Das digitale Büro
Produktivität

Was ist ein digitales Büro? (Und warum du jetzt eins brauchst)

Heutige Top-Unternehmen setzen auf eine flexiblere und produktivere Arbeitsweise, indem sie ihre Projekt-Teams und Tools an einem zentralen Ort zusammenbringen

Autor: Lauren Johnson8. September 2022Illustration von Justina Leisyte

In Windeseile hat die Menschheit einen extremen technologischen Wandel durchlebt. Wir leben, arbeiten, shoppen und spielen aktuell in einer digitalen Welt – und es gibt kein Zurück mehr. Zusätzlich zu diesen technologischen Veränderungen stehen Unternehmen heute vor einer weiteren neuen Herausforderung: globale wirtschaftliche Schwierigkeiten. Einstellungspausen und knappe Budgets bedeuten, dass Unternehmen die Ressourcen, die sie bereits haben, effizienter nutzen müssen.

Damit sie heute erfolgreich sind und sich gleichzeitig auch zukunftssicher aufstellen, müssen Unternehmensleitungen digitale Lösungen finden, um die Produktivität zu steigern, Prozesse zu automatisieren, Top-Talente zu halten und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Und genau da kommt das digitale Büro ins Spiel.

Ein digitales Büro ist ein einzelner virtueