Home-Office: Mit diesen Tipps profitieren alle

Produktives Arbeiten im Home-Office? Das war für viele Unternehmen lange kaum vorstellbar. Inzwischen ist es aus dem Arbeitsalltag vieler kaum wegzudenken. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung konnte das Home-Office sein volles Potenzial entfalten – von virtuellen Meetings bis hin zu Tools für digitale Zusammenarbeit. Heute gehören flexible Arbeitsmodelle zu den wichtigsten Kriterien für Mitarbeiterzufriedenheit und die Suche nach neuen Talenten. Wie Unternehmen Home-Office-Arbeit ermöglichen können und was sie dabei beachten sollten, erfährst du hier.

Was heißt Home-Office?

Home-Office bedeutet wörtlich übersetzt zwar „Heimbüro”, beschreibt jedoch in erster Linie eine Arbeitsform, bei der Angestellte ihre Aufgaben von zuhause erledigen. Manche haben ein separates Arbeitszimmer, andere sitzen in der Küche oder am Schreibtisch im Wohnbereich – je nachdem, wie die Gegebenheiten vor Ort aussehen.

Home-Office wird oft auch als Remote Work bezeichnet, allerdings unterscheiden sich die Begriffe. Remote Work kann zuhause stattfinden, muss es aber nicht. Es handelt sich um eine ortsunabhängige Arbeitsform, die oft von Selbstständigen genutzt wird. Sie arbeiten beispielsweise im Café, in einer fernen Stadt oder auf einem anderen Kontinent. Auch Angestellte, zum Beispiel in der Unternehmensberatung oder im Content Marketing, arbeiten zunehmend mobil, um den Job etwa mit einer längeren Auslandsreise zu verbinden.

Home-Office Arbeit kann viele Formen annehmen

Nicht nur die Generation Z legt Wert auf flexible Arbeitsmodelle. Auch ältere Mitarbeitende möchten ihre Work-Life-Balance verbessern, indem sie beispielsweise mehrmals die Woche aufs Pendeln verzichten und von zuhause arbeiten können. Unternehmen, die diesen Wünschen nachkommen, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber für neue Talente und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit in der Belegschaft. Das Wort der Stunde ist dabei Flexibilität, denn Home-Office kann ganz unterschiedlich aussehen:

• Beim Home-Office in Vollzeit arbeiten Angestellte oder Freelancer ausschließlich von zuhause aus. Präsenzzeiten im Büro gibt es nicht. Sie sind per E-Mail, Telefon oder über Online-Kollaborationstools wie Slack in Kontakt mit anderen Teammitgliedern.
• Das alternierende Home-Office – auch hybrides Arbeitsmodell genannt – ist eine Mischform, bei der Mitarbeitende an einigen Tagen vor Ort und die restliche Zeit im Home-Office arbeiten. Die Aufteilung kann ganz unterschiedlich aussehen, zum Beispiel Montag und Mittwoch Büro- sowie Dienstag, Donnerstag und Freitag Heimarbeit.
• Im mobilen Home-Office arbeiten vor allem Angestellte und Freelancer, die viel reisen. Sie erledigen ihre Aufgaben überall dort, wo es WLAN gibt, zum Beispiel in der Bahn, am Flughafen, im Co-Working-Space oder bei einem Partnerunternehmen.

Tipp: Einige digitale Tools bieten dir die Möglichkeit, dein digitales Büro auf einer Art zentralen Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit zu organisieren. Meist gibt es einen Leitfaden für Home-Office mit Tools wie Slack, in denen du erfährst, welche Funktionen diese Tools bieten, wie du sie richtig anwenden und bei deiner Arbeit im Home-Office einfach nutzen kannst.

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Die Vorteile von Home-Office für Unternehmen

Mit der Pandemie hat sich das Verhältnis zum Home-Office in Deutschland verändert. Mitarbeitende bleiben statistisch gesehen aktuell zwar nur an 1,4 Tagen pro Woche im heimischen Büro; das ist weniger als der internationale Durchschnitt. Doch laut einer Umfrage von Statista aus dem Jahr 2022 bevorzugen 65 Prozent der Angestellten das hybride Modell, 21,4 Prozent möchten sogar ausschließlich von zuhause arbeiten. Nur 13,6 Prozent der Befragten gehen lieber ins Büro. Unternehmen reagieren auf diesen Trend und zeigen sich zunehmend offen für das flexible Modell – und zwar nicht nur, um die eigene Arbeitgebermarke zu stärken. Die Vorteile des Home-Office sind zahlreich:

