職場のコミュニケーションを改善するための秘訣とは？

1 世紀近く前、歴史家の間では、私たちが「情報化時代」に入ったと言われ始めていました。

しかし昨年（1 世紀が経ったかのような 1 年でした）以降は、コミュニケーション時代に入ったという方がより正確かもしれません。なぜなら、私たちは効果的なコラボレーションが組織の成功にとっていかに重要かを目の当たりにしたからです。Economist Intelligence Unit が 2018 年に行った調査によると、アイデアをわかりやすく迅速に共有できるチームが成功する一方で、できないチームはプロジェクトの 44 % で遅延が発生していました。

そのような状況ですが、今は幸いにも、リモートでのチームワークを支援するためのツールが充実しています。そのようなツールの活用方法を知れば、チームのコミュニケーションを改善し、生産性を高め、透明性を向上させることができます。

コラボレーションツールとは？

コラボレーションとは、組織の内外のチームが同じ目的に向かってともに取り組むことです。コラボレーションツールは、特にチームメンバー間の連携をスムーズにすることを目的として設計されています。

分散型チームへの移行が加速し続けているなかで、こうしたソリューションの重要性はどんどん高まっています。コラボレーションツールを活用すれば、国境や時差を飛び越えてチームがグローバルにつながることができます。それによって完全なリモートワークを実現した企業もあります。

ビジネスに適したコラボレーションツールとは？

技術的な面で言えば、ホワイトボードやポストイットといった職場でよく使われるツールはコラボレーションのためのツールです。しかし、チームが同じ場所にいなければこれらのツールは使えませんし、パンデミック後の世界ではチームが同じ場所に集まる機会がどんどん減るでしょう。

最適なコラボレーションツールとは、場所に関係なくチームが情報を簡単に共有できるツールです。タイムゾーンの違いで情報交換のミーティングに参加できなくても、あとから情報を検索することができます。ステータスを設定して応答できる時間を知らせることも可能です。また、Box のようなファイル共有プラットフォーム、Calendly のような時間管理ツール、Zoom のようなビデオ会議ソフトウェアなどを活用すれば、チーム間で最新情報を瞬時に共有できます。

これらのツールを併用すれば、時間や場所の問題を取り除き、いつでもどこでもチームのコラボレーションを実現できます。

リモートコラボレーションツールを最大限に活用する

リアルタイムのコラボレーションツールがなかったら、仕事をどうやって進めればよいのでしょうか。考えるだけでも大変です。最近の IDC Market Spotlight によると、6 つ以上のアプリを組み合わせて使っている組織は生産性が 75 % 向上していることがわかりました。実際、メールが届くのを待っていれば生産性を 3 倍にできると思っている人はいないでしょう。

複数のリモートコラボレーションツールを活用すれば、プロジェクトから待機時間を減らし、リアルタイムの有意義な時間を増やして、仕事の効率性を高められます。その仕組みは次のとおりです。

• チャンネルベースのメッセージプラットフォーム : Slack をはじめとするメッセージプラットフォームでは、重要な会話に適した共有スペースが用意されており、コミュニケーションのサイロ化が解消されます。その結果、プロジェクト全体にわたって透明性が保たれるとともに、チーム全体が目指す方向を揃え、必要な情報を入手し、最新状況を把握できるようになります。
• プロジェクト管理ボード : タスクの割り当てを合理化し、チームメンバーの進捗報告を容易にすることにより、コラボレーションから臆測に基づく要素をなくします。
• ファイル共有アプリ : 必要なフォルダやデータへの共同アクセスを実現します。ドキュメントが送られるのを待つことなく、リアルタイムで編集を行って共有し、作業を継続的に進めることができます。
• 時間管理ツール : 自動予約スケジュール機能と進捗追跡機能により、成果物に関してチームが十分に把握できるようにします。
• ビデオ・音声会議アプリ : チームがお互いに顔を合わせて話し合うことができる共有仮想空間を構築します。そのため、世界のどこでもその場で会議やちょっとした打ち合わせを始められます。

どのような場面でコラボレーションツールが活躍する？

組織によっては、親密さ、パーソナリティ、パフォーマンスといった理由で、コミュニケーションがほかの組織よりも優れていることがあります。しかし、すでに良好なコミュニケーションがとれている場合でも、オンラインコラボレーションツールを使用するメリットはあります。程度の大小はあるものの、多くの企業が次のような経験をしています。

• 透明性の欠落に起因する従業員と経営層の断絶
• 誤ったコミュニケーションに起因する職場文化のほころび
• メッセージ、ドキュメント、その他の重要な情報の喪失やサイロ化に起因する生産性の低下
• プロジェクトの遅延や営業機会の逸失による生産コストの増加

コラボレーションツールを使ってコミュニケーションを修復し、チームの結束を高めることにより、これらの問題を解決または軽減できます。

チームのコミュニケーションにおけるオンラインコラボレーションツールのメリット

Future of Work Study で、私たちはチームのコミュニケーションの改善によって得られるメリットを明らかにしました。

• チームメンバーの 87 % が、コラボレーションツールによって生産性が向上したと述べています
• 77 % が、コミュニケーションの改善によって組織の透明性が高まったと感じています
• 88 % が、ソフトウェアソリューションが同僚との最新情報の共有に役立っていると感じています
• 87 % が、これらのプラットフォームが職場の人間関係に好影響をもたらしたと感じています

この 1 年間で得られた教訓を 1 つ挙げるとすれば、生活、特に職場でのつながりが重要になっていることです。リモートワークへの移行は勢いが衰える気配がありません。こうした状況のなか、コラボレーションツールを活用してチームの緊密な連携を保てば、従業員を成功に導くことができます。