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Produktivität

Wie Projektmanagement-Methoden die Zusammenarbeit in deinem Team erleichtern

Erfahre, warum es so viele verschiedene Projektmanagement-Methoden gibt und welche Einflussfaktoren bei deiner Wahl eine Rolle spielen.

Vom Slack-Team29. November 2022

Es gibt eine ganze Reihe von unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden, die du je nach Unternehmenskontext, Projektvorgaben und Zielvereinbarungen wählen kannst.

Mit Projektmanagement-Methoden ist es wie beim Lebensmitteleinkauf im Supermarkt: Was in deinem Warenkorb landet, hängt von deinen Bedürfnissen, dem Essensplan, deinem Budget und vielem mehr ab. Genauso hält es sich mit Projektmethoden: Von spezifischen Anforderungen bis zu deinen Unternehmenswerten gibt es viele Einflussfaktoren, die im Projektmanagement entscheidend sind. Doch welche Methoden kannst du wählen und in welchem Kontext eignen sie sich am besten? Das erfährst du in diesem Artikel.

Warum Projektmethoden wichtig sind

Ob neues Verpackungsdesign oder nachhaltige Ladengestaltung: Wer eine Idee umsetzen will, braucht dafür das richtige Leitsystem. Genau hier setzen Projektmanagement-Methoden an. Sie basieren auf bestimmten Annahmen und berücksichtigen in ihren Techniken die jeweiligen Besonderheiten von Branchen und Unternehmen. So zum Beispiel agile Projektmanagement-Methoden: Sie haben ihren Ursprung in der Tech-Branche und spiegeln die iterativen Prozesse der Softwareentwicklung wider.

Projektmethoden bieten dir also eine bestimmte Struktur, mit der du dein Projekt planen, ausführen und managen kannst.

Projektmanagement-Methoden im Überblick

Es gibt viele unterschiedliche Projektmethoden. Damit du dich fürs Erste zurecht findest, findest du hier einen kompakten Überblick der bekanntesten – wie die Grundnahrungsmittel im Tante-Emma-Laden.

Der klassische Ansatz: Wenn Projektmanager:innen Aufgaben und Ziele klar definieren

Klassisches bzw. traditionelles Projektmanagement zeichnet sich durch lineare Abläufe, detaillierte Zielvorgaben und eine feste Teamstruktur aus. Die Planungsphase nimmt oft die meiste Zeit in Anspruch, damit alle Beteiligten bei der Umsetzung genau wissen, was sie wann und wie tun müssen. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel über klassisches Projektmanagement.

Gerade weil du jeden Schritt genau durchplanst, solltest du regelmäßig den Fortschritt messen und dokumentieren. So kannst du die erreichten Ziele mit den Vorgaben abgleichen und gewinnst wichtige Einblicke in den weiteren Prozess.

Das geht zum Beispiel mit der Meilensteintrendanalyse. Sie eignet sich gut für weniger komplexe Projekte, die sich detailliert planen und Schritt für Schritt umsetzen lassen. Dabei legt ein:e Projektmanager:in Aufgaben und Deadlines fest, deren Status sie oder er in regelmäßigen Abständen überprüft. Mit den so gewonnenen Daten lässt sich die Projektentwicklung grafisch darstellen und der weitere Verlauf besser abschätzen.

Das kann wie folgt aussehen:

  • Stelle dir ein Koordinatensystem mit einer x-Achse für die geplanten Deadlines und einer y-Achse für den tatsächlichen Stand am Messtag vor. Nach jeder Messung trägst du einen Punkt, also den Meilenstein, ins Koordinatensystem ein. Wenn du die Punkte einer Aufgabe verbindest, erhältst du eine Linie. Horizontal verlaufende Linien bedeuten, dass zeitlich alles nach Plan läuft. Steigende Linien signalisieren eine Verzögerung und fallende Linien verraten dir, dass du Meilensteine früher erreicht hast als gedacht.
  • Da ein Koordinatensystem mehrere Grafen abbilden kann, hast du alle Aufgaben im Blick und kannst sie miteinander vergleichen. Stell dir zum Beispiel vor, die Aufgaben 1 und 2 sind bis auf wenige Ausnahmen horizontal verlaufen. Aufgabe 3 bewegt sich jedoch kontinuierlich nach oben. Wie kommt es, dass sich dieser Ablauf verzögert? Und was kannst du von den anderen Aufgaben lernen, um wieder auf die Zielgerade zu kommen? Diese und ähnliche Fragen kannst du mit der Meilensteintrendanalyse klären.

