Collaboration bienveillante : quelques conseils de savoir-vivre à appliquer dans Slack

En tant qu’espace de travail collaboratif, Slack fonctionne mieux lorsque tous les membres d’une entreprise l’utilisent pour avoir des discussions transparentes et informatives dans les canaux. Ces derniers sont organisés autour de projets, d’équipes et de services.

Mais soyons réalistes : beaucoup d’équipes ont trop systématiquement recours aux messages directs, le plus souvent pour des questions rapides appelant des réponses tout aussi brèves. Deux problèmes en découlent :

1. Les messages directs sont privés. Par conséquent, si quelqu’un vous pose une question sur un sujet donné, d’autres membres de votre équipe vous poseront éventuellement la même question ultérieurement. Ils ne peuvent pas savoir que vous y avez déjà répondu.
2. Chaque message direct envoie une notification sur l’appareil mobile et l’ordinateur du destinataire. Pendant votre absence, les notifications Slack s’accumulent.

Heureusement, il existe quelques astuces simples, applicables par toutes les équipes, pour maîtriser le volume des notifications tout en continuant à communiquer.

1. Moins de messages pour une collaboration plus efficace

Voici un petit conseil : n’envoyez jamais de message direct avec un simple bonjour. Même si votre message est immédiatement suivi par un « vrai » message, le destinataire recevra malgré tout une notification pour votre premier message, qui ne contient aucune information utile et peut en revanche le déconcentrer inutilement Il peut également voir que vous êtes toujours en train de saisir du texte, et attendra donc votre message complet.

Commencez un message direct par « bonjour » ou utilisez l’émoji 👋, mais faites en sorte qu’il s’agisse de la première ligne de l’ensemble de votre message. Regroupez toutes vos informations dans un seul message direct pour vous assurer qu’une seule notification sera envoyée à la personne. Plusieurs messages entraînent plusieurs interruptions. Dans ces conditions, difficile d’optimiser le temps et l’attention de chacun, non ?

2. Rédigez des messages plus longs et faciles à lire

Utilisez des émojis, des listes à puces, du gras et de l’italique pour mettre en avant vos titres et faire ressortir les points importants. À utiliser notamment pour les annonces ou les récapitulatifs de réunion.

Des messages bien mis en forme rendent le texte plus facile à lire et permettent de limiter les questions et les messages. Oubliez les points d’action importants perdus dans des paragraphes interminables.

3. Utilisez les fils de discussion pour une collaboration d’équipe efficace. N’hésitez surtout pas.

Les fils de discussion sont parfaits pour débuter des discussions ou une collaboration dans le cadre d’un projet, le tout depuis un canal d’équipe. Les membres peuvent demander des précisions ou partager des idées librement, sans faire apparaître l’indicateur « non lu » pour toutes les autres personnes du canal.

Optez pour les fils de discussion à chaque fois que vous souhaitez organiser une conversation ouverte, sans obstruer le canal principal.

4. Privilégiez les réactions émoji aux messages de suivi

Les réactions émoji sont les « héros de l’ombre » de l’expérience Slack. Ils peuvent transmettre de nombreuses informations à votre équipe. Oubliez les messages traditionnels pour indiquer votre approbation.

Prenons par exemple le cas de figure suivant : vous venez d’envoyer un e-mail à votre équipe au sujet d’une nouvelle idée de produit. Dans un premier temps, silence complet. Vous obtenez ensuite une, voire deux réponses. Conséquence : c’est à vous de deviner les avis des autres membres de l’équipe. Il ne vous reste plus qu’à leur demander lors de votre prochaine réunion d’équipe.

Nous avons une meilleure idée pour vous. Il vous suffit de publier votre idée dans un canal d’équipe Slack. Vous obtiendrez très probablement des réactions émoji juste après votre publication. Celles-ci peuvent exprimer du soutien, signifier que l’équipe souhaite y réfléchir, ou témoigner une approbation.

Sous leur apparence anodine, les émojis peuvent se révéler étonnamment complexes. Ils peuvent symboliser des flux de travail concrets. Par exemple, les collaborateurs utilisent l’émoji 👀 pour signifier aux autres qu’ils sont en train de vérifier un projet. Puis, l’émoji ✅ indique qu’ils ont terminé. Vous pouvez également utiliser l’émoji ✋ pour traiter une demande ou demander des volontaires.

5. Limitez les notifications en dehors des heures de travail avec la fonctionnalité Ne pas déranger

Voici une autre solution pour limiter les interruptions intempestives : utilisez la fonctionnalité intégrée Ne pas déranger. Elle vous permet d’indiquer les heures pendant lesquelles vous ne travaillez pas. Assurez-vous que toutes les personnes de votre équipe connaissent cette fonctionnalité. Mentionnez clairement que les demandes en dehors des heures de travail peuvent attendre le lendemain. Une idée vous vient à 22 heures ? Vous pouvez la transmettre à votre équipe tout en sachant qu’elle ne répondra pas avant le jour suivant.

Vous avez également la possibilité d’utiliser la fonctionnalité Ne pas déranger pour définir une période de concentration pendant votre journée de travail. Cliquez sur votre nom en haut du menu du canal. Choisissez la durée pendant laquelle les notifications doivent être différées. Votre statut Slack indiquera à vos collègues que vous êtes pleinement concentré(e) sur votre travail. Ils ne s’attendront pas à une réponse immédiate.

6. Définissez vos attentes en matière de réactivité directement au niveau du canal

Cette idée est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur des projets avec des équipes réparties sur d’autres fuseaux horaires. Utilisez le statut et l’objectif du canal pour définir les attentes en matière de réactivité dans chaque canal au flux asynchrone. Si votre équipe de création basée à New York travaille avec des architectes à Londres sur un nouveau bureau construit à Melbourne, définissez clairement vos attentes. Il est tout à fait normal de publier des documents ou des ordres du jour destinés à l’équipe et de prévoir les validations et suivis sous 8 à 12 heures, le temps que les différents bureaux se connectent.

Pour toutes les entreprises internationales, ajoutez également des emplacements dans vos champs de profil personnalisés, afin que vos collègues identifient facilement vos heures de travail communes.

7. Utilisez les canaux publics par défaut pour une meilleure communication au travail

Bien trop souvent, les équipes réservent les canaux publics pour les annonces à l’échelle de l’équipe. La plupart des communications s’effectuent dans les messages directs. Résultat : les informations se retrouvent isolées dans les discussions privées.

Non seulement un message direct envoie une notification au destinataire, mais il mobilise aussi toute l’attention de la personne. Si celle-ci choisit de l’ignorer pour le lire plus tard, le badge rouge reste affiché sur son application.

À l’inverse, incitez vos équipes à publier par défaut dans un canal et à réserver la mention @nomutilisateur pour les demandes spécifiques ou urgentes. Les messages directs ont leur utilité et sont parfaits pour des conversations personnelles et privées. Cependant, il y a de fortes chances que la plupart de vos communications sur le lieu de travail soient adaptées à un canal d’équipe, et concernent le groupe dans son ensemble.

Si vous vous engagez à publier dans les canaux publics et à utiliser des fonctionnalités telles que les fils de discussion ou les réactions émoji, les personnes de votre entreprise suivront probablement votre exemple. Nous espérons que ces conseils aideront votre équipe à avancer sur la bonne voie.