Die Grundlagen: Wie Projektmanagement für effektive Zusammenarbeit sorgt

Was ist Projektmanagement? Ein geschichtlicher Blick zurück

Projektmanagement ist wahrscheinlich so alt wie die Geschichte des Bauwesens. Seit den Pyramiden im Alten Ägypten oder der Chinesischen Mauer waren Bauprojekte schon immer komplexe Vorhaben, die geplant, organisiert, finanziert und ausgeführt werden mussten.

Im 19. Jahrhundert entwickelte sich dann die Ursprungsform des modernen Projektmanagements: Der Ausbau des Schienennetzes durch Eisenbahnunternehmen erforderte massenweise Rohstoffe, die aus fernen Ländern importiert und über Grenzen hinweg verbaut wurden. Ein riesiges Unterfangen!

Im 20. Jahrhundert nahm Projektmanagement, wie wir es heute kennen, Form an. Als einer der Begründer gilt der US-amerikanische Ingenieur Frederick Taylor. Er ersann Aufgabenketten, um Arbeitsschritte zu visualisieren und so sein Geschäft zu optimieren. Diese Aufgabenketten bilden die Grundlagen des Projektmanagements, wie wir es heute nutzen.

Seit Taylor hat sich vieles verändert: Der globale Handel, die Technologisierung und der digitale Wandel haben zahlreiche neue Anforderungen und Möglichkeiten geschaffen. Künstliche Intelligenz, Machine Learning und virtuelle Welten werden Projektmanagement-Prozesse auch weiterhin verändern. Doch das Grundprinzip bleibt gleich:

Projektmanagement bedeutet, ein Projekt zu planen, durchzuführen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren – ganz ähnlich einem Business, das du effizient führen willst. Projektmanagement-Methoden sind wie das Baugerüst, mit dem du deine Idee vom Grundriss bis zur finalen Abnahme umsetzenkannst.

Die folgenden Artikel geben dir einen Überblick der unterschiedlichen Methoden und ihren Vorteilen sowie praktische Tipps zur Umsetzung.

• Wie du klassisches Projektmanagement gezielt nutzen kannst
• Agiles Projektmanagement: Dein Guide für agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum & Co.
• Wie hybrides Projektmanagement die Zusammenarbeit verbessert
• Wie Projektmanagement-Methoden die Zusammenarbeit in deinem Team erleichtern

Die Phasen des Projektmanagements

Projekte unterscheiden sich stark in ihrer Größe, Dauer, Komplexität und vielen anderen Faktoren. Auch deshalb gibt es zahlreiche unterschiedliche Methoden. Darüber hinaus ist der Weg nicht immer geradlinig, es können Hindernisse und andere Risiken auftreten. Prinzipiell lässt sich der Projektmanagement-Prozess jedoch in verschiedene Projektphasen aufteilen:

• Initialisierung: In Phase 1 definierst du die Projektziele und stellst eine Kosten-Nutzen-Rechnung auf. Dann kann es losgehen.
• Planung: In Phase 2 fertigst du einen detaillierten Plan an, der dir während des gesamten Projekts als Roadmap dient, und stellst das Projekt-Team zusammen.
• Ausführung und Kontrolle: Mit dem fertigen Plan geht es in Phase 3 an die eigentliche Umsetzung. Du weist Aufgaben zu, führst die einzelnen Schritte aus, überwachst den Prozess und räumst Stolpersteine aus dem Weg.
• Abschluss: Ist das Projektziel erreicht, geht es in Phase 4 an die abschließende Bewertung und die Einleitung finaler Schritte, zum Beispiel die Abrechnung.

Für die Umsetzung stehen dir und deinem Projekt-Team zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, zum Beispiel Kalender, Datenbanken, Rechner und Collaboration Software. Mit Slack kannst du viele digitale Tools und Kommunikationskanäle auf einer zentralen Plattform verwalten. Du kannst zum Beispiel praktische Apps integrieren und die unterschiedlichen Projektphasen für alle greifbar abbilden. Slack ermöglicht außerdem eine nahtlose Kommunikation in Echtzeit – egal, von wo und wann deine Teamkolleg:innen arbeiten. Hier findest du hilfreiche Ressourcen, mit denen du deine Projekte organisieren und Fortschritte messen kannst:

• Wie nutze ich Slack für PM
• Mit Tools, Methoden und Metriken den Projektfortschritt messen
• Organizational Effectiveness: Der unbekannte Faktor für den unternehmerischen Erfolg

Wie Projektmanager:innen ihr Team durch Projektphasen leiten

Projekte erfordern ein hohes Maß an Koordination. Und so sind auch die Anforderungen an Projektmanager:innen hoch. Sie sollten analytisch denken, organisiert sein sowie klar und empathisch kommunizieren. Außerdem sind sie mit unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden vertraut und lösen etwaige Probleme genauso souverän wie alltägliche Aufgaben.

Doch wie sieht das Aufgabenfeld von Projektmanager:innen konkret aus?

• Sie überprüfen den aktuellen Status der Aufgaben aller Projektbeteiligten, indem sie Deadlines und Zielvorgaben abgleichen.
• Sie behalten bereits entstandene Kosten im Blick und berechnen mit Tools wie Smartsheet oder Adobe Workfront, wie viele Ressourcen noch übrig sind.
• Sie messen den Projektfortschritt anhand verschiedener Methoden, um den weiteren Verlauf besser einschätzen zu können.
• Sie bringen Stakeholder regelmäßig auf den neuesten Stand und stellen sicher, dass Projektvorgaben eingehalten oder angepasst werden.
• Sie tarieren die Interessen verschiedener Abteilungen, der Führungsebene und anderen Beteiligten aus.
• Sie stellen sicher, dass Arbeitslasten gerecht verteilt sind, um Unter- oder Überforderung zu vermeiden.
• Sie dokumentieren Prozesse, Meilensteine und Hindernisse, um effizienter zu arbeiten und zukünftige Projekte noch besser zu managen.

Warum Projektmanagement wichtig ist

Ob verpasste Deadlines oder gesprengte Budgets: In unserer global vernetzten Wirtschaft haben Fehler wie diese weitreichende Folgen. Wer extern beauftragte Projekte vermasselt, verliert schlimmstenfalls Kund:innen und den guten Ruf. Laufen interne Projekte aus dem Ruder oder gehen schief, kann das hohe Kosten verursachen, die Motivation drosseln oder sogar Misstrauen schüren. Das sind Worst-Case-Scenarios, aber sie können eintreten.

Gutes Projektmanagement denkt deshalb auch mögliche Risiken mit. Wenn du etwaige Probleme antizipierst, kannst du dir schon in der Planungsphase Lösungswege überlegen. Falls das Risiko tatsächlich eintritt, kann dein Projekt-Team souveräner damit umgehen. Das spart Zeit, Kosten und kann sogar den Zusammenhalt stärken – denn wer gemeinsam eine Krise meistert, verlässt sich auch in Zukunft noch mehr aufeinander. Davon kann deine Organisation nur profitieren.

Klar ist: Der genaue Ablauf eines Projekts ist nie zu 100 % vorhersehbar. Zum Glück gibt es viele digitale Hilfsmittel, mit denen sich Projekte bestmöglich planen und umsetzen lassen.

Erfahre, wie du mit Slack zum Beispiel dein Zeitmanagement optimieren, die Zusammenarbeit erleichtern und die Produktivität steigern kannst:

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