• Weniger Kosten: Unternehmen, die sich verkleinern, weil sie etwa weniger Arbeitsplätze bereitstellen müssen, können Ausgaben für Miete, Technik, Büroausstattung, Energie- und Wasserversorgung sowie Gebäudereinigung einsparen.
• Weniger Emissionen: Wenn Menschen teilweise von zuhause arbeiten, müssen sie nicht jeden Tag mit dem Auto zur Arbeit pendeln. Das spart CO2-Emissionen ein. Gleiches gilt etwa für die Beheizung von Gebäuden. Mit einem kleineren Büro oder weniger Arbeitsplätzen verringert sich der Verbrauch.
• Mehr Produktivität: Studien zufolge braucht das Gehirn etwa 23 Minuten, um sich nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Kein Wunder, dass Ablenkungen ein echter Produktivitätskiller sind und viel Zeit rauben. Im häuslichen Arbeitszimmer können sich Mitarbeitende oft besser konzentrieren und so ihre Arbeitsleistung steigern – sofern sie dort ungestört sind.
• Weniger Fehltage: Die Pandemie hat gezeigt, dass sich Krankheitserreger wie Corona- oder Grippeviren besser über räumlichen Abstand beherrschen lassen. So stecken sich weniger Menschen an und fallen bei der Arbeit nicht aus. Auch die flexible Zeitplanung kann Fehltage reduzieren: Statt einen ganzen Tag freizunehmen, kann die Arbeitszeit gestückelt werden, etwa von 7 bis 11 sowie von 15 bis 19 Uhr. Das schafft Freiräume für private Termine oder zur Erholung. 
• Bessere Work-Life-Balance: Zwischen 2004 und 2021 stieg die Zahl der Arbeitsunfähigkeitsfälle aufgrund von Burnout stark an. Anhaltender Stress und mangelnde Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind nur zwei der Gründe. Mit der Möglichkeit zum Home-Office können Unternehmen ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, die Work-Life-Balance zu verbessern – und damit langen Krankschreibungen entgegenwirken. Mehr Ausgleich wirkt sich zudem positiv auf die Mitarbeitermotivation, -zufriedenheit und -bindung aus.  

Um herauszufinden, wie die Umstellung auf Home-Office-Arbeit gelingen kann, können Unternehmen sowie Arbeitnehmer sich stets Tipps von erfahrenen und langjährigen Remote-Workern geben lassen.

Welche Vorteile das Home-Office für Mitarbeitende hat

Für die Mehrheit der Angestellten hat Heimarbeit bzw. das hybride Modell viele Vorteile:

• Mehr Zeit: Egal, ob der Arbeitsweg 15 oder 60 Minuten dauert – im Home-Office können Mitarbeitende auf die An- und Rückfahrt verzichten. Die gewonnene Zeit nutzen sie, um beispielsweise die Kinder zur Schule zu bringen, Sport zu treiben oder sich mit neuen Projektmanagement-Tools vertraut zu machen. 
• Weniger Stress: Wenn die S-Bahn ausfällt oder sich die Autos kilometerweit stauen, geht bei vielen Menschen der Stresspegel hoch. Nicht so im Home-Office: Zugverspätungen, Verkehrschaos, Baustellenlärm und Hektik bleiben vor der Tür – und der Tag beginnt entspannt.
• Geringere Kosten: Daheim können sich Angestellte die Ausgaben für Benzin oder die Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel sparen. Mit der Home-Office-Pauschale und anderen Steuervergünstigungen erhalten sie außerdem Geld vom Fiskus zurück.
• Flexiblere Zeitplanung und bessere Vereinbarkeit: Das Home-Office erlaubt Mitarbeitenden, Arzttermine oder Behördengänge wahrzunehmen, ohne dafür Urlaub einreichen zu müssen. Berufstätige Eltern und pflegende Angehörige haben mehr Flexibilität. Sie können vor- oder nacharbeiten, je nachdem, wie es ihr Terminkalender zulässt. Menschen haben zudem unterschiedliche Biorhythmen. Wer zum Beispiel gerne früh aufsteht, kann die Morgenstunden nutzen, ohne an Bürozeiten gebunden zu sein.
• Weniger Ablenkung: Viele Menschen arbeiten am heimischen Schreibtisch konzentrierter. Denn gerade in Großraumbüros ist viel Bewegung und die Geräuschkulisse groß. Zuhause fallen Gespräche zwischen Mitarbeitenden oder Telefonate mit Kunden, Tastaturklappern und andere Störfaktoren weg.

