Projektplan: Warum er so wichtig ist und wie du ihn erstellst

Zu Beginn herrscht Euphorie: Endlich kann das Projekt starten. Doch die Freude schlägt bald in Stress um. Der Zeitdruck, die unzähligen To-dos, hohe Erwartungen und unerwartete Hürden … Mit einem Projektplan schaffst du dir einen Ankerpunkt, an den du jederzeit zurückkehren und dich neu ausrichten kannst. Welche Schritte dafür nötig sind, erfährst du hier.

Was ist ein Projektplan?

Dein Unternehmen hat die Ausschreibung zur Entwicklung einer Software gewonnen? Das Management will ein neues Tool zur Zusammenarbeit einführen? Oder soll die Büroküche renoviert werden? Um welche Art von Projekt es sich auch handelt, es gilt

• inhaltliche Vorgaben und konkrete Zielvorstellungen zu definieren,  
• personelle Entscheidungen zu treffen,  
• Deadlines zu setzen und  
• Kosten abzuschätzen.  

All diese und weitere Aspekte hält die Projektleitung in einem Projektplan fest. Er ist das Fundament, auf das ein Projektteam bauen kann. Bröckelt oder wackelt es, kann das gesamte Projekt ins Wanken geraten. Unklarheiten über Aufgaben, Umfang oder Abläufe gefährden den Erfolg ebenso wie ein zu kleines Budget.

Genau deshalb ist die Projektplanung auch die wohl zeitintensivste Projektphase. Nach der Initialisierung, der ersten Phase im Projektmanagement und lange vor der eigentlichen Umsetzung geht es um Daten, Zahlen und Fakten. Dazu ein paar Beispielfragen, mit der sich Projektverantwortliche beschäftigen sollten:

• Was ist der zeitliche Rahmen für das Projekt? 
• Welche Meilensteine müssen wann erreicht werden? 
• Wie hoch ist das verfügbare Budget? 
• Welche Skills werden gebraucht? 
• Wie viele Mitarbeitende stehen wann zur Verfügung? 
• Mit welchen KPI lässt sich der Projektfortschritt messen?

Neben der Ressourcen- und Meilensteinplanung setzen sich Projektverantwortliche auch mit möglichen Hindernissen auseinander. Das können rechtliche Aspekte wie Baugenehmigungen, Eigentumsrechte oder Datenschutzbestimmungen sein. Aber auch Ausfälle durch Krankheit, Projektüberschneidungen, Lieferengpässe oder Cyberangriffe können einen Projektzeitplan durcheinanderbringen. Vorab skizzierte Lösungsideen helfen, einen kühlen Kopf zu bewahren, wenn ein solches Szenario eintritt.

Wie du in 7 Schritten einen Projektplan erstellen kannst

Folgende Punkte führen dich von der groben Skizzierung über die Meilensteinplanung bis hin zur Kontrolle.

1. Projekt skizzieren

Bevor ein Projekt überhaupt starten kann, bedarf es Zustimmung. Selbst wenn der Kunde oder die Führungsebene grünes Licht gegeben hat, musst du als Projektleitung die Ziele, zum Beispiel im Rahmen eines Kick-off-Meetings, vortragen und wichtige Fragen klären. Das können Budget- oder Managementvorgaben sein, etwa zum zeitlichen Umfang oder freien Ressourcen. Genau daran wird später der Projekterfolg gemessen. Darüber hinaus müssen Projektbeteiligte das „Warum” hinter dem Projekt kennen. Sind Vorgaben unklar oder fehlt die Akzeptanz im Unternehmen, kann das die erfolgreiche Umsetzung gefährden.

2. KPIs definieren

Im zweiten Schritt definiert die Projektleitung konkrete Zielvorgaben und Kennzahlen und gleicht sie mit den Stakeholdern ab. Das ist wichtig, um den Projektfortschritt und die Ergebnisse quantitativ oder qualitativ zu messen. Hilfreich dabei sind Zeitmanagement-Methoden wie SMART. Demnach sollten Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein. Ein Beispiel: Bis zum 15. März 2024 soll 60 Prozent der internen Kommunikation über eine zentrale Plattform für Zusammenarbeit im Team erfolgen.