Plane für solche Methoden jedoch genügend Zeit ein, da du die Prozesse sorgfältig dokumentieren und auswerten musst.

Flexibel und offen bleiben – mit agilen Projektmethoden

Wie bereits erwähnt, sind agile Projektmanagement-Methoden im Technologiesektor entstanden. Softwareunternehmen haben oft flache Hierarchien, flexible Strukturen und iterative Prozesse. Die Strukturiertheit klassischer Projektmethoden passt zu dieser Unternehmenskultur eher nicht. Agiles Projektmanagement ist deshalb prozessorientiert und zeichnet sich durch Selbstmanagement, Kreativität und Offenheit aus. Die Implementierungsphase dauert oft länger, da der Fokus nicht auf der theoretischen Planung, sondern auf der praktischen Umsetzung liegt. Lies dazu mehr in unserem Blogbeitrag zu agilem Projektmanagement.

Ein anschauliches Beispiel ist Lean Project Management. Der Ansatz leitet sich von Lean Management ab, einer Produktionsmethode, die zum Beispiel in der Autoindustrie zum Einsatz kommt. Die Idee ist eine Verschlankung von Prozessen, um effizienter zu arbeiten und weniger Ressourcen zu verschwenden. Diese Projektmethode kann helfen, komplexe Projekte zu vereinfachen und Risiken zu minimieren. Dafür kannst du das Projekt zum Beispiel in viele kleine Häppchen aufteilen. Diese Häppchen sind nicht nur leichter verdaulich, sie steigern auch die Qualität der Ergebnisse.

Wenn du etwa die Dauer einzelner Projektschritte etwas reduzierst, wirst du die verbliebene Zeit noch effizienter nutzen. Das spart Kosten, verhindert unproduktive Phasen und fördert die Motivation. Anders als die Meilensteintrendanalyse gibt es hier jedoch kein allgemeingültiges Modell, das du anwenden könntest.

Außerdem ist Vorsicht geboten: Planst du zum Beispiel zu wenig Zeit pro Schritt ein, kann das auch Stress auslösen und zu fehlerhaften Ergebnissen führen. Lies dazu auch diese fünf Tipps für effizientes Arbeiten im Projekt-Team.

Hybride Projektmanagement-Methoden schaffen Synergieeffekte

Der hybride Ansatz ist so etwas wie die Fusion Kitchen des Projektmanagements. Hier wirfst du zwei unterschiedliche Methoden in einen Topf und verbindest das Beste aus zwei (Geschmacks)Welten. Es gibt unzählige Kombinationsmöglichkeiten, auf die wir in unserem Artikel über hybrides Projektmanagement näher eingehen.

Eine mögliche Kombination ist Scrumban. Der Begriff setzt sich aus Scrum und Kanban zusammen, zwei agile Projektmanagement-Methoden.

  • Für Scrum sind sogenannte Sprints charakteristisch. Sprints sind wie kleine Häppchen, mit denen du komplexe Projekte vereinfachst. Außerdem folgen nach jedem Sprint detaillierte Feedbackrunden im Projekt-Team. Was ist gut gelaufen? Was hat nicht funktioniert? Wie geht es jetzt weiter? Mit diesen und ähnlichen Fragen näherst du dich Stück für Stück dem Projektziel, ohne vorher genau zu definieren, wie dieses Ziel aussieht.
  • Kanban ist eine Möglichkeit, einzelne Projektschritte visuell nach ihrem Status zu organisieren. Du kannst auf einem (virtuellen) Board verschiedene Spalten anlegen und einzelne Projektschritte ihrem aktuellen Status entsprechend verschieben.

Scrum und Kanban lassen sich auf unterschiedliche Weise kombinieren. Du kannst die für Scrum typischen Sprints zum Beispiel mithilfe der für Kanban typischen drei Phasen (To do, In Progress und Done) strukturieren. Die Methoden passen unter anderem deshalb gut zusammen, weil sie iterativ sind. Das heißt, du kannst die einzelnen Prozessschritte wiederholen und verfeinern, anstatt dich immer nur geradeaus in eine Richtung zu bewegen.

Welche Kombination am besten funktioniert, hängt von deinen individuellen Gegebenheiten ab. Wichtig ist, dass du mit beiden Ansätzen gut vertraut bist und genug Zeit hast, um die für dich passende Lösung zu finden.

Übrigens: Bei Slack kannst du Projektmanagement-Apps wie Trello, eine Art Kanban-Board, integrieren. So verbindest du Tools zur Projektorganisation und wichtige Kommunikationskanäle auf einer zentralen Plattform.

Welche Rolle spielen Einflussfaktoren im Projektmanagement?

Wer Äpfel mit Birnen vergleicht, merkt früher oder später, dass es sich um unterschiedliche Früchte handelt. Auch Projektmanagement-Methoden sind miteinander verwandt, haben sich aufgrund mehrerer Einflussfaktoren aber unterschiedlich entwickelt. Welche Methode für ein Projekt geeignet ist, hängt deshalb auch von den folgenden Punkten ab:

  • Projektgröße: Kleine Projekte kannst du oft Schritt für Schritt durchführen, bei Großprojekten ist ein starrer Ablauf jedoch eher von Nachteil.
  • Projektkomplexität: Willst du eine Supermarkt-App entwickeln oder Anzeigen für Online-Werbung gestalten? Die Komplexität der Aufgabe beeinflusst die Wahl der Methode genauso wie die Kosten.
  • Verfügbare Ressourcen: Finanzielle Mittel, Zeit, Mitarbeiter:innen und (technische) Ausstattung sind ebenfalls wichtige Einflussfaktoren im Projektmanagement. Sie bestimmen, welche Methode du anwenden kannst.
  • Projektrisiken: Unerwartet hohe Kosten, Zeitdruck und andere Probleme können den Projekterfolg gefährden. Bedenke mögliche Risiken schon bei der Wahl der Projektmethode, um negativen Folgen vorzubeugen.
  • Unternehmenswerte und -strategie: Sind in deinem Unternehmen flache Hierarchien und Kreativität wichtig? Dann wähle eine Projektmanagement-Methode, die auf ähnlichen Werten basiert und zu deiner Unternehmenskultur passt. So erleichterst du die Zusammenarbeit im Projekt.
  • Stakeholder: Wurde das Projekt intern angestoßen oder handelt es sich um einen Kundenauftrag? Musst du mit Gewerkschaften oder Verbänden kooperieren? Fragen wie diese helfen ebenfalls, den passenden Ansatz zu finden.
  • Branche: Die Tech-Branche stellt ganz andere Anforderungen an Projektmanagement als beispielsweise die Metallindustrie. Bedenke bei der Wahl der Methode daher, in welchem Sektor dein Unternehmen angesiedelt ist.

Wichtig ist: Es lässt sich pauschal nicht sagen, welche Methode für dein konkretes Projekt am besten funktioniert. Doch je eindeutiger du die wichtigsten Fragen klären kannst, desto leichter wird dir die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode fallen.

Wie du mit Slack ein Projekt planen und erfolgreich umsetzen kannst

Ob Lebensmittel oder Projektmethoden: Wenn das Angebot sehr groß ist, fällt die Auswahl manchmal schwer. Damit du nicht wie paralysiert vor dem Regal stehen bleibst, hilft eine Bestandsanalyse. Die oben genannten Einflussfaktoren sind im Projektmanagement wichtige Indikatoren, mit denen du den für dich passenden Ansatz finden kannst. Wichtig ist, dass die Methoden dir helfen, deine Projekte effizienter zu gestalten und bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.

Auf unserem Blog kannst du dich genauer über Projektmanagement informieren – damit du die richtige Entscheidung triffst. Slack hilft dir, die Projektmethode deiner Wahl im Arbeitskontext umzusetzen, Abläufe zu organisieren und alle Beteiligten miteinander in Echtzeit zu verbinden. Wie das genau aussieht und vieles mehr kannst du auf unserer Themenübersicht rund um Projektmanagement entdecken.

 

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