Mobiles Arbeiten im Home-Office oder von unterwegs bringt Herausforderungen mit sich

Manche Menschen fühlen sich im Büro motivierter, weil sie dort von ihren Teammitgliedern umgeben sind. Tatsächlich gehören mangelnder Austausch und Einsamkeit zu den wichtigsten Herausforderungen im Home-Office. Auch Selbst- und Zeitmanagement sind nicht jedem Menschen in die Wiege gelegt und zuhause lauern mitunter ganz andere Produktivitätskiller. Wer etwa kein separates Arbeitszimmer hat, kann die Grenze zwischen Beruf und Privatleben nicht so leicht ziehen – vor allem, wenn die Mitbewohnerin, der Partner oder die Kinder anwesend sind. Ganz davon abgesehen, dass die Arbeit am Laptop ohne zweiten Monitor und ergonomischen Bürostuhl auf Dauer Rückenschmerzen verursacht. 

Probleme bei der Heimarbeit bleiben meist länger unbemerkt als im Büro. Wenn etwa ein neuer Kollege mit einer Aufgabe nicht zurechtkommt und verloren auf den Bildschirm starrt, kann vielleicht seine Teamkollegin helfen, die ihm gegenüber sitzt. Im Home-Office ist das nicht möglich und die Hemmschwelle, nach Hilfe zu fragen, ist größer. Missverständnisse beeinträchtigen die Heimarbeit ebenfalls oder können zu Konflikten führen. Ineffiziente Prozesse, unklare Aufgaben und Isolation können im schlimmsten Fall zu einer stillen Kündigung führen. Unternehmen müssen einige Grundvoraussetzungen schaffen, damit die ortsunabhängige Zusammenarbeit gelingt. Dazu gehören:

• die technische Ausstattung wie Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus, Kamera, Headset oder Noise-Cancelling-Kopfhörer
• Büromöbel wie ein ergonomischer Stuhl und ein (höhenverstellbarer) Schreibtisch
• digitale Planungstools wie Kalender und To-do-Listen sowie Kommunikations-Software und Wissensdatenbanken
• Leitfäden, etwa für die harmonische Kommunikation, interne Tools und einheitliche Abläufe
• regelmäßige virtuelle Meetings und Feedback-Gespräche

Lies dazu auch die folgenden Tipps:

• Hybride Arbeit: Das Handbuch für flexibles Arbeiten
• 5 ways to enable asynchronous collaboration

Wie du produktives Arbeiten im Home-Office unterstützt

Unternehmen können ihre Mitarbeitenden mit der Möglichkeit zur Heimarbeit nicht nur langfristig binden, sondern auch ihre Produktivität steigern. Der Schlüssel liegt in der fortlaufenden Kommunikation zwischen Führungskräften und Teammitgliedern, die im heimischen oder mobilen Home-Office arbeiten. Die folgenden digitalen Tools ermöglichen und vereinfachen die Zusammenarbeit:

• Digitale Meetings, Konferenzen, sogar Events kannst du mit Software für Videokonferenzen wie Zoom oder Google+ Hangouts abhalten. Die meisten Tools stehen als mobile Apps, Web-Apps und Desktop-Version zur Verfügung, können also auf allen Geräten synchronisiert bzw. im Browser genutzt werden.
• Über Chat-Apps und Messenger-Dienste können Teammitglieder jederzeit mit dir in Kontakt treten und einfache Fragen klären – egal, in welcher Zeitzone sie sich befinden.
• Mit Anwendungen wie Voice Message oder Loom lassen sich komplexere Fragen auch bequem als Sprachnachricht oder Videobotschaft verschicken. Das spart Zeit, schafft Verbindung und ist eine gute Alternative zum Telefon, wenn etwa Gespräche in Echtzeit nicht möglich sind.
• Projektmanagement-Tools wie Trello, Monday oder Clickup sind essenziell, um Aufgaben, Teamrollen und Deadlines zu verwalten sowie Projektfortschritte zu messen. Automatisierungen wie Push-Nachrichten und Erinnerungen helfen dir dabei.

Zahlreiche Unternehmen setzen zudem auf cloudbasierte Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, da sich viele der oben genannten Anwendungen direkt integrieren lassen. So können Mitarbeitende zentral auf Video-, Chat- und Projektmanagement-Software zugreifen, ohne zwischen Benutzeroberflächen zu wechseln.

