コラボレーションを強化して会議を削減 : Slack でチームの方向性を揃えるには

事前にしっかり計画された会議は、アイデアを共有し、認識と方向性を統一して、プロジェクトの成功に向かってチームが一丸となるうえで実際に効果のある方法です。ただその会議が計画不足で非生産的なものであれば、役に立つどころか実際には支障となり、チームの貴重な集中力を奪ってしまいます。

最近の調査で、より少ない回数で効果的な会議を望んでいる人が多いという結果が出たのも不思議ではありません。またその調査では、場所を問わず自分のタイミングで仕事を進められる柔軟性が求められていることもわかりました。実際、最近の Future Forum の調査によると、ナレッジワーカーの 76% が働く場所の自由を求め、93% が柔軟なスケジュールで仕事をしたいと考えています。つまり、従業員は企業にデジタルファーストなアプローチを求めているということです。

企業が Slack を使えば、チームが成果を上げるのに必要な柔軟性、包括性、つながりのすべてが実現する一方で、従業員はそれぞれベストな時間と場所で仕事を進められるようになります。さらにチーム全体が最新情報を 1 か所で共有することができるため、余分な会議を開く必要がありません。ここでは、チームが場所や時間を問わず仕事を進めるための Slack 活用法をいくつか紹介します。

自分にベストなタイミングで情報を素早く把握

Slack を使うと、リモート勤務者とオフィス勤務者が混ざったハイブリッドチームが、対面での会議を行わずとも方向性を揃えられます。メンバーは毎週決まった時間に会議室に集まるのではなく、世界のどこにいても Slack チャンネルで最新情報を共有し、戦略を練ることができます。チャンネルでは最新情報の共有やオンラインでのブレストセッションの開催ができるほか、スレッドに残った会話の検索も可能です。

自分のペースで最新情報をやり取り

 

毎日のスタンドアップ・ミーティングや進捗確認を Slack に移行すれば、東京にいるメンバーもトロントにいるメンバーも、それぞれのタイミングで同じスレッドに最新状況を共有することができます。誰もが自分のペースで同僚の状況を把握することができ、全員の予定を調整する手間や苦労もありません。また全員のタスクが蓄積されてあとから検索できるため、仕事の重複防止にもつながります。

Slack のワークフロービルダーを使えば、メンバーが毎日または毎週の進捗を手軽に入力できる自動プロンプトをコーディングなしに作成することができます。Slack のワークフローは 260 万以上のユーザーに利用されており、ワークフローを作成者の 80% は技術的な知識を持たない人たちです。さらに Slack は、Polly、Standup.ly、Geekbot など、チームワークの自動化をさらに進めるアプリとも連携しています。これらのアプリや機能を味方にすれば、定期的な進捗確認や振り返りを自動化し、チームが同じ認識を共有できるようになるでしょう。

新たなアイデアやコラボレーションを刺激

効果的なチームワークに欠かせないのは、フィードバックをもらったり、アイデアを求めたりすることです。しかし多くの場合それによって会議が増え、チームのスピードが低下してしまいます。

会議を増やさずよりよいコラボレーションを促進するためには、Slack を使ったフィードバックのやり取りが非常に効果的です。Slack のシンプルかつ手軽なプロセスを通じて、チームや他部門のパートナーから情報を集められるため、速やかに意思決定を行い、足並みを揃えて進んでいくことができます。

いつでもフィードバックを共有

 

よいアイデアは、いつでも、どこからでもやって来ます。そして、デジタルファーストのアプローチでは、チームメンバーや社外パートナーの創造性をかつてないほど柔軟に引き出すことが可能です。

Slack 上にバーチャルな「ご意見箱」を作って、メンバーの都合がよい時にフィードバックやアイデアを気軽に共有できるようにしてみましょう。まず「#feedback-」のプレフィックスをつけたチャンネルをいくつか作成します。例えば、製品に関するアイデアは #feedback-製品、キャンペーンに関する提案は #feedback-マーケティングといった具合です。次に、ワークフロービルダーを使ってチャンネルに簡単なフォームを追加しましょう。その際、どんな情報を求めているのかわかるようにしておきましょう。それによって、共有すべき相手や内容について迷うことなく、誰でも簡単に自分の意見を共有することができます。

