Effektivere Zusammenarbeit, weniger Meetings: Wie du deine Projekt-Teams mit Slack aufeinander abstimmst
Produktivität

Effektivere Zusammenarbeit, weniger Meetings: Wie du deine Projekt-Teams mit Slack aufeinander abstimmst

Nutze leistungsstarke Funktionen optimal, damit alle Updates teilen können und auf dem Laufenden bleiben

Autor: Andrew Dudley3. August 2021Illustration von Giacomo Bagnara

Ein gut vorbereitetes Meeting ist eine bewährte Methode, um Ideen auszutauschen, Klarheit und Alignment zu erreichen und die Mitglieder deines Projekt-Teams auf den erfolgreichen Abschluss eines Projekts einzustimmen. Aber wenn Meetings weder gut geplant noch produktiv sind, dann richten sie manchmal mehr Schaden an als dass sie helfen, weil sie dein Projekt-Team vom Wesentlichen ablenken.

Daher verwundert es nicht, dass viele der Teilnehmer und Teilnehmerinnen an einer aktuellen Umfrage angegeben haben, dass sie sich weniger, aber dafür effektivere Meetings wünschen. Außerdem wünschen sie sich die Flexibilität, von überall aus arbeiten und sich ihre Zeit selbst einteilen zu können. Tatsächlich zeigt eine neue Studie des Future Forum, dass 76 % der Wissensarbeiterinnen und Wissensarbeiter sich die Freiheit wünschen, ihren Arbeitsort selbst festzulegen, während 93 % sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen wollen. Kurzum: Sie wünschen sich, dass ihre Arbeitgeber einen Digital-first-Ansatz verfolgen.

Mit Slack können Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben zu arbeiten, wann und wo es für sie am besten ist, und gleichzeitig die Flexibilität, Inklusivität und Zusammengehörigkeit beizubehalten, die für ihren Erfolg entscheidend ist. Slack ist die zentrale Schnittstelle, über die das gesamte Projekt-Team Updates austauschen und auf dem Laufenden bleiben kann, ohne dass dazu zusätzliche Meetings erforderlich sind. Hier einige Beispiele dafür, wie Slack deine Projekte am Laufen hält – egal, wo und wann dein Projekt-Team arbeitet.

Immer auf dem neuesten Stand bleiben – egal, wann und von wo aus

Mit Slack können hybride Projekt-Teams (aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sowohl im Büro als auch im Home-Office arbeiten) auf persönliche Meetings verzichten und bleiben trotzdem immer auf dem neuesten Stand. Anstatt sich jede Woche einmal zu einer festen Zeit in einem Konferenzraum zu treffen, können Teammitglieder in Slack-Channels Updates teilen und sich austauschen – egal, wo sie sich gerade befinden. Channels sind der ideale Ort, um Updates zu teilen, Brainstorming-Sitzungen zu veranstalten und Unterhaltungen in durchsuchbaren Threads zu archivieren.

„Projekt-Teams, die früher klassische Statusbesprechungen abgehalten haben, nutzen jetzt Slack-Channels, um sich zwischendurch kurz zu besprechen. Das ist eine tolle Lösung, um optimale Transparenz zu gewährleisten, auch wenn alle an verschiedenen Orten sind.“

Kristin GeyerGlobal Head of Internal Communications, Wayfair

Updates im eigenen Tempo geben und erhalten

Updates im eigenen Tempo geben und erhalten

 

Du kannst Standup-Meetings und Team-Check-ins in Slack erledigen, sodass Teammitglieder unabhängig von ihrem Arbeitsort über alle Updates in einem übersichtlichen Thread auf dem Laufenden gehalten werden. Auf diese Weise können sich alle in ihrem eigenen Tempo darüber informieren, woran die anderen gerade arbeiten, und zwar ohne dazu alle Terminkalender miteinander synchronisieren zu müssen. Ganz nebenbei entsteht dabei außerdem ein durchsuchbarer Verlauf sämtlicher Aufgaben, was dazu beiträgt, doppelte Arbeit zu verhindern.

