Les principaux outils de collaboration pour le télétravail

Au printemps 2020, de nombreuses entreprises ont instauré le télétravail et les équipes dispersées aux quatre coins du monde ont commencé à essayer différents outils afin de poursuivre leurs activités. À mesure que le télétravail s’est imposé comme la nouvelle norme, les technologies collaboratives sont devenues indispensables et les entreprises innovantes ont mis en place de nouvelles méthodes de travail plus judicieuses. L’objectif n’est pas juste de rassembler dans un même espace numérique des salariés disséminés dans le monde entier. Grâce à des outils numériques appropriés, chacun dispose d’un accès instantané aux idées, aux projets et aux autres membres de l’équipe, ce qui permet un travail asynchrone et hors ligne plus efficace.

L’essor du télétravail

La crise sanitaire a accéléré la tendance déjà grandissante au télétravail. Une enquête menée par Pew Research auprès d’un échantillon d’actifs aux États-Unis révèle que plus de la moitié (54 %) des personnes interrogées en télétravail souhaitent poursuivre ce mode de travail après la crise sanitaire. Parallèlement, de l’autre côté de l’Atlantique, une enquête de la BBC indique que 43 des 50 principales entreprises britanniques envisagent d’adopter définitivement un modèle de travail hybride.

Cela soulève quelques difficultés. Selon le cabinet de conseil McKinsey, le travail virtuel peut perturber « les normes de l’entreprise… qui permettent de créer une culture commune, d’encourager la cohésion sociale et d’entretenir une confiance mutuelle ». D’après une enquête de l’école MIT Sloan menée auprès de 441 dirigeants RH à travers le monde, les trois principales priorités de ces derniers sont le maintien de l’investissement professionnel (17 %), de la productivité (7 %) et des liens (5 %).

Ce sont également des enjeux majeurs du présentiel. Afin de répondre à ces problématiques du télétravail, vous aurez besoin d’outils qui optimisent les flux de travail des collaborateurs et favorisent la culture de votre entreprise, où que se trouvent vos équipes.

Les quatre principaux outils de collaboration pour les équipes à distance

Intéressons-nous aux quatre meilleurs logiciels de collaboration en télétravail qui dynamiseront votre productivité et votre culture d’entreprise.

1. Around

Zoom est indiscutablement le principal outil de visioconférence du marché. Mais il y en a d’autres.

Around en est une alternative épurée et minimaliste, idéale pour les équipes qui utilisent diverses applications lors de leurs réunions. Son interface est conçue pour répliquer un éventail d’espaces de travail. Les utilisateurs participent à des réunions pré-planifiées ou organisent des ateliers pour rejoindre leurs homologues pendant leur travail.

Reposant sur l’IA, le cadrage d’Around élimine les espaces vides, en effectuant un zoom automatique sur votre visage ainsi que vos épaules et en rognant une grande partie de l’arrière-plan. Plutôt que d’avoir en face de vous un mur d’écrans, vous pouvez visualiser les autres participants dans des bulles qui planent autour de votre fenêtre. Ainsi, vous maintenez un contact visuel tout en basculant entre vos applications sur votre ordinateur.

Around s’intègre à Slack afin que vous puissiez démarrer des réunions en un clic, quel que soit le travail que vous effectuez. Vous pouvez également envoyer automatiquement des notes de réunion afin que tous les participants puissent s’y retrouver sans devoir rechercher les informations dans leurs e-mails.

Avertissement : Préparez-vous à perdre quelques minutes, le temps que votre équipe teste tous les filtres vidéo proposés (vous en apprendrez ainsi beaucoup sur vos collègues selon leurs préférences pour les filtres Radioactive, Game Boy Pink ou encore Mai Tai).

2. Trello

Trello est un outil de gestion de projets qui remplace votre tableau blanc et toutes les encombrantes feuilles de calcul Excel. Le système repose sur la méthode japonaise Kanban, inventée dans les années 1940 dans une usine Toyota. Désormais largement utilisé, ce type de gestion de projets consiste à répartir les tâches dans différentes catégories : À faire, En cours et Terminé.

Trello reprend cette méthode avec un ensemble de cartes numériques. Chaque carte peut représenter un projet. Vous pouvez l’alimenter avec des sous-projets connexes ou des résultats, des listes de vérification et des discussions continues. Vous pouvez également attribuer des missions et automatiser des tâches ainsi que des rappels. Trello s’intègre dans d’autres outils collaboratifs tels que Slack et Google Drive. Ainsi, vous connaissez à tout moment les prochaines tâches à réaliser et la situation de vos collègues dans chaque projet.

3. Notion

Saviez-vous que toutes les séries télé avec plusieurs saisons disposent d’une « Bible » ? Ce guide de référence sous format papier aborde l’histoire de la série et contient tous les protocoles de création. Il termine généralement en mauvais état en raison de sa manipulation répétée par les collaborateurs.

Fonctionnant comme un wiki en ligne sécurisé, Notion est la Bible numérique de votre entreprise. Pour les équipes à distance, cet outil remplace la compréhension collective entretenue dans un espace physique. Vous pouvez y enregistrer et consulter un protocole, un flux de travail, des normes ou encore l’identité de la marque afin que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Les wikis peuvent être surchargés à mesure que des informations sont constamment ajoutées, mises à jour ou modifiées. Heureusement, Notion propose une intégration avec Slack qui envoie à votre équipe une notification lorsqu’une modification est apportée.

4. Slack

Oui, vous pouvez discuter et épingler des idées, des fichiers, ainsi que des emojis dans Slack. Mais vous pouvez également utiliser cet outil pour partager votre écran, mener des sondages et envoyer des demandes.

Si ces aspects s’avèrent pratiques et ludiques lorsque vous collaborez en temps réel, Slack excelle également dans le travail asynchrone. Les mises à jour de statut, les préférences de notification et les profils enrichis recréent un environnement de bureau. Ainsi, vous savez lorsque vos collègues sont absents, en réunion, trop occupés pour répondre immédiatement ou en pause déjeuner dans l’attente d’une mise à jour. Vous ne perdez plus de temps à courir après vos collègues pour obtenir des réponses.

De plus, Slack est parfaitement compatible avec de nombreuses autres applications d’équipe à distance. Vous pouvez même y discuter des autres applications collaboratives que l’équipe devrait utiliser.

Garantir une collaboration d’équipe à distance efficace

Relever collectivement des défis contribue à un travail d’équipe valorisant. Toutefois, la collaboration à distance ne doit pas être un frein. Les équipes performantes tirent parti d’outils qui éliminent les obstacles et simplifient les tâches redondantes et chronophages afin de se concentrer sur l’essentiel. Grâce aux bons outils, chaque contributeur devient un meilleur coéquipier, un collaborateur plus efficace et un communicant plus investi.

La crise sanitaire n’a pas été le seul élément déclencheur de l’essor du télétravail. Les logiciels de collaboration permettent désormais de travailler efficacement de n’importe où. Des outils premium sont indispensables pour planifier, partager et communiquer en tant qu’unité fonctionnelle. Slack permet de réunir toutes ces solutions.