Warum hybride Zusammenarbeit asynchrone Tools benötigt

Während wir uns langsam von den Höhen und Tiefen der Pandemie erholen, ist eines klar: Das Arbeitsleben wird nicht mehr so sein wie in 2019. Einige Büros wurden mit neuen Sicherheitsmaßnahmen wieder geöffnet, während andere weiterhin vollständig auf Remote-Arbeit setzen. Aber die eigentliche Evolution sind hybride Projekt-Teams, die einen Teil ihrer Zeit im Büro verbringen und den Rest der Zeit im Home-Office arbeiten. Eine Statista-Umfrage von 2021 hat ergeben, dass 66 % der Unternehmensführungskräfte ihre Büroräume umgestalten, um eine hybride Arbeitsumgebung möglich zu machen.

Tools für die asynchrone Zusammenarbeit sind ein entscheidender Faktor für den Aufbau einer erfolgreichen, dauerhaft hybriden Umgebung. Remote-Mitarbeitende und ihre Büros befinden sich vielleicht in derselben Zeitzone, aber selbst, wenn sie nah beieinander sind, kann es schwierig sein, sich zu Echtzeit-Meetings zu treffen. Und nach fast zwei Jahren Videokonferenzen sind wir uns alle der technischen Störungen bewusst, die Zeit und Produktivität rauben können. Hybriden Projekt-Teams die Möglichkeit zu geben, asynchron zu kommunizieren, kann ihnen helfen, reibungsloser zu arbeiten

Was ist asynchrone Zusammenarbeit?

Asynchrone Zusammenarbeit kann grob als jegliche Zusammenarbeit definiert werden, die nicht in Echtzeit stattfindet. Ein Teammitglied veröffentlicht eine Nachricht, die von den anderen zu einem späteren Zeitpunkt gelesen oder angesehen und zu gegebener Zeit beantwortet werden kann. Wenn du soziale Medien oder SMS verwendest, kennst du die Funktionsweise wahrscheinlich schon, aber vor der Pandemie war asynchrone Kommunikation bei der Arbeit noch nicht so verbreitet.

Warum asynchrone Tools für den Erfolg hybrider Projekt-Teams unerlässlich sind

In einer PwC-Umfrage von 2021 haben erstaunliche 83 % der Unternehmen angegeben, dass ihre Umstellung auf Remote-Arbeit ein Erfolg war. Mehr als die Hälfte (52 %) hat in dieser Umfrage eine gesteigerte Produktivität der Mitarbeitenden gemeldet – ein deutlicher Anstieg gegenüber einer früheren Umfrage während der Pandemie. Das ergibt durchaus Sinn, da sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeitenden im Laufe der Zeit gelernt haben, sich anzupassen und unter anderem asynchrone Tools für die Zusammenarbeit zu verwenden. Diese Tools sind für hybride Projekt-Teams aus mehreren Gründen unerlässlich:

• Flexible Zeitplanung. Egal, ob dein Projekt-Team über den ganzen Globus verstreut ist oder nur an verschiedenen Tagen ins Büro kommt – die asynchrone Zusammenarbeit ermöglicht es ihnen, Nachrichten während der von ihnen gewählten Arbeitszeiten zu senden und zu beantworten.
• Social Distancing. Corona hat verdeutlicht, was wir schon lange wussten, aber ignoriert haben: Viren verbreiten sich schnell, wenn Menschen sich versammeln. Anstatt alle Teammitglieder in einen Konferenzraum zu drängen, ermöglicht asynchrone Kommunikation die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Je weniger Viren sich ausbreiten, desto weniger Krankheitstage gibt es und desto höher ist die Produktivität.
• Zeitersparnis. Einige Situationen erfordern Echtzeit-Unterhaltungen, z. B. Einstellungen, Entlassungen und sensible Nachrichten. Aber die meisten Meetings geraten ins Stocken, insbesondere wenn sie virtuell stattfinden. Mithilfe von asynchronen Tools ist es viel einfacher, Dinge auf den Punkt zu bringen und gleichzeitig Dokumentationen zu teilen, auf die man später zurückgreifen kann.
• Inklusivität. Teammitglieder sind Individuen mit einzigartigen Bedürfnissen und Wünschen. Manche Menschen lieben es, im Rampenlicht zu stehen, während andere lieber hinter den Kulissen arbeiten. Einige wollen sich sofort äußern, während andere Zeit brauchen, um ihre Gedanken zu ordnen. Asynchrone Tools geben allen die Möglichkeit, auf die jeweils beste Weise zu kommunizieren. Extrovertierte Personen können Videos erstellen und sofort auf Beiträge antworten, während sich Introvertierte schriftlich ausdrücken und sich etwas mehr Zeit für ihre Antworten nehmen können.

Beispiele für asynchrone Tools

Asynchrone Tools unterstützen Kommunikation und Zusammenarbeit, die nicht in Echtzeit stattfinden. Zu den Tools für asynchrone Kommunikation gehören:

• E-Mails
• Instant Messaging oder Textnachrichten
• Aufgezeichnete Videos
• Screenshots mit Markierungen
• Plattformen für die Zusammenarbeit wie z. B. Slack

Hybride Zusammenarbeit nach Maß

Für viele Büros werden hybride Projekt-Teams auf lange Sicht immer mehr zur Realität, sodass Tools für die asynchrone Zusammenarbeit wichtiger sind als je zuvor. Von Chats bis hin zu vollständig integrierten Plattformen für die Zusammenarbeit können diese Tools dabei helfen, die Herausforderungen von Echtzeit-Meetings zu meistern und gleichzeitig die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern.

Telefonanrufe, Videokonferenzen und persönliche Meetings haben nach wie vor ihre Berechtigung, insbesondere, wenn es um die Übermittlung sensibler Informationen geht. Aber für den Großteil der Bürokommunikation, insbesondere bei hybriden Projekt-Teams, ist jetzt die Zeit für die Umstellung auf asynchrone Formen der Kommunikation gekommen.