Optimierung der Geschäftsprozesse im Unternehmen

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aktionen oder Schritten, die dein Unternehmen unternimmt, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen. Das Management von Geschäftsprozessen in Unternehmen ist die Praxis der kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung jedes Geschäftsprozesses innerhalb deiner Organisation.

Für leitende Angestellte, die ihre Organisation vergrößern und auf Wachstum trimmen möchten, hat das Management von Geschäftsprozessen oberste Priorität. Laut „The State of Business Process Management 2018“ (Status des Managements von Geschäftsprozessen 2018) von BPTrends haben 93 % der befragten Organisationen in mehreren Projekten zur Prozessverbesserung gesteckt.

Hier erfährst du, wie das Management von Geschäftsprozessen in Unternehmen funktioniert, und welche Schritte Führungspersonen unternehmen müssen, um zu ermitteln, welche Prozesse in ihrer Organisation verbessert werden müssen.

Was sind die Merkmale eines effizienten Geschäftsprozesses?

Geschäftsprozesse können interner Art sein, etwa das Onboarding neuer Mitarbeitender, oder extern, z. B. die Art und Weise, wie Kundenbestellungen verpackt und versandt werden sollen. Damit sie effizient sind, muss unbedingt korrekt und gründlich dokumentiert werden, welche Schritte dazu gehören und auch wer im Team für jeden Bestandteil zuständig ist. Dennoch geben 52 % der im BPTrends-Bericht befragten Unternehmen an, dass sie ihre Unternehmensprozesse nur gelegentlich modellieren oder dokumentieren.

„Ein guter Geschäftsprozess ist sorgfältig dokumentiert, sodass er als allgemeine Anleitung gilt, auf die sich die Organisation beziehen kann“, sagt Erin Greilick, leitende Consulting-Partnerin bei Strata Leadership. „Er ist so gut ausgereift, dass die Mitglieder des Teams das wiederholen können, was zur Entwicklung des Arbeitsschritts notwendig ist, mit dem sie gerade beschäftigt sind.“

Wie du Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen im Hinblick auf Wachstum optimieren kannst

Hier sind ein paar Schritte, die dein Unternehmen auf ganz neue Ebenen der Effizienz heben können.

1. Ermittele, was funktioniert ‒ und was nicht

„Sprich mit den Personen, die am Prozess beteiligt waren“, empfiehlt Tom Kuczmarski, der an der Kellogg School of Management der Northwestern University Vorlesungen zu Innovation hält. „Ermittle aus deren Sicht: ‚Was waren Vorteile bei den Prozessen, wo gab es Fallstricke?‘ und ‚Was sehen sie als wichtige Probleme innerhalb des Prozesses an?‘.“

Erstes Feedback von wichtigen Beteiligten ‒ Personen, die den Prozess wirklich tagtäglich nutzen ‒ kann Führungskräften wertvolle Einblicke verschaffen, welche Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen zu optimieren sind.

2. Lege den Ausgangspunkt und Ziele fest

Sobald du einen Geschäftsprozess ermittelt hast, den du verbessern möchtest, musst du bestimmen, von welchem Punkt es dabei losgehen soll und wo du am Ende zu landen hoffst.

„Sammle Daten, damit du weißt, was der aktuelle Status ist, bevor du beginnst, etwas zu ändern“, so Greilick. Hast du diesen Ausgangspunkt, kannst du spezifische Ziele dafür festlegen, wie du den Geschäftsprozess zu optimieren hoffst.

„Verdeutliche, was du zu tun beabsichtigst und warum du einen Prozess überhaupt optimieren möchtest“, sagt sie. „[So] besteht vorab Klarheit über das Ergebnis und die Motivation hinter den Mühen, die du auf dich nimmst.“

3. Nutze dein Team und erstelle eine Roadmap für den Erfolg

Der nächste Schritt ist die Erstellung einer Roadmap, mit der du von Punkt A nach Punkt B kommst. Greilick zufolge sollten Führungskräfte sich ansehen, wie der Geschäftsprozess in ihrem Unternehmen bisher gelaufen ist, und sich fragen: „Wo müsste er anders sein, damit wir schneller, effektiver, produktiver sind?“

