Le secret pour améliorer la communication au travail

Il y a près d’un siècle, les historiens ont annoncé le début de « l’ère de l’information ».

Au vu de l’année qui vient de s’écouler (qui a donné l’impression de durer un siècle), parler de l’ère de la communication semble plus adapté. En effet, nous avons constaté à quel point une collaboration efficace est indispensable à la réussite de l’entreprise. Les équipes capables de partager des idées de façon claire et rapide sont celles qui réussissent le mieux. En revanche, celles qui n’y arrivent pas sont confrontées à des retards sur 44 % de leurs projets, selon une enquête menée en 2018 par l’Economist Intelligence Unit.

Heureusement, de très nombreux outils permettent aujourd’hui d’aider les équipes à distance à collaborer avec succès. Vous pouvez améliorer la communication de votre équipe, augmenter la productivité et favoriser la transparence en apprenant à exploiter au mieux ces outils.

Les outils de collaboration, c’est quoi ?

La collaboration prend en compte les équipes internes et externes à votre entreprise qui collaborent pour atteindre un objectif commun. Les outils de collaboration sont spécialement conçus pour aider à simplifier la coopération entre les membres d’une équipe.

Avec l’évolution vers le travail hybride, qui continue aujourd’hui à prendre de l’ampleur, ces solutions sont désormais devenues essentielles. Leurs capacités à connecter les équipes dans le monde entier, au-delà des frontières et des fuseaux horaires, ont même permis à certaines entreprises d’adopter intégralement le travail à distance.

Quels sont les outils de collaboration conçus pour les entreprises ?

Techniquement parlant, les éléments de base d’un bureau, tels que les tableaux blancs ou les post-its, constituent des outils de collaboration. Cependant, ils ne sont utiles que lorsque les équipes occupent le même espace physique. Dans notre monde post-pandémie, ce cas de figure est de moins en moins fréquent.

Les meilleurs outils de collaboration permettent à votre équipe de partager des informations en toute simplicité, où qu’elle se trouve. Si vous travaillez depuis un autre fuseau horaire et manquez une conversation, vous pouvez la rechercher plus tard pour vous mettre à jour, ou définir votre statut pour indiquer lorsque vous y répondrez. Les équipes peuvent également partager des mises à jour de façon instantanée grâce à des plateformes de partage de fichiers comme Box, des outils de gestion du temps comme Calendly et des logiciels de visioconférence comme Zoom, pour n’en citer que quelques-uns.

Ensemble, ces outils contribuent à supprimer les obstacles liés au temps et à l’emplacement géographique afin de permettre à votre équipe de collaborer de n’importe où, à tout moment.

Tirer le meilleur parti des outils de collaboration à distance

Difficile d’imaginer le travail sans les outils de collaboration en temps réel. Une récente étude de l’IDC Market Spotlight a révélé que les entreprises qui utilisent six applications intégrées (ou plus) ont vu leur productivité augmenter de 75 %. Quelqu’un s’est-il déjà senti trois fois plus productif en attendant un e-mail ?

Tirer parti de plusieurs outils de collaboration à distance permet de faire avancer les projets plus vite grâce à des opportunités en temps réel, pour un travail plus efficace et de meilleure qualité. Voici comment :

• Les plateformes de messagerie par canaux comme Slack permettent de conserver les conversations importantes dans des espaces partagés, en dehors des silos de communication. Ces messageries professionnelles offrent ainsi plus de transparence tout en maintenant la coordination de votre équipe. Tous les membres seront informés et à jour tout au long de chaque projet.
• Les tableaux de gestion de projet rendent la collaboration moins incertaine en facilitant l’attribution des tâches et en permettant aux collègues de faire le point sur l’avancée des projets en toute facilité.
• Les applications de partage de fichiers offrent un accès partagé à des dossiers et des données essentielles. Plus besoin d’attendre avant de recevoir des documents. Votre équipe fait avancer le travail en effectuant et en partageant des modifications en temps réel.
• Les outils de gestion du temps aident votre équipe à suivre les éléments livrables grâce à des fonctions de planification automatique des rendez-vous et des fonctionnalités de suivi des progrès.
• Les applications de vidéo et de visioconférence créent des espaces virtuels partagés afin que les équipes se réunissent en face à face, effectuent des réunions spontanées pour faire le point, et ce dans le monde entier.

Quand utiliser les outils de collaboration ?

Certaines entreprises ont développé une meilleure communication, ce qui s’explique entre autres par la proximité, les différentes personnalités, ou la performance. Cependant, même les équipes qui communiquent efficacement peuvent tirer parti de la plupart des outils de collaboration en ligne. En effet, la majorité des entreprises sont confrontées à l’une des situations suivantes :

• Déconnexion entre les salariés et leurs supérieurs en raison d’un manque de transparence.
• Ruptures dans la culture d’entreprise causées par une mauvaise communication.
• Baisse de la productivité liée à la perte ou au cloisonnement des messages, documents et autres informations importantes.
• Augmentation des coûts de production provoqués par des retards dans les projets et des opportunités commerciales manquées.

Les outils de collaboration offrent des solutions à ces problèmes en rétablissant la communication et en améliorant la cohésion d’équipe.

Les avantages des outils de collaboration en ligne pour la communication d’équipe

Dans notre étude Future of Work, nous avons constaté les avantages d’une meilleure communication d’équipe :

• 87 % des collaborateurs estiment que les outils collaboratifs améliorent leur productivité
• 77 % considèrent qu’une communication améliorée rend leur entreprise plus transparente
• 88 % pensent que les solutions logicielles les aident à rester en contact avec leurs collaborateurs
• 87 % affirment que ces plateformes ont un impact positif sur leurs relations professionnelles

L’année que nous venons de vivre nous a appris l’importance des connexions dans nos vies, en particulier sur le lieu de travail. Avec la généralisation du télétravail, les entreprises peuvent faciliter la réussite de leurs salariés grâce à des outils de collaboration qui permettent aux équipes de travailler ensemble, et ce aux quatre coins du monde.