Harmonische Kommunikation im Team: Tipps zur Netiquette in Slack

Slack funktioniert am besten als kollaborativer Workspace, wenn alle im Unternehmen die Plattform nutzen, um transparente, informative Diskussionen in Channels zu führen, die rund um Projekte, Projekt-Teams oder Fachgebiete angelegt werden.

Viele Projekt-Teams nutzen allerdings viel zu oft Direktnachrichten, vor allem für schnelle Fragen und Antworten. Das hat aber zwei Nachteile:

1. Direktnachrichten sind privat. Wenn dir also jemand auf diesem Weg eine Frage stellt, dann stellen dir andere Teammitglieder möglicherweise dieselbe Frage, ohne sich bewusst zu sein, dass du sie bereits beantwortet hast.
2. Jede Direktnachricht führt zu einer Benachrichtigung auf dem Mobil- bzw. Desktop-Gerät der Empfängerin bzw. des Empfängers. Wenn du Slack einige Zeit einmal nicht nutzt, dann kann da schon einiges zusammenkommen.

Zum Glück gibt es ein paar grundlegende Schritte, die jedes Projekt-Team unternehmen kann, um Benachrichtigungen zu reduzieren und gleichzeitig offen zu kommunizieren.

1. Weniger Nachrichten bedeuten effiziente Zusammenarbeit

Hier ist ein schneller Erfolg: Sende nie eine Direktnachricht, die einfach nur „Hi“ oder „Hallo“ enthält. Selbst wenn du deine eigentliche Nachricht sofort hinterherschickst, erhält die Person am anderen Ende bereits bei dem ersten, eigentlich inhaltslosen „hallo“ eine Benachrichtigung, die sie möglicherweise ablenkt. Sie sieht dann zwar, dass du gerade dabei bist, noch mehr zu schreiben, muss aber auf die eigentliche Nachricht warten.

Natürlich kannst du eine Direktnachricht mit „Hi“ oder einem 👋 einleiten, dies sollte aber Teil ein und derselben Nachricht sein. Denn so erhält die Person, an die du die Nachricht schreibst, zusätzlich zu der eigentlichen Nachricht nur eine Benachrichtigung. Mehrere Nachrichten bedeuten mehrere Unterbrechungen, wodurch die Zeit und die Aufmerksamkeit aller Beteiligten unnötig strapaziert werden.

2. Verfasse längere, aber übersichtliche Nachrichten

Nutze Emojis, Aufzählungszeichen sowie Fett- und Kursivformatierungen, um Überschriften und zentrale Punkte in längeren Nachrichten gezielt hervorzuheben. Das hat sich insbesondere bei Ankündigungen oder Zusammenfassungen von Meetings als nützlich erwiesen.

Der gekonnte Einsatz von Formatierungen macht Texte übersichtlicher und einfacher lesbar. Dies führt zu weniger Nachfragen und Nachrichten, da so wichtige Aktionspunkte in langen Absätzen nicht übersehen werden.

3. Verwende für die effektive Zusammenarbeit im Projekt-Team Threads. Ganz im Ernst.

Threads eignen sich hervorragend für Diskussionen und die Zusammenarbeit an Projekten in Team-Channels. Teammitglieder können klärende Fragen stellen oder Ideen einbringen, ohne dabei die Ungelesen-Anzeige für alle anderen im Channel auszulösen.

Nutze Threads, um dafür zu sorgen, dass eine laufende Diskussion übersichtlich strukturiert und klar von den eigentlichen Channel-Inhalten getrennt bleibt.

4. Ersetze kurze Antwortnachrichten durch Emoji-Reaktionen

Emoji-Reaktionen sind die heimlichen Slack-Helden. Mit ihrer Hilfe kannst du viele unterschiedliche Dinge an dein Projekt-Team kommunizieren, ohne dass alle eine „Ich stimme zu“-Nachricht posten müssen.

Nehmen wir an, du sendest deinem Projekt-Team eine E-Mail, in der du eine neue Produktidee vorstellst. Zunächst reagiert niemand, dann kommen zögerlich ein oder zwei Reaktionen. Du kannst also nur raten, was der Rest deines Projekt-Teams dazu meint, oder beim nächsten Team-Meeting nachfragen.

Wie sähe es aus, wenn die Idee stattdessen in einem Team-Channel gepostet werden würde? Du würdest wahrscheinlich schon kurz nach dem Post die ersten Emoji-Reaktionen erhalten. Diese könnten Unterstützung oder Zustimmung signalisieren oder darauf hinweisen, dass das Projekt-Team noch darüber nachdenken muss.

