal específico de ventas para que asistan a un campo de entrenamiento de cuatro semanas. Aquí podrán intercambiar experiencias del proceso de incorporación y responder a las preguntas de los demás. También utilizamos Donut, una aplicación de Slack que facilita las conexiones sociales, emparejando aleatoriamente a los miembros del canal para pedirles que concierten charlas informales en las que puedan conocerse. 

3. Crear una experiencia de incorporación mejorada gracias a la automatización

Una vez confirmada la fecha de inicio de una nueva contratación, se añade a Donut. Esto pone en marcha un flujo de trabajo en el que se le envía al director de contratación un enlace para que siga el proceso de incorporación y los recursos para apoyar al nuevo miembro de su equipo. Donut sigue enviando actualizaciones al director de contratación durante las siguientes semanas, incluidos recordatorios para programar las charlas y una lista de los temas que se tratarán en cada una. 

A los nuevos representantes se les asigna también un compañero de ventas. Este compañero, que normalmente es un miembro con experiencia del equipo de la nueva persona contratada, recibe indicaciones para programar una serie de sesiones individuales, así como sugerencias de preguntas que se pueden realizar durante estas. 

Al automatizar todo el proceso, garantizamos la coherencia de los puntos de contacto. Los avisos estructuran las conversaciones, pero también dan a los gerentes y a los compañeros la flexibilidad de responder en tiempo real a las necesidades de sus nuevos empleados. 

4. Gestionar las tareas con flujos de trabajo y clips de Slack

Durante el entrenamiento básico de ventas, los representantes cumplen una serie de objetivos de aprendizaje cada semana y completan una tarea para demostrar que los dominan. Para estandarizar los envíos de tareas, utilizamos el creador de flujos de trabajo, una herramienta sin código para automatizar los procesos rutinarios. Los representantes solo tienen que rellenar el flujo de trabajo con la información necesaria y enviar su tarea. Esto no solo reduce las preguntas de los nuevos representantes, sino que también ayuda al equipo de habilitación y a los gerentes a hacer un seguimiento de quién ha completado el trabajo y quién necesita más tiempo. 

También empleamos los clips, breves grabaciones de vídeo y audio en Slack, para la entrega de tareas. Por ejemplo, si los representantes han estudiado recientemente cómo competir en el mercado, se les puede pedir que graben y presenten un discurso competitivo. Gracias a los clips, pueden grabarlo directamente en Slack y compartirlo sin problemas en el canal. Esto permite que los compañeros del proceso de incorporación puedan observar y aprender unos de otros. Además, se puede poner al día a los gerentes rápidamente con una mención, para que revisen el progreso de un representante. 

Los clips y los flujos de trabajo no solo hacen que el proceso de incorporación sea escalable y más cómodo para los nuevos empleados, sino que también garantizan que los directores de contratación tengan plena visibilidad del progreso de sus nuevos representantes y, de esta manera, sepan en qué podrían necesitar un apoyo adicional.

5. Dejar que los flujos de trabajo hagan el trabajo pesado

Para vender el producto, nuestros representantes deben conocerlo muy bien. A fin de garantizar que todos los empleados conozcan a fondo el producto desde el principio, hemos desarrollado el curso interactivo y autodidacta de introducción al producto Product 101 en Workflow Builder. 

Los nuevos contratados solo tienen que unirse al canal #product-101 y poner en marcha el flujo de trabajo añadiendo una reacción emoji al mensaje de bienvenida. El curso consta de cuatro módulos cortos, cada uno de los cuales se centra en un pilar clave del producto Slack. Las secciones se complementan con clips y enlaces. Cada sección incluye también una actividad en Slack, como la fijación de recordatorios y una comprobación de conocimientos que incluye preguntas acerca del material tratado. 

Al gestionar el contenido mediante el flujo de trabajo, los representantes pueden trabajar a su propio ritmo. Pueden repasar el material, aplicar sus nuevos conocimientos y ponerse a prueba, todo esto dentro del producto Slack. 

6. Integrar las herramientas fundamentales con Slack para que los representantes puedan mantenerse concentrados

Siempre que es posible, integramos nuestras herramientas más importantes con Slack para que los representantes puedan mantener la concentración y encontrar respuestas donde ya están trabajando. 

Por ejemplo, un nuevo representante puede aprovechar nuestra integración con la plataforma inteligente de ingresos Gong para establecer parámetros para cualquier llamada grabada que sea relevante en su línea de negocio. Cuando se grabe una llamada que cumpla sus criterios, recibirán un mensaje directo en Slack con un enlace a la grabación. Al escuchar, pueden aprender cómo posicionar el producto y qué lenguaje llega mejor a los posibles clientes. 

También integramos nuestro sistema de gestión del aprendizaje con Slack. La integración envía alertas automatizadas tanto a los nuevos contratados como a su gerente cuando se asignan cursos, se acercan las fechas de vencimiento o se retrasa algo. Esto garantiza que los representantes sean capaces de evaluar fácilmente cualquier tarea pendiente y da a los gerentes visibilidad sobre el progreso de sus nuevas contrataciones. 

7. Crear un espacio seguro para las preguntas con los canales de los compañeros

A veces surgen preguntas que no son fáciles de contestar, incluso teniendo una década de acuerdos al alcance de nuestra mano. Por ello, creamos un canal en el que los representantes pueden pedir respuestas a sus compañeros. Tanto si tienen preguntas sobre facturación justa como si necesitan ayuda para elaborar una propuesta para un cliente en el sector de la logística, normalmente solo hace falta una nota para obtener las respuestas. 

¿Y sabes qué es lo mejor? El canal funciona como documento vivo. Si la pregunta ha surgido una vez, puede volver a surgir, por lo que, de esta manera, los futuros nuevos representantes podrán encontrarla en Slack; lo que nos lleva de nuevo a la función de búsqueda de Slack, la habilidad principal que se debe adquirir en el proceso de incorporación.