Les équipes hybrides performantes utilisent des outils de travail asynchrones

Une chose est devenue claire suite à la crise sanitaire : le monde du travail ne reviendra pas à ce qu’il était en 2019. Certaines entreprises ont rouvert leurs portes et appliquent de nouveaux protocoles de sécurité, tandis que d’autres continuent de travailler entièrement en distanciel. Cette évolution a donné naissance à des équipes hybrides, qui passent une partie de leur temps au bureau et le reste à distance. Une enquête de Statista réalisée en 2021 a montré que 66 % des dirigeants réaménagent les bureaux de leur entreprise pour mieux accompagner le travail hybride.

Les outils de collaboration asynchrones sont essentiels pour créer un environnement hybride et efficace à long terme. Il est possible que les salariés en télétravail ne vivent pas sur le même fuseau horaire que leur entreprise. Et même si c’est le cas, il n’est pas toujours simple d’organiser des réunions en temps réel. Or, après presque deux ans de visioconférences, nous savons tous que certains problèmes technologiques peuvent faire perdre du temps et ralentir la productivité de l’entreprise. Permettre aux équipes hybrides de communiquer de manière asynchrone peut les aider à travailler de façon plus harmonieuse.

Qu’est-ce que la collaboration asynchrone ?

La collaboration asynchrone peut être définie de manière générale comme toute collaboration qui ne se déroule pas en temps réel. Un membre de l’équipe envoie un message et les autres membres peuvent le lire ou le regarder plus tard et y répondre lorsqu’ils le souhaitent. Si vous utilisez les médias sociaux ou les SMS, vous savez probablement déjà comment cela fonctionne, mais la communication asynchrone était moins courante dans le cadre professionnel avant la crise sanitaire.

Pourquoi les outils asynchrones sont-ils indispensables à la réussite d’une équipe hybride ?

Dans une enquête réalisée en 2021 par PwC, 83 % des employeurs ont déclaré que leur passage au télétravail avait été un succès, ce qui peut sembler étonnant. Plus de la moitié (52 %) d’entre eux ont constaté une augmentation de la productivité des salariés, ce qui représente une hausse significative par rapport à une autre enquête réalisée plus tôt durant la crise sanitaire. Ce n’est pas étonnant puisque les employeurs tout comme leurs salariés ont appris à s’adapter à la situation au fur et à mesure, en adoptant notamment des outils de messagerie asynchrones. Ces outils sont indispensables aux équipes hybrides pour plusieurs raisons :

• Flexibilité des horaires de travail. Que votre équipe soit dispersée aux quatre coins du monde ou qu’elle se rende simplement au bureau à des jours différents, la collaboration asynchrone lui permet d’envoyer et de répondre à des messages pendant les heures de travail qu’elles choisissent.
• Distanciation sociale. La crise sanitaire a mis en lumière ce que nous savions depuis longtemps : les virus se propagent rapidement lorsque des personnes se rassemblent. La communication asynchrone permet d’éviter les rassemblements d’un grand nombre de collaborateurs dans une salle de conférence. En évitant la transmission des virus, vous réduisez le nombre de congés maladie et préservez la productivité.
• Gain de temps. Certaines situations exigent des conversations en temps réel, comme l’embauche, le licenciement et le partage d’informations sensibles. Toutefois, la plupart des réunions ont tendance à s’enliser, surtout si elles se déroulent virtuellement. Grâce aux outils asynchrones, il est beaucoup plus facile d’aller droit au but tout en partageant de la documentation à laquelle on pourra se référer plus tard.
• Inclusivité. Les membres d’une équipe ont chacun des besoins et des aspirations uniques. Certaines personnes aiment être sous les projecteurs, tandis que d’autres préfèrent travailler dans l’ombre. Certaines veulent donner leur avis tout de suite, tandis que d’autres ont besoin de temps pour rassembler leurs idées. Les outils asynchrones donnent à chacun la possibilité de communiquer de la manière qui lui convient le mieux. Les personnes extraverties peuvent réaliser des vidéos et répondre immédiatement aux fils de conversation, tandis que les introvertis peuvent s’en tenir à l’écrit et prendre un peu plus de temps pour répondre.

Exemples d’outils asynchrones

Les outils asynchrones favorisent la communication et la collaboration qui n’ont pas lieu en temps réel. Les outils pour la communication asynchrone comprennent :

• E-mails
• Messagerie instantanée ou SMS
• Vidéo enregistrée
• Captures d’écran avec annotations
• Les plateformes collaboratives telles que Slack

Trouver la bonne combinaison

Les équipes hybrides deviennent une réalité à long terme pour de nombreux bureaux, ce qui souligne l’importance des outils de collaboration asynchrones. Du chat aux plateformes entièrement intégrées conçues pour la collaboration, ces outils peuvent aider à surmonter les difficultés des réunions en temps réel tout en stimulant la productivité et en augmentant l’engagement des collaborateurs.

Les appels téléphoniques, les vidéoconférences et les réunions en personne ont toujours leur place, surtout lorsqu’il s’agit de transmettre des informations sensibles. Néanmoins, pour la majorité des communications de bureau, notamment au sein des équipes hybrides, il est temps de commencer à se tourner vers des méthodes de communication asynchrones.