このフィードバックプロセスは、Slack コネクトチャンネルのワークフローを通じて社外のメンバーにも拡大することができます。Slack コネクトは、外部オーガナイゼーションと安全にやり取りやコラボレーションができる方法です。例えば Slack のカスタマーサクセスチームでは、ユーザーの皆さまが感じる課題や新たなアイデアを手軽に共有してもらえるようにしています。

シンプルで興味をそそる投票でリアルタイムに意見を収集

 

何かを決めたい時、Slack なら手軽にリアルタイムで意見を集めることができます。新しいマーケティングアセットについてチームに素早く投票を求めたり、新製品やサービスについて顧客からフィードバックを集めたりするのも簡単です。

Simple Poll、Polly、Qualtrics などのアプリを使うと、ユーザーが Slack で仕事を進めるその場所で興味をそそる投票やアンケートを実施して、フィードバックをスムーズに集めることができます。実際に Polly のユーザーは、Slack で投票を送信した場合、従来のアンケートとよりも 7～10 倍速く回答したことがわかりました。これらのアプリの多くは、匿名性、結果の非表示、スケジュール設定、リマインダー、イベントトリガー型アンケート、テンプレートなど、さまざまなニーズに合う投票機能を備えています。

会話とツールを 1 つに

チームの全員が同じ情報にアクセスできないと、チームの方向性がずれてしまいます。ツールのライセンスがないとか、メールへの CC 漏れといったケースもあるでしょう。こうしたばらつきは、あっという間に混乱や効率低下を招きます。

Slack でのコラボレーションは透明性の高いものです。パブリックチャンネルは誰でも見ることができ、プライベートチャンネルのメンバーはわかりやすく表示されるため、必要な人との情報共有を簡単です。また、メッセージ、ファイル、チャンネルは検索やフィルタリングできるため、誰でもすばやく情報を見つけて共有することができます。

関連する Slack メッセージをよく使うツールと共有

 

Slack は、チームがアイデアを出し合い、問題を解決して、次のステップを特定してアクションを起こす場所です。それぞれの会話には意思決定の背景や経緯を含むため、チームがプロジェクト実現するまでの歩みが残ります。

また重要な Slack メッセージは、Salesforce の商談、Zendesk のチケット、Asana や HubSpot のタスクなどに添付して、普段使っている記録システムに取り込むことも可能です。

そうすれば、何か月も前からプロジェクトに参加している人でも、参加したばかりの人でも、皆が同じ情報を持てるようになります。さらに意思決定や更新、タスクに関する詳細を知りたい時は、プロジェクトのアーカイブを掘り起こせばよいでしょう。

Slack 上でよく使うツール内の重要情報を直接利用

 

普段の仕事で最も疲れることの 1 つは、ブラウザのタブの切り替えや、さまざまな会議への出席、複数の会話の同時進行など、コンテキストの切り替えです。

Slack なら、何千もの人気アプリやサービスとのインテグレーションを備えているため、チームは最も信頼しているツールに Slack 上でアクセスし、情報を共有・保存することができます。普段使うアプリをつなげることで、Slack は重要情報に 1 か所でアクセスできるホームとなります。いくつかの統計数字が必要な時に、アナリティクスダッシュボードをすべて開く必要も、見込み客のサマリーを見るために CRM ツールを起動する必要もありません。そうした情報は Slack 上でさっと確認できるからです。

チャンネルで調べたり、共有したりできるもののアイデアとしては、Salesforce や HubSpot のオブジェクト、Guru や Stack Overflow のナレッジベース記事、Highspot のコンテンツ、さらには返信に使うのにぴったりの GIF などが挙げられます。

カスタマイズ可能なワークフローや人気アプリとの強力なインテグレーションなど、Slack の便利な機能を活用すれば、効率の悪い会議を減らすことができます。そうすれば、チームは仕事に集中して最高の成果を上げることができるでしょう。