3. Budget planen

Schlecht geplante Projekte verbrennen oft viel Geld, das dann an anderer Stelle fehlt. Umso wichtiger ist es, ein Projekt und die benötigten Mittel sorgfältig zu planen. Mit welchen Personalkosten ist zu rechnen? Wie hoch sind die Ausgaben für Material, Softwarelizenzen und Lieferanten? Woher kommen die Mittel und – falls mehrere Abteilungen im Projekt involviert sind – wer übernimmt was? Diese und weitere Fragen helfen dabei, den budgetären Rahmen zu stecken. An diesem Punkt kann das Projekt auch eine neue Richtung – etwa, wenn klar wird, dass ein bestimmter Aspekt budgettechnisch nicht umsetzbar ist.

Ganz wichtig: ein finanzieller Puffer. Denn selbst in gut geplanten Projekten können unvorhergesehene Kosten entstehen, zum Beispiel, wenn Kredite aufgrund steigender Zinsen teurer werden oder Lieferengpässe den Projektzeitplan in die Länge ziehen.

4. Projektteam zusammenstellen

Es braucht unterschiedliche Teamrollen, um ein Projekt erfolgreich umsetzen zu können. Dabei ist nicht nur wichtig, welche Mitarbeitenden oder Freelancer:innen die benötigten Kompetenzen mitbringen und ob sie zeitlich verfügbar sind. Sie müssen gut zusammenarbeiten können und sich über ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Klaren sein.

5. Meilensteine planen

Die Meilensteinplanung ist essenziell, um Projekte zu vereinfachen und die Motivation im Projektteam hochzuhalten. Denn jeder Meilenstein ist nicht nur Ziel, sondern auch Zwischenerfolg und Kontrollpunkt. Die Meilensteine lassen sich zum Beispiel auf einer Timeline oder in einer Tabelle darstellen und – je nach Zwischenbilanz – an den Projektverlauf anpassen.

6. Projektzeitplan erstellen

Dieser Schritt überschneidet sich mit der Meilensteinplanung, da Meilensteine in der Regel an ein Datum geknüpft sind. Der Projektzeit- oder Projektablaufplan ist jedoch mehr als das: Er greift die gesamte Projektplanung auf und ordnet sie zeitlich ein. Von Projektsprints über Liefertermine bis hin Urlaubszeiten wird – meist als Balkendiagramm – visuell dargestellt, welche Abläufe wann und für wie lange geplant sind. Das ist vor allem bei Projekten hilfreich, wo viele Prozesse parallel ablaufen und Ressourcen übergreifend eingesetzt werden.

Für die Erstellung des Projektplans legst du das jeweilige Start- und Enddatum fest, definierst Zeiträume und kalkulierst Überarbeitungs- und Pufferzeiten ein. Du solltest auch wichtige Fristen berücksichtigen und die Komplexität der jeweiligen Aufgaben im Blick behalten. Wenn ein Prozess beispielsweise viele Ressourcen bündelt oder besonders kritisch für den Projekterfolg ist, sollte er nicht kurz vor den Sommerferien oder parallel zu anderen Mammutaufgaben stattfinden.

7. Kommunikations- und Kontrollprozesse festlegen

Wo im Team arbeiten, ist Kommunikation das A und O. Falls dein Unternehmen noch keine zentrale Plattform zur Zusammenarbeit eingeführt hat, ist ein neues Projekt ein guter Zeitpunkt, es zu tun. Der Vorteil: Es lassen sich unterschiedliche Chat-Kanäle einrichten, etwa #updates, #entwicklerteam oder #feedback, und Direktnachrichten für Zweiergespräche schicken. Außerdem können die Beteiligten auf alle Projektmanagement-Tools, Meeting-Software, geteilte Dokumente und Wissensdatenbanken zugreifen, ohne dafür die Benutzeroberfläche zu wechseln. So kann das Projektteam effektiver zusammenarbeiten, sich orts- und zeitabhängig miteinander abstimmen und ohne Umwege Fragen klären.

Zum Schluss wählen die Projektverantwortlichen Tools und Methoden aus, mit denen sich der Projektfortschritt messen lässt. Gerade bei Projekten, die über mehrere Monate oder sogar Jahre laufen, ist es wichtig, Zwischenschritte zu dokumentieren und zu kontrollieren. So lassen sich Fehler reduzieren, Kosten sparen, Ressourcen gezielter einsetzen und vor allem: Teilerfolge feiern.

Die Don’ts der Projektplanerstellung

Ein Don’t hast du oben bereits gelesen: Komplexe Prozesse, an denen viele Teammitglieder beteiligt sind, sollten nicht gerade während der Urlaubszeit oder parallel zu anderen wichtigen Projekten stattfinden. Doch welche Planungsfehler und Fallstricke gibt es noch?

