Top-Tools für die Remote-Arbeit

Im Frühjahr 2020 haben die meisten Unternehmen ihre Mitarbeitenden nach Hause geschickt und Projekt-Teams auf der ganzen Welt haben begonnen, mit verschiedenen Tools zu experimentieren, um den Betrieb am Laufen zu halten. Als sich die Remote-Arbeit jedoch von einem Notbehelf zur neuen Norm entwickelte, wurde die Technologie für Zusammenarbeit von einem netten Extra zu einem Muss, und innovative Unternehmen führten neue, intelligentere Arbeitsmethoden ein. Dabei geht es nicht nur darum, weltweit verstreute Teammitglieder in einen gemeinsamen digitalen Raum zu bringen. Mit den richtigen virtuellen Tools haben alle Beteiligten sofort Zugang zu Ideen, Projekten und zueinander, wodurch asynchrone und Offline-Arbeit für alle effizienter wird.

Der wachsende Trend zur Remote-Arbeit

Mit der Pandemie hat sich der ohnehin wachsende Trend zur Remote-Arbeit beschleunigt. Eine Umfrage von Pew Research unter amerikanischen Erwerbstätigen hat ergeben, dass mehr als die Hälfte (54 %) derjenigen, die von zu Hause aus arbeiten, dies auch nach Abklingen der Pandemie tun wollen. Unterdessen zeigt eine BBC-Umfrage auf der anderen Seite des Atlantiks, dass 43 der 50 größten britischen Unternehmen planen, hybrides Arbeiten zu einer dauerhaften Lösung zu machen.

Doch die Sache hat einen Haken. Die führende Unternehmensberatung McKinsey merkt hier an, virtuelle Arbeit störe möglicherweise „die unternehmensweiten Normen …, die dazu beitragen, eine gemeinsame Kultur zu schaffen, sozialen Zusammenhalt zu erzeugen und gemeinsames Vertrauen aufzubauen.“ Eine MIT Sloan-Umfrage unter 441 weltweiten HR-Führungskräften hat ergeben, dass deren drei wichtigsten Anliegen das Engagement (17 %), die Produktivität (7 %) und die Vernetzung (5 %) von Remote-Mitarbeitenden sind.

Das sind auch große Herausforderungen, wenn alle persönlich vor Ort sind. Zu ihrer Bewältigung in Zeiten von Remote-Arbeit benötigt man Tools, die die Workflows aller Beteiligten verbessern und die Unternehmenskultur fördern, unabhängig vom jeweiligen Standort der Projekt-Teams.

Die vier besten Tools für die Zusammenarbeit in Remote-Teams

Schauen wir uns die vier besten Software-Tools für Zusammenarbeit in Bezug auf Produktivität und Kultur bei Remote-Arbeit an.

1. Around

Ohne Frage ist Zoom das bekannteste Beispiel für Videokonferenzen. Aber es gibt noch eine andere Möglichkeit.

Around ist eine elegante, minimalistische Alternative, die sich ideal für Projekt-Teams eignet, die während Meetings mehrere Apps verwenden. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sie nicht nur einen einzelnen Konferenztisch, sondern eine Vielzahl von Arbeitsplätzen abbildet. Die Benutzer:innen nehmen an vorher geplanten Meetings teil oder richten „Gruppenräume“ ein, in denen sie mit anderen zusammenarbeiten können.

Die KI-basierte Kameraeinstellung von Around entfernt freie Plätze, zoomt automatisch auf das Gesicht und die Schultern und schneidet den Großteil des Hintergrunds ab. Anstatt einer Wand aus Videos seht ihr euch gegenseitig in „Blasen“, die über den anderen Fenstern schweben, sodass ihr Blickkontakt halten könnt, und zwar auch wenn ihr zwischen verschiedenen Apps wechselt.

Around lässt sich in Slack integrieren, sodass du unabhängig von deiner momentanen Aufgabe Meetings mit einem Klick starten kannst. Darüber hinaus kannst du Meetingnotizen automatisch versenden, sodass sich alle auf dem Laufenden halten können, ohne sich durch E-Mails wühlen zu müssen.

