Tool-Integration: Die wichtigsten Programme für Zusammenarbeit in Echtzeit

Vor fast einem Jahrhundert haben Historiker:innen begonnen zu behaupten, dass wir in das „Informationszeitalter“ eingetreten seien.

Nach dem vergangenen Jahr (das sich wie ein Jahrhundert angefühlt hat) ist es wahrscheinlich zutreffender, es das Kommunikationszeitalter zu nennen. Das liegt daran, dass wir erlebt haben, wie wichtig eine effektive Zusammenarbeit für den Erfolg von Unternehmen geworden ist. Wenn Projekt-Teams Ideen klar und schnell austauschen können, kommen sie am besten voran – während sich laut einer Umfrage der Economist Intelligence Unit aus dem Jahr 2018 die Projekt-Teams, die das nicht können, bei 44 % ihrer Projekte mit Verzögerungen konfrontiert sehen.

Glücklicherweise gibt es heute mehr Tools denn je, die eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Remote-Teams ermöglichen. Durch den optimalen Einsatz dieser Tools kannst du die Kommunikation in deinem Projekt-Team verbessern, die Produktivität steigern und Transparenz fördern.

Was sind Tools für die Zusammenarbeit?

Zusammenarbeit bedeutet, dass Projekt-Teams innerhalb und außerhalb deines Unternehmens zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Tools für die Zusammenarbeit sind speziell darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu optimieren.

Diese Lösungen werden immer wichtiger, da der Trend zur geografisch verteilten Arbeit immer stärker voranschreitet. Da Projekt-Teams jetzt weltweit über Grenzen und Zeitzonen hinweg in Verbindung bleiben können, haben einige Unternehmen die Möglichkeit, vollständig ortsunabhängig zu arbeiten.

Welche Tools für die Zusammenarbeit sind für Unternehmen geeignet?

Technisch gesehen handelt es sich bei klassischen Büroartikeln wie Whiteboards und Post-its auch um Tools für die Zusammenarbeit. Diese funktionieren jedoch nur, wenn die Projekt-Teams im selben physischen Raum arbeiten, was heutzutage aufgrund der Pandemie immer seltener der Fall ist.

Mit den besten Tools für die Zusammenarbeit kann dein Projekt-Team mühelos Informationen austauschen, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Teammitglieder befinden. Wenn du dich in einer anderen Zeitzone befindest und einen Austausch verpasst, kannst du ihn später suchen und alles aufarbeiten oder in deinem Status angeben, wann du antworten wirst. Projekt-Teams können auch sofort Updates austauschen, indem sie Dateifreigabeplattformen wie Box, Zeitmanagement-Tools wie Calendly und Videokonferenz-Software wie Zoom einsetzen, um nur einige zu nennen.

Mithilfe dieser Tool-Integration lassen sich zeit- und ortsabhängige Barrieren beseitigen, damit dein Projekt-Team jederzeit und überall zusammenarbeiten kann.

Tools für die Remote-Zusammenarbeit optimal nutzen

Heute ist es schwer vorstellbar, wie wir jemals etwas ohne Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit geschafft haben. Laut einem aktuellen IDC Market Spotlight konnten Organisationen mit sechs oder mehr integrierten Anwendungen eine Produktivitätssteigerung von 75 % verzeichnen. Wer kann schon von sich behaupten, sich beim Warten auf eine E-Mail dreimal produktiver gefühlt zu haben?

Durch den Einsatz mehrerer Tools für die Remote-Zusammenarbeit werden Projekte weniger zu einem Geduldsspiel als zu einer Echtzeit-Chance für bessere und effizientere Arbeit. Das funktioniert so:

• Channel-basierte Kollaborationsplattformen wie Slack sorgen dafür, dass wichtige Unterhaltungen an gemeinsamen, virtuellen Orten und nicht in Kommunikationssilos stattfinden. Das sorgt für Transparenz und hält dein gesamtes Projekt-Team während jedes Projekts auf dem Laufenden und informiert.
• Projektmanagement-Boards vereinfachen die Zusammenarbeit, indem sie die Aufgabenzuweisung optimieren und es den Teammitgliedern erleichtern, den Fortschritt zu melden.
• Apps zum Teilen von Dateien bieten gemeinsamen Zugriff auf wichtige Ordner und Daten. Anstatt auf die Übermittlung von Dokumenten zu warten, kann das Projekt-Team Änderungen in Echtzeit vornehmen und mit allen Teammitgliedern teilen.
• Zeitmanagement-Tools unterstützen das Projekt-Team dabei, mit automatischer Terminplanung und Fortschrittsverfolgung den Überblick über die erbrachten Leistungen zu behalten.
• Video- und Sprachkonferenz-Apps schaffen einen gemeinsamen virtuellen Ort, an dem sich Projekt-Teams von Angesicht zu Angesicht treffen können, sodass spontane Besprechungen und Check-Ins sogar von unterschiedlichen Arbeitsorten aus möglich sind.

Wann sollte ich Tools für die Zusammenarbeit einsetzen?

Einige Unternehmen kommunizieren besser als andere, sei es aufgrund von Nähe, Persönlichkeiten oder Leistung. Aber auch wenn man eine gute Kommunikation hat, kann man trotzdem von den meisten Tools für die Online-Zusammenarbeit profitieren. Das liegt daran, dass die meisten Unternehmen zumindest zu einem gewissen Grad von den folgenden Punkten betroffen sind:

• Fehlende Verbindungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften aufgrund mangelnder Transparenz
• Störungen der Arbeitskultur durch Missverständnisse
• Produktivitätseinbußen, weil Nachrichten, Dokumente und andere wichtige Informationen verloren gehen oder in Silos verschwinden
• Erhöhte Produktionskosten aufgrund von Projektverzögerungen und verpassten Verkaufsmöglichkeiten

Tools für die Zusammenarbeit gehen diese Problemen an und verringern sie, indem sie die Kommunikation korrigieren und den Zusammenhalt im Projekt-Team verbessern.

Vorteile von Tools für die Online-Zusammenarbeit in der Teamkommunikation

In unserer Future of Work-Studie haben wir die Vorteile einer verbesserten Teamkommunikation herausgearbeitet:

• 87 % der Teammitglieder geben an, dass Tools für die Zusammenarbeit sie produktiver machen
• 77 % sind der Meinung, dass eine verbesserte Kommunikation ihr Unternehmen transparenter macht
• 88 % finden, dass Softwarelösungen dabei helfen, auf dem Laufenden zu bleiben
• 87 % geben an, dass diese Plattformen einen positiven Einfluss auf ihre Arbeitsbeziehungen haben

Wenn wir eins aus dem vergangenen Jahr gelernt haben, dann ist es die Bedeutung von Verbindungen in unserem Leben, insbesondere bei der Arbeit. Da die Umstellung auf Remote-Arbeit keine Anzeichen einer Verlangsamung zeigt, können Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf Erfolgskurs bringen, indem sie Tools für die Zusammenarbeit einsetzen, sodass die Projekt-Teams selbst bei großer räumlicher Trennung eng zusammenarbeiten.