• Starre Planung: Wenn du festen Abläufen folgst und keine Feedbackschleifen einbaust, können sich nach und nach Fehler einschleichen. Oder Ressourcen bleiben ungenutzt, etwa, wenn ein Meilenstein schneller erreicht und die weitere Planung nicht entsprechend angepasst wurde. Daher sollte ein Projektplan für alle einsehbar sein, immer wieder auf den Prüfstand gestellt und, wenn nötig, angepasst werden können.    
• Mangelnde Kommunikation: Ein detaillierter Projektplan ersetzt keine Kommunikation. Führungskräfte und Teammitglieder sollten sich also nicht „zurücklehnen“. Selbst wenn Aufgaben und Abläufe genau definiert sind, müssen sich die Projektbeteiligten untereinander austauschen. Sonst geht wichtiges Wissen und irgendwann auch der Teamgeist verloren. Außerdem ist regelmäßiges Feedback wichtig, um Prozesse zu optimieren, Konflikte zu lösen oder die Produktivität zu steigern.
• Zusammenstellung eines Projektteams: Warum ist es so wichtig, Projektbeteiligte auch nach ihrer Verfügbarkeit auszuwählen? Wenn sich die Teamzusammensetzung ständig ändert – etwa, weil Urlaubszeiten oder andere Projekte bei der Planung vergessen wurden –, verzögert das den Ablauf und verursacht Mehrkosten, zum Beispiel durch das Onboarding neuer Mitarbeitender.

Wie ein Projektplan aussehen kann

Einfache Projekte lassen sich mit Stift und Papier oder am Whiteboard planen. Besser ist jedoch ein digitaler Projektplan, denn er lässt sich jederzeit anpassen, ist intuitiv gestaltet und für alle einsehbar – auch im Home-Office. Viele Tools bieten Automatisierungen, um beispielsweise Teammitglieder an bevorstehende Deadlines und Aufgaben zu erinnern, was vor allem bei langen, komplexen Projekten von Vorteil ist.

Einfache Übersicht mit Excel und Co.

Skizziere dein Projekt zunächst grob und sammle die Aufgaben in einer Excel Tabelle, in einem Google Doc oder auf einem digitalen Whiteboard wie Miro. Sobald du den Projektzeitplan, das Budget und dein Projektteam festgelegt hast, kannst du die Daten in die Excel Tabelle oder das Google Doc eintragen. Lege jeweils eine Spalte pro Kategorie an, zum Beispiel Spalte A für „Aufgabe“, Spalte B für „Startdatum“, Spalte C für „Enddatum“, Spalte D für „Dauer“, Spalte E für „Verantwortliche:r“, Spalte F für „Budget“ und Spalte G für „Identifikationsnummer“ (letztere ist sehr hilfreich, um Aufgaben jederzeit zuordnen zu können).

Projektablaufplan als Gantt-Diagramm

Aus diesen Daten kannst du deinen digitalen Projektplan erstellen, zum Beispiel als Balken- bzw. Gantt-Diagramm, für das du nur eine App brauchst. Das Diagramm stellt eine Art Kalender oder Zeitstrahl dar, bei der du zeilenweise Aufgaben eintragen kannst. Die Länge der „Aufgabenblöcke“ entspricht dem jeweiligen Zeitabschnitt im Kalender. Verändert sich etwas im Projektablauf, lassen sich die Aufgabenblöcke anpassen oder verschieben. Außerdem kannst du je nach Kategorie unterschiedliche Farben nutzen, Verantwortliche zuweisen und vieles mehr. Wenn du einen detaillierten Meilensteinplan hast, kannst du diesen ebenfalls ins Gantt-Diagramm integrieren. Gerade bei längeren Projekten, bei denen vieles parallel abläuft, hilft dieses Format, den Überblick zu bewahren. Projektmanagement-Tools für komplexe Aufgaben

Alternativ kannst du den Projektplan in ein digitales Projektmanagement-Tool übertragen. Das ist besonders praktisch, wenn dein Projekt viel Kommunikation erfordert und Aufgaben sehr komplex sind. Bei Trello, einer Art Kanban-Board, kannst du zum Beispiel beliebig viele Spalten für einzelne Projektschritte festlegen und Karten für Teilaufgaben erstellen. Der Vorteil der Karten: Sie bieten viel Platz für Briefings, außerdem kannst du Deadlines mit automatischen Erinnerungen einstellen, Teammitglieder zuweisen, Checklisten anlegen, Dokumente hochladen oder verlinken und Labels nutzen. Ändert sich der Status einer Aufgabe, verschiebst du sie per Drag & Drop in eine andere Spalte.