Emojis können trotz ihrer Einfachheit überraschend komplexe Inhalte vermitteln. Mit ihnen lassen sich echte Workflows darstellen. Mit 👀 kannst du beispielsweise signalisieren, dass du etwas überprüfst, und dann einen ✅ unter die Sache setzen, sobald du damit fertig bist. Du kannst Emojis einsetzen, um eine Anfrage zu übernehmen oder mit ✋ nach Freiwilligen suchen.

5. Reduziere Pings in der Freizeit durch „Bitte nicht stören“

Eine andere Möglichkeit, Störungen zu ungelegenen Zeiten zu reduzieren, bietet die integrierte Bitte nicht stören-Funktion. Mit ihr kannst du deine Freizeit kennzeichnen. Vergewissere dich, dass alle in deinem Projekt-Team über die Funktion Bescheid wissen, und stelle klar, dass Anfragen außerhalb der Arbeitszeiten bis zum nächsten Tag warten können. Auf diese Weise kannst du noch um 10 Uhr abends einen Einfall an dein Projekt-Team posten, in der Gewissheit, dass es sich erst am nächsten Morgen damit befassen wird.

Du kannst die Funktion auch nutzen, um während deines Arbeitstages Fokuszeiten freizuschaufeln. Klicke auf deinen Namen oberhalb des Channel-Menüs und wähle aus, wie lange Benachrichtigungen pausiert werden sollen. Über deinen Status in Slack wird deinen Kolleg:innen nun signalisiert, dass du gerade intensiv mit einer Sache beschäftigt bist und sie nicht unmittelbar eine Reaktion von dir erwarten sollten.

6. Lege erwartete Reaktionszeiten auf Channel-Ebene fest

Der Channel-Status und die Channel-Zielsetzung können genutzt werden, um die erwarteten Reaktionszeiten in Channels festzulegen, die naturgemäß nicht für die Echtzeitkommunikation geeignet sind, also insbesondere wenn sich die Zusammenarbeit auf Projekt-Teams in unterschiedlichen Zeitzonen erstreckt. Wenn beispielsweise dein Designteam in New York mit Architekt:innen in London an einem neuen Bürogebäude arbeitet, das gerade in Melbourne gebaut wird, dann stelle klar, dass es in Ordnung ist, Dokumente oder Tagesordnungen an das Projekt-Team mit der Erwartung zu posten, dass Zustimmung oder Folgeaktivitäten möglicherweise erst 8 bis 12 Stunden später erfolgen, wenn die einzelnen über den Globus verteilten Büros nacheinander ihre Tätigkeit aufnehmen.

Bei global agierenden Unternehmen empfiehlt es sich außerdem, Standorte zu den benutzerdefinierten Profilfeldern hinzuzufügen, damit alle darüber informiert sind, wann sich die Kernarbeitszeiten an den einzelnen Standorten überschneiden.

7. Verbessere mit Offenen Channels die Kommunikation

Allzu oft werden Offene Channels nur für Ankündigungen genutzt, die das gesamte Projekt-Team betreffen. Die übrige Kommunikation findet dann über Direktnachrichten statt, was dazu führt, dass Informationen unnötigerweise in privat geführten Diskussionen verborgen bleiben.

Bei einer Direktnachricht wird nicht nur die Person am anderen Ende benachrichtigt, sie muss sie auch lesen. Und wenn die betreffende Person sie erst einmal ignoriert, hat sie so lange ein rotes Badge auf ihrer App, bis sie sie liest.

Mache es in deinem Projekt-Team stattdessen zur Gewohnheit, standardmäßig in einem Channel zu posten und die Erwähnung mit @benutzername für bestimmte Anfragen oder dringliche Angelegenheiten zu reservieren. Direktnachrichten haben ihren eigenen Zweck und sind sinnvoll, wenn es um persönliche, private Unterhaltungen geht. Der überwiegende Teil deiner beruflichen Kommunikation ist jedoch weitaus besser in einem Team-Channel aufgehoben, weil sie für eine größere Gruppe relevant ist.

Wenn du standardmäßig in Offenen Channels postest und dabei Funktionen wie Threads und Emoji-Reaktionen nutzt, dann werden andere in deinem Unternehmen es dir wahrscheinlich nachtun. Also: Gehe mit gutem Beispiel voran und sorge dafür, dass alle die Übersicht behalten.