Haftungsausschluss: Stelle dich darauf ein, einige Minuten zu verlieren, während das Projekt-Team alle coolen Kamerafilter ausprobiert (du kannst je nach Filterauswahl eine Menge über deine Teammitglieder erfahren, etwa wenn sie sich für Radioactive, Game Boy Pink oder Mai Tai entscheiden).

2. Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das das Whiteboard im Büro und unhandliche Excel-Tabellen ersetzt. Das System basiert auf dem japanischen Konzept des Kanban, das in den 1940er Jahren in einer Toyota-Fabrik erfunden wurde. Inzwischen ist Kanban ein weit verbreiteter Projektmanagementstil, bei dem Aufgaben in die Kategorien „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unterteilt werden.

Trello verwandelt diese Methode in digitale Karten mit Anweisungen. Jede Karte kann für ein einzelnes Projekt stehen. Du kannst sie mit verwandten Teilprojekten oder Leistungen, Checklisten und fortlaufendem Dialog füllen. Außerdem kannst du Zuweisungen senden und Aufgaben und Erinnerungen automatisieren. Trello lässt sich in andere Tools für die Zusammenarbeit wie Slack und Google Drive integrieren, sodass du immer weißt, was du als Nächstes in Angriff nehmen solltest und wo deine Teammitglieder bei jedem Projekt stehen.

3. Notion

Hast du schon mal davon gehört, dass es bei langlaufenden Fernsehsendungen eine sogenannte „Bibel“ gibt? Diese physischen Nachschlagewerke umfassen die Geschichte und die kreativen Ideen der Show und sind in der Regel abgenutzt und voller Fingerabdrücke von alten und neuen Mitarbeitenden.

Notion ist sozusagen deine digitale Unternehmensbibel, die wie ein sicheres Online-Wiki funktioniert. Für Remote-Teams ersetzt das Tool das kollektive Verständnis, das durch den gemeinsamen physischen Raum entsteht. Hier werden Protokolle, Workflows, Standards und Branding festgehalten und nachgeschlagen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Da Informationen ständig hinzugefügt, aktualisiert und geändert werden, können Wikis unübersichtlich werden, wenn man nicht aufpasst. Doch die Slack-Integration von Notion sorgt dafür, dass dein Projekt-Team benachrichtigt wird, wenn jemand eine nennenswerte Änderung vornimmt.

4. Slack

Ja, in Slack kannst du chatten und Ideen, Dateien und Emojis hin- und herschicken. Du kannst damit aber auch Bildschirme freigeben, Umfragen durchführen und Anfragen senden.

All dies ist zwar praktisch und macht Spaß, wenn man in Echtzeit zusammenarbeitet, aber Slack funktioniert auch asynchron hervorragend. Status-Updates, Benachrichtigungseinstellungen und umfangreiche Profile stellen die Büroumgebung nach, sodass du weißt, wann andere Personen offline sind, sich in einem Meeting befinden, für eine sofortige Antwort zu beschäftigt sind oder beim Warten auf ein Update einen Snack zu sich nehmen. Damit entfällt die zeitraubende Suche nach Personen und Antworten.

Hinzu kommt, dass Slack gut mit vielen anderen Remote-Team-Apps zusammenarbeitet. Unter Umständen besprichst du hier sogar, welche anderen Apps das Projekt-Team für die Zusammenarbeit verwenden sollte.

Wie die Zusammenarbeit im Remote-Team gelingt

Die gemeinsame Bewältigung von Herausforderungen ist ein Teil dessen, was Teamarbeit lohnend macht, aber die Remote-Zusammenarbeit muss nicht unbedingt dazugehören. Erfolgreiche Projekt-Teams setzen Tools ein, die Hindernisse aus dem Weg räumen und überflüssige und zeitraubende Aufgaben optimieren, damit man sich voll und ganz auf das Lösen kreativer Probleme konzentrieren kann. Mithilfe der richtigen Tools werden individuelle Mitarbeitende zu besseren Teamkolleg:innen, effizienteren Mitarbeitenden und engagierteren Kommunikator:innen.

Remote-Arbeit hat sich nicht nur wegen der Pandemie durchgesetzt. Mit Software für die Zusammenarbeit ist es möglich geworden, von überall aus effektiv zu arbeiten. Erstklassige Tools sind für die Planung, das Teilen und die Kommunikation als funktionierende Einheit von entscheidender Bedeutung und Slack kann sie alle zusammenführen.