Mit Slacks Workflow-Builder lassen sich ganz ohne Programmieraufwand automatisierte Anweisungen erstellen, die die Teammitglieder auffordern, täglich oder wöchentlich ein kurzes Update zu geben. Mehr als 2,6 Millionen Benutzer und Benutzerinnen nutzen Workflows in Slack, wobei 80 % derjenigen, die Workflows erstellen, über keinen technischen Hintergrund verfügen. Slack lässt sich darüber hinaus in Apps integrieren, die deine Teamarbeit noch mehr automatisieren können, z. B. Polly, Standup.ly und Geekbot. Diese Apps und Funktionen sind mit freundlichen Assistenten vergleichbar, die dir helfen, routinemäßige Check-ins und Retrospektiven zu automatisieren, damit das gesamte Projekt-Team auf demselben Stand bleibt.

Neue Ideen und die Zusammenarbeit fördern

Feedback und Crowdsourcing-Ideen sind entscheidend für effektive Teamarbeit. Oft sind hierzu aber zusätzliche Meetings erforderlich, die das Arbeitstempo im Projekt-Team bremsen können.

Feedback in Slack einzufordern und auszutauschen, ist eine effektive Methode, um die Anzahl der zusätzlichen Meetings zu reduzieren und eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Du kannst Input aus deinem Projekt-Team und von funktionsübergreifenden Partnern über einfache und schlanke Prozesse in Slack einholen. Das beschleunigt die Entscheidungsfindung und sorgt für ein besser aufeinander abgestimmtes Vorgehen aller.

„Unser Projekt-Team verwendet Slack, um – beispielsweise beim Produkt oder den Markt betreffend – mit funktionsübergreifenden Partnern zusammenzuarbeiten und Feedback von Käufern so schnell wie möglich zu implementieren. Workflow-Builder bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis für uns.“

Jake ShackelfordOperations Lead, Shipt

Permanentes Feedback fördern

Permanentes Feedback fördern

 

Gute Ideen können überall und jederzeit entstehen. Und mit einem Digital-first-Ansatz hast du mehr Möglichkeiten als je zuvor, die Kreativität deines Projekt-Teams und deiner externen Partner optimal zu nutzen.

Wie wäre es z. B. mit einer virtuellen „Vorschlagsbox“ in Slack, um deinen Teammitgliedern permanent die Möglichkeit zu geben, jederzeit und auf informelle Art und Weise Feedback und Ideen auszutauschen. Hierzu könntest du eine Reihe von Channels mit „#feedback-“ als Channel-Präfix erstellen, z. B. #feedback-produkt für Produktvorschläge oder #feedback-marketing für Kampagnenvorschläge. Danach brauchst du in Workflow-Builder nur noch ein einfaches Formular zum Channel hinzuzufügen, in dem genau die Informationen abgefragt werden, die für die Prüfung von Feedback oder Ideen hilfreich sind. So können alle ganz einfach ihr Feedback geben, ohne darüber nachdenken zu müssen, an wen sie sich wenden können und welche Angaben benötigt werden.

Du kannst diesen Feedback-Prozess über Workflows in Slack Connect-Channels – die sichere Art der Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Unternehmen – sogar auf Personen außerhalb deines Unternehmens ausdehnen. Mit Hilfe genau dieser Methode bietet das Customer Success-Team von Slack unseren Kunden eine einfache Möglichkeit, Probleme anzusprechen und Vorschläge zu unterbreiten.

Echtzeit-Input durch einfache, ansprechend gestaltete Umfragen

Echtzeit-Input durch einfache, ansprechend gestaltete Umfragen

 

Bei anstehenden Entscheidungen ist es mit Slack ganz einfach, in Echtzeit Input einzuholen, z. B. durch eine schnelle Umfrage unter deinen Teammitgliedern zu einem Marketing-Vermögenswert oder durch das Erfassen von Kundenfeedback zu einem neuen Produkt oder Service.

Apps wie Simple Poll, Polly und Qualtrics sprechen Benutzerinnen und Benutzer auf Augenhöhe an, wenn diese bereits in Slack zusammenarbeiten, und fragen ihr Feedback durch einfach und ansprechend gestaltete Umfragen ab. Tatsächlich berichten die Benutzer und Benutzerinnen von Polly von einer 7- bis 10-fach kürzeren Reaktionszeit im Vergleich zu herkömmlichen Umfragen, wenn sie diese über Slack beantworten. Viele dieser Apps bieten eine Vielzahl von individuell einsetzbaren Umfragefunktionen, wie z. B. Anonymität, verborgene Ergebnisse, Planungsfunktionen, Erinnerungen, ereignisbasierte Umfragen, Vorlagen usw.

