Coordonnez vos équipes avec Slack pour renforcer la collaboration et limiter les réunions
Productivité

Coordonnez vos équipes avec Slack pour renforcer la collaboration et limiter les réunions

Exploitez des fonctionnalités puissantes pour partager les mises à jour et rester informé.

Auteur : Andrew Dudley3 août 2021Illustration par Giacomo Bagnara

Une réunion bien préparée est un moyen efficace de partager des idées, de gagner en compréhension, de se coordonner et de motiver une équipe pour mener à bien un projet. Mais une réunion mal planifiée et peu productive peut être dommageable et faire perdre un temps précieux à l’équipe entière.

Sans surprise, une enquête récente montre que bon nombre de salariés souhaitent que les réunions soient moins nombreuses, mais plus efficaces. Ils veulent également davantage de flexibilité pour travailler de n’importe où, aux horaires qu’ils choisissent. Une étude récente du Future Forum révèle en effet que 76 % des actifs souhaitent davantage de flexibilité concernant leur lieu de travail, et 93 % souhaitent avoir des horaires flexibles. En clair, ils veulent que leurs employeurs adoptent une approche axée sur le numérique.

Grâce à Slack, les entreprises peuvent donner à leurs collaborateurs les moyens de travailler de l’endroit et aux horaires qui leur conviennent le mieux, tout en garantissant la flexibilité, l’inclusivité et les relations dont ils ont besoin pour réussir. Slack propose un emplacement centralisé permettant à toute l’équipe de partager des informations et de se coordonner, sans organiser de réunions supplémentaires. Voici quelques manières dont Slack permet aux équipes d’optimiser leur travail, où qu’elles se trouvent et quels que soient les horaires de chacun.

Tenez-vous informé(e) à votre rythme

Slack permet aux équipes hybrides (avec des membres au bureau et en télétravail) de remplacer les réunions en face à face, tout en restant coordonnées. Au lieu de tous se réunir toutes les semaines dans la salle de conférence, les membres peuvent échanger des informations à distance et s’accorder sur une stratégie dans des canaux Slack. Les canaux forment un espace qui permet d’échanger des informations, d’organiser des sessions de brainstorming et d’organiser les conversations en fils de discussion avec un historique consultable.

« Les équipes qui organisaient les points d’avancement en présentiel le font désormais dans les canaux Slack. C’est une excellente façon de rester transparent quand toute l’équipe est dispersée. »

Kristin GeyerDirectrice mondiale des communications internes, Wayfair

Partagez et échangez des informations à votre rythme

 

Vous pouvez organiser vos points d’équipe quotidiens dans Slack pour que vos collaborateurs puissent partager leurs informations à leur rythme de manière organisée dans un fil de discussion, qu’ils soient à Rotterdam ou à Rio. Tous les salariés peuvent consulter les informations partagées par leurs collègues, sans avoir à se mettre en quatre pour organiser une réunion qui convienne à l’emploi du temps de chacun. Et, par la même occasion, l’équipe constitue ainsi un historique consultable des tâches de chacun pour éviter les duplications.

Grâce au générateur de flux de travail de Slack, vous pouvez créer des messages automatisés, qui invitent les salariés à faire un point rapide chaque jour ou chaque semaine, le tout sans recourir au code. Plus de 2,6 millions de personnes utilisent des flux de travail dans Slack, et 80 % de ces utilisateurs n’ont pas de compétences techniques particulières. Slack s’intègre également à des applications qui vous permettent d’automatiser votre travail en équipe, comme Polly, Standup.ly ou Geekbot. Ces applications et ces fonctionnalités sont là pour vous aider à automatiser les mises au point et récapitulatifs récurrents pour que votre équipe soit toujours sur la même longueur d’onde.

Encouragez les idées et la collaboration

Pour un travail d’équipe efficace, il est essentiel de recueillir les avis et de croiser les idées de manière participative. Néanmoins, cela se traduit souvent par une augmentation du nombre de réunions, qui ralentissent le travail.

Vous pouvez utiliser Slack pour solliciter et partager les avis afin d’encourager la collaboration sans organiser de réunions supplémentaires. Grâce à des processus simples et légers, vous pouvez collecter les retours de votre équipe et de vos partenaires transverses afin de prendre des décisions plus rapidement et d’avancer ensemble.

« Notre équipe utilise Slack avec nos partenaires transverses, comme ceux des opérations produit ou de marché pour intégrer les retours des acheteurs aussi rapidement que possible. Le générateur de flux de travail nous fait gagner beaucoup de temps. »

Jake ShackelfordResponsable des opérations, Shipt

Encouragez les retours en continu

Encouragez les retours en continu.

 

Les bonnes idées peuvent venir de n’importe où, et une approche axée sur le numérique vous permet de favoriser de manière flexible la créativité, tant chez vos collègues que chez vos partenaires externes.

Créez une boîte à idées virtuelle dans Slack pour proposer aux salariés un moyen continu de partager leurs avis et suggestions. Commencez par créer une série de canaux utilisant le préfixe « #commentaires », comme #commentaires-produits pour les idées sur les produits, ou #commentaires-marketing pour les suggestions concernant les campagnes. Ensuite, utilisez le générateur de flux de travail pour ajouter un formulaire simple à ces canaux, indiquant le type d’informations utiles à fournir pour faciliter le passage en revue des commentaires ou des idées. Chacun peut facilement partager son point de vue, sans devoir déterminer qui contacter ou quelles précisions fournir.