Agil, klassisch oder hybrid? Welche Art von Projektplan am besten passt

Beim Projektmanagement kannst du klassische, agile oder eine Kombination aus beiden Methoden nutzen. Entsprechend sieht auch deine Projektplanung aus.

Die klassische Methode: Klassisches Projektmanagement hat den Vorteil, dass Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten klar strukturiert und weit im Voraus geplant sind. Projektschritte laufen nicht parallel, sondern finden nacheinander statt. Die Herausforderung liegt darin, dass sie Flexibilität und spontane Änderungen Format nicht zulässt, Planungsfehler werden hier Schritt für Schritt „mitgeschleppt“.

Die Projektschritte – auch Sprints – gehören zu den Vorteilen des agilen Projektmanagements. Agiles Projektmanagement wird weniger lange im Voraus geplant und nach Vollendung direkt das Ergebnis ausgewertet. So können Projektteams einfacher auf veränderte Anforderungen oder Umstände reagieren. Diese flexible Struktur passt nicht zu allen Projektteams oder Mitarbeitenden und erfordert daher viel Kommunikation.

Das hybride Projektmanagement ist ein guter Mittelweg, denn nach Bedarf lassen sich unterschiedliche Methoden kombinieren und die Projektplanung individuell gestalten. Die Herausforderung hier: Dein Projektteams sollte mit vielen unterschiedlichen Methoden vertraut sein. Zudem braucht es Zeit, die richtige Kombination zu finden.

Diese Vorteile hat ein perfekten Projektplan zu erstellen

Von einem detaillierten Projektplan profitiert das gesamte Unternehmen:

• Führungskräfte oder Project Leads sparen Zeit, da sie die vielen Aspekte eines Projekts bereits ausgearbeitet und im Projektplan festgehalten haben. Sie müssen weniger erklären und kontrollieren, was vor allem bei Remote-Arbeit von Vorteil ist. Leads können ihre Führungskompetenzen so gezielter einsetzen, zum Beispiel bei Konflikten oder zur Motivation.  

• Teammitglieder können ihr Zeit- und Selbstmanagement verbessern, da der Projektablauf visualisiert, Start- und Enddaten festgelegt und Aufgaben klar verteilt sind. Das erhöht ihre Selbstwirksamkeit, sorgt für mehr Produktivität und zahlt auf die Motivation ein. Wenn alle Klarheit über ihre Rolle im Projektteam sowie die Projektziele und Anforderungen haben, fördert das eine produktive Teamarbeit und in Folge auch den Teamspirit.
• Das Unternehmen profitiert von einem besseren Kostenmanagement, da vorab definierte Budgets, Meilensteine und Verantwortliche für eine effektive Projektarbeit sorgen und Risiken mindern. Eine gute Planung verhindert, dass Projekte unnötig in die Länge gezogen und zusätzliche Ressourcen angezapft werden müssen. Und die festgelegten Kennzahlen messen nicht nur den aktuellen Projekterfolg, sondern helfen Unternehmen, auch die zukünftige Projektplanung anhand von Erfahrungswerten zu optimieren.  

Projekt- und Meilensteinplanung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Ganz gleich, wie lang oder komplex ein Projekt ist: Ein Projektplan hat viele Vorteile und bietet eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit. Mithilfe digitaler Tools und unterschiedlicher Methoden kannst du genau den Projektplan erstellen, der zu deinem Projekt passt. Wichtig ist, sich ausreichend Zeit für die Planungsphase zu nehmen und vom Budget bis zu den Teammitgliedern alles genau durchzudenken.

Zu starr sollte die Planung jedoch nicht sein, denn im Projektverlauf kann sich jederzeit etwas ändern. Neben Flexibilität spielt Kommunikation eine wesentliche Rolle. Projektbeteiligte müssen sich regelmäßig austauschen und absprechen können – nur so lassen sich Planungsfehler entdecken, Fragen klären und der Teamgeist stärken. Mit einem Projektplan sicherst du nicht nur den Projekterfolg. Das ganze Unternehmen profitiert, zum Beispiel durch ein verbessertes Zeitmanagement.