Unterhaltungen und Tools aufeinander abstimmen

Wenn nicht alle Mitglieder eines Projekt-Teams Zugriff auf dieselben Informationen haben, kann dies zu einer mangelnden Abstimmung führen. Möglicherweise verfügen einige Personen nicht über die Lizenzen für ein bestimmtes Tool oder wurden in einem E-Mail-Thread nicht in CC gesetzt. Derartige Unregelmäßigkeiten können schnell zu Missverständnissen und Ineffizienz führen.

In Slack ist Zusammenarbeit durch Transparenz gekennzeichnet. Offene Channels sind für alle zugänglich, und die Mitglieder von Geschlossenen Channels werden deutlich sichtbar aufgelistet, sodass es nicht schwerfällt, die richtigen Personen auf dem Laufenden zu halten. Hinzu kommt, dass Nachrichten, Dateien und Channels durchsucht und gefiltert werden können, damit die gesuchten Informationen für alle schnell und einfach zugänglich sind.

„Wenn Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter und Marketing-Fachleute nach bestimmten Inhalten suchen, schauen sie zuerst in Slack nach. Mit Hilfe einer schnellen Aktion in Slack rufen wir alle Highspot-Inhalte ab, die wir benötigen.”

Julia LancasterContent Strategist, Dow Jones

Relevante Slack-Inhalte über deine Tools bereitstellen

Relevante Slack-Inhalte über deine Tools bereitstellen

 

Slack ist der zentrale Ort, an dem dein Projekt-Team neue Ideen entwickelt, Probleme löst, anstehende Schritte skizziert und Maßnahmen umsetzt. Jede Unterhaltung enthält umfassenden Kontext dazu, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist. So entsteht ein digitales Profil davon, wie dein Projekt-Team ein bestimmtes Projekt ins Leben gerufen hat.

Du kannst all diese Slack-Nachrichten in deinen Aufzeichnungssystemen erfassen, indem du sie mit Salesforce-Opportunities, Zendesk-Tickets, Asana- oder HubSpot-Tasks usw. verknüpfst.

Hierdurch erhalten alle dieselbe Sicht auf ein Projekt– egal, ob sie schon seit Monaten daran arbeiten oder gerade erst zum Projekt-Team gestoßen sind. Zudem kannst du in dieser Wissensdatenbank jederzeit umfassende Hintergrundinformationen zu jeder Entscheidung, jedem Update und jeder Aufgabe finden.

Wichtige Informationen über Tools abrufen, ohne Slack zu verlassen

Wichtige Informationen über Tools abrufen, ohne Slack zu verlassen

 

Der anstrengendste Teilaspekt eines Arbeitstages besteht jedoch in dem permanenten Kontextwechsel, also dem Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Browsertabs, der Teilnahme an einer ganzen Reihe von Meetings und dem Umgang mit mehreren Unterhaltungen gleichzeitig.

Dank tausenden von Integrationen beliebter Apps und Services können Projekt-Teams Informationen erfassen, sie nutzen und teilen – und zwar mit Hlfe der Tools, die sie tagtäglich nutzen und ohne Slack verlassen zu müssen. Durch die Einbindung von täglich genutzten Apps wird Slack zur zentralen Schnittstelle, die den Zugriff auf alle entscheidenden Informationen ermöglicht. Warum das gesamte Analytik-Dashboard öffnen, wenn du nur ein paar Schlüsselstatistiken brauchst? Oder dein CRM-Tool starten, wenn du lediglich eine Kurzinfo zu einem Lead benötigst? Du kannst alle diese Informationen blitzschnell innerhalb von Slack abrufen.

Hier einige Beispiele dafür, wonach du in einem Channel suchen und was du teilen kannst: Salesforce- oder HubSpot-Objekte, Wissensdatenbankartikel von Guru oder Stack Overflow, Highspot-Inhalte und sogar die perfekte Antwort per GIF.

Durch die Nutzung der vielen praktischen Funktionen von Slack, z. B. der anpassbaren Workflows und leistungsstarken Integrationen mit beliebten Apps, kannst du die Anzahl ineffizienter Meetings reduzieren. So haben deine Projekt-Teams mehr Zeit, bestmöglich zu arbeiten.

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