Vous pouvez étendre ce processus aux personnes extérieures à votre entreprise, par le biais de flux de travail dans des canaux Slack Connect, le moyen sécurisé de communiquer et de collaborer avec des partenaires externes. L’équipe Succès client de Slack, par exemple, propose aux clients une solution simple pour partager les aspects problématiques et les nouvelles idées.

Des sondages simples pour recueillir des avis en temps réel

 

Lorsque vous avez besoin de prendre une décision, Slack vous permet de recueillir facilement des avis en temps réel, qu’il s’agisse d’organiser un sondage rapide au sein de votre équipe sur un nouveau support marketing, ou de collecter les retours de vos clients sur un nouveau produit ou service.

Avec des applications comme Simple Poll, Polly ou Qualtrics, vous pouvez recueillir l’avis de vos utilisateurs directement dans Slack en les invitant à participer à des enquêtes simples. En effet, les utilisateurs de Polly affirment observer des temps de réponse 7 à 10 fois plus rapides dans Slack qu’avec les enquêtes traditionnelles. Bon nombre de ces applications proposent diverses fonctionnalités de sondage adaptées à vos besoins, comme l’anonymat, les résultats masqués, la planification, les rappels, les enquêtes lancées suite à certains événements, ou encore des modèles.

Synchronisez vos conversations et vos outils

Les équipes peuvent perdre en efficacité si leurs membres n’ont pas accès aux mêmes informations. Il peut aussi bien s’agir d’utilisateurs qui ne disposent pas de licence pour un outil spécifique, que de personnes qui n’ont pas été mises en copie d’une conversation par e-mail. Cette asymétrie de l’information est source de confusion et nuit à l’efficacité.

Dans Slack, la collaboration est transparente. Les canaux publics sont ouverts à tous, et les membres des canaux privés sont clairement indiqués, ce qui permet de tenir facilement les bonnes personnes informées. De plus, vous pouvez aisément consulter l’historique des messages, fichiers et canaux et les filtrer pour trouver et partager rapidement des informations.

« Lorsqu’une personne de l’équipe commerciale ou de l’équipe marketing recherche du contenu, la première chose qu’elle fait, c’est de chercher dans Slack. Nous utilisons un raccourci dans Slack pour récupérer tout le contenu Highspot dont nous avons besoin. »

Julia LancasterStratégie de contenu, Dow Jones

Partagez des messages Slack avec vos outils

Partagez des messages Slack avec vos outils.

 

Slack permet à votre équipe de partager de nouvelles idées, de trouver des solutions, de définir la marche à suivre et de prendre des décisions. Chaque conversation contient des informations contextuelles qui permettent de comprendre comment une décision a été prise, ce qui renforce la traçabilité du développement de vos projets.

Vous pouvez capturer tous les messages Slack importants dans vos propres systèmes d’enregistrement en les attachant à des opportunités Salesforce, des demandes Zendesk, ou encore des tâches Asana ou HubSpot.

Ainsi, que vous travailliez sur votre projet depuis des mois ou que vous veniez à peine de le rejoindre, vous disposerez toujours des mêmes informations que vos collègues. De plus, vous pourrez explorer les archives d’un projet pour trouver des informations permettant de mieux comprendre une décision, une mise à jour ou une tâche.

Partagez les informations depuis vos outils sans quitter Slack

Partagez les informations depuis vos outils sans quitter Slack.

 

Enfin, changer régulièrement d’environnement est sans doute l’un des aspects les plus rébarbatifs d’une journée de travail. Vous devez en permanence jongler entre les onglets de votre navigateur, passer d’une réunion à l’autre, ou encore gérer plusieurs conversations en même temps.

Grâce à plusieurs milliers d’intégrations via les applications et services les plus populaires, les équipes peuvent accéder aux informations, les partager et les conserver dans les outils qu’elles utilisent le plus, le tout depuis Slack. En se connectant aux applications que vous utilisez au quotidien, Slack devient un espace centralisé unique, à partir duquel vous pouvez accéder à toutes vos informations importantes. Vous n’avez plus besoin d’ouvrir un tableau de bord analytique en entier si vous n’avez besoin que de quelques données essentielles, et vous n’avez plus à lancer votre outil CRM si vous avez simplement besoin des données récapitulatives sur un lead. Désormais, vous pouvez accéder à ces informations rapidement depuis Slack.

Voici quelques exemples de données que vous pouvez consulter et partager dans un canal : objets Salesforce ou HubSpot, articles de base de connaissances Guru ou Stack Overflow, contenu Highspot, et même vos GIF de réaction favoris.

En tirant parti des nombreuses fonctionnalités utiles de Slack, des flux de travail personnalisables aux intégrations puissantes avec les applications les plus populaires, vous pouvez gagner en efficacité sans devoir organiser des réunions superflues. Ainsi, vos équipes gagneront un temps précieux, qu’elles pourront consacrer aux tâches les plus importantes.

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