Außerdem gibt es mehrere Kommunikationskanäle wie Direktnachrichten, Gruppen-Chats und Videoformate, die Teammitglieder unkompliziert verbinden. Dokumente, Fotos, Videos und Bildschirmansichten können für die Projektarbeit einfach geteilt und wichtige Infos jederzeit aufgerufen werden.

Workflows ersetzen Routineaufgaben wie das Remote-Onboarding und erinnern automatisch an bevorstehende Termine. Als Führungskraft förderst du damit das Zeit- und Selbstmanagement, die Produktivität und den Zusammenhalt von Remote-Arbeitenden. Zu diesem letzten Punkt erfährst du mehr im folgenden Abschnitt.

Wir-Gefühl im Home-Office: So verbindest du Mitarbeitende virtuell

Ein kurzes Gespräch am Kopierer oder in der Kaffeeküche? Zuhause fallen diese Möglichkeiten zum informellen Austausch weg. Besonders schwierig ist das für neue Mitarbeitende, die noch keine Kontakte knüpfen konnten. Aber auch bestehende Projekt-Teams können durch die Home-Office-Arbeit auseinanderdriften. Der Zusammenhalt bzw. Teamspirit ist jedoch ein entscheidender Erfolgsfaktor, den Unternehmen auch remote fördern sollten. Er sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, sich für den Job engagieren und gegenseitig unterstützen.

Die gute Nachricht: Mit digitalen Tools kannst du die Motivation im Home-Office fördern, das Wir-Gefühl stärken und deine Mitarbeitenden unterstützen, das Beste aus sich herauszuholen. Setze dazu die folgenden Maßnahmen um:

• Ein zentrales Kommunikationstool nutzen: Im digitalen Büro kommen alle Mitarbeitenden zusammen. In Gruppenchats kannst du relevante Informationen teilen, Abstimmungen mit Emojis organisieren, Meilensteine feiern und vieles mehr. Erstelle einfach themenbezogene Channels wie #entwicklungsteam, #designprojekt oder #feedback und füge die entsprechenden Mitglieder hinzu. Direktnachrichten erlauben Zwei-Augen-Gespräche unter Mitarbeitenden und mit Führungskräften, natürlich auch per Video-Call oder Audionachricht.
• Feste Strukturen etablieren: Eine flexible Zeiteinteilung heißt nicht, dass Jour Fixes oder Dailys überflüssig sind. Ganz im Gegenteil: Feste Termine und wiederkehrende Formate geben Remote-Arbeitenden Struktur und stärken den Zusammenhalt. Organisiere regelmäßige Feedback-Runden, Mitarbeitergespräche, gemeinsame Mittagspausen, Coffee Chats – all das wird im virtuellen Raum möglich.
• Den persönlichen Austausch stärken: Auf der Arbeit geht es nie nur um die Arbeit. Teamspirit lebt von Gesprächen über Freizeit, Familie oder Fußball, nur so entsteht gegenseitiges Vertrauen und Zusammenhalt. Zum Glück kannst du sogar Teambuilding-Maßnahmen und Team-Events virtuell organisieren. Alle können teilnehmen und sich besser kennenlernen – egal, ob sie vor Ort, im Home-Office oder freelance arbeiten.

Spannende Daten und Tipps rund um flexible Arbeitsmodelle findest du auf den folgenden Seiten:

• Hybride Arbeit: Das Handbuch für flexibles Arbeiten
• Teamspirit: Mit diesen Tipps hält dein Projekt-Team zusammen
• Mitarbeitermotivation: Alles Wissenswerte im Überblick 

Flexibel zusammenarbeiten – über eine Plattform

Das Home-Office hat sich innerhalb weniger Jahre zu einem Trend entwickelt, den viele Mitarbeitende nicht mehr missen möchten. Auch Unternehmen legen ihre frühere Skepsis ab und erkennen die zahlreichen Vorteile des Home-Office – von der Kostenersparnis bis zur Mitarbeiterzufriedenheit. Bedenke, dass Heimarbeit verschiedene Formen haben kann und es einige Herausforderungen gibt. Biete daher flexible Lösungen, nutze digitale Tools und fördere den Austausch in deinem Projekt-Team, um die Motivation hoch zu halten. Das geht am besten, wenn du die Zusammenarbeit und Kommunikation zentral über eine Plattform organisierst. Wie, erfährst du im Leitfaden für Home-Office mit Slack. [# /]