„Bilde ein funktionsübergreifendes Team von Personen, mit denen du den Prozess [aus] aus möglichst unterschiedlichen Perspektiven betrachten kannst“, so Kuczmarski. „Der Trick ist, nicht allzu viele Personen aus den Funktionsbereichen zu haben, in denen der Prozess stattfindet.“

„Wenn du also einen Prozess zur Genehmigung von Finanzen verbessern möchtest“, fährt er fort, „sollten nicht zu viele Personen aus dem Finanzbereich in diesem funktionsübergreifenden Team sein. Nimm auch Leute aus dem Marketing und der IT und anderen Abteilungen hinzu. Eine breite Vielfalt an Blicken auf den Geschäftsprozess kann dir dabei helfen, eine umfassende und innovative Strategie für dessen Optimierung zu entwickeln ‒ und die kann bessere und effektivere Ergebnisse erzielen.“

4. Halte Ausschau nach Möglichkeiten zur Automatisierung

Automatisierung ist ein Eckpfeiler der digitalen Transformation. Damit lässt sich am schnellsten und einfachsten nicht nur die Effizienz in den Geschäftsprozessen in deinem Unternehmen steigern, sondern jeder Prozess auch spannender und erfüllender für dein Team gestalten. Laut einem McKinsey-Bericht zu Produktivität und Automatisierung gibt es bei „etwa 60 % aller Berufe mindestens 30 % an zugehörigen Aktivitäten, die automatisiert werden könnten“.

Ist dein Kundenservice-Team z. B. jede Woche stundenlang damit beschäftigt, Kontaktdaten von potenziellen Neukund:innen zu sammeln? Chatbot-Software kann diesen Prozess der Erfassung erster Neukundendaten automatisieren ‒ und die Zeit deines Teams dafür frei machen, diesen dann ein Angebot zu machen. Verbringt deine Personalchefin einen Großteil ihrer Zeit damit, Bonusinformationen für neue Teammitglieder einzugeben? Dann investiere in eine Personalplattform, in die Mitarbeitenden ihre Daten direkt selbst eingeben können ‒ und deine Personalleitung hat mehr Zeit für die Arbeit an wichtigeren Projekten.

5. Implementiere den neuen Prozess und sammle weiterhin Feedback

Du hast einen Geschäftsprozess ermittelt, der verbesserungswürdig ist, mit deinem Team einen Plan erarbeitet, dies zu erreichen, und Möglichkeiten zur Automatisierung identifiziert. Jetzt ist es Zeit, die Lunte zu zünden und den Prozess in deiner Organisation zu implementieren.

Nachdem ein neuer Geschäftsprozess in Unternehmen gestartet wurde, sind wir oft geneigt, zu denken „Mission erfüllt“ und sich für die gute Arbeit selbst auf die Schulter zu klopfen. Aber eines ist laut Greilick wichtig: „Wenn du den Prozess in die Wege geleitet hast, musst du die Leute wissen lassen: ‚Hey, ich brauche euer Feedback‘.“

Ein wesentlicher Aspekt von effektivem Änderungsmanagement ist es, die Menschen an erste Stelle zu setzen. Zum Erschaffen der effizientesten Geschäftsprozesse gehört also auch, ein Umfeld zu fördern, in dem dein Team das Gefühl hat, ehrliches Feedback geben zu dürfen. „Du brauchst Normen und Verhaltensweisen, die einen wahrhaft kollaborativen Geist innerhalb eines Unternehmens unterstützen“, sagt Kuczmarski.

Lass dein Team wissen, dass dein neuer Geschäftsprozess nicht in Stein gemeißelt ist. Plane regelmäßige Konsultationen mit Stakeholdern ein, bei denen du ihr Feedback dazu einholst, wie der Prozess funktioniert (oder wo er nicht funktioniert), und was du und deine Führungskräfte tun können, um ihn zu verbessern und zu optimieren.

Effektives Management von Geschäftsprozessen ist entscheidend für ein gesundes Unternehmen

Das Optimieren von Geschäftsprozessen inin deinem Unternehmen bewirkt mehr als nur deinen Profit zu beeinflussen. Es unterstützt die Gesundheit deines Unternehmens insgesamt und versetzt dein Team in die Lage, optimal zu arbeiten ‒ was deiner Organisation dabei hilft, von innen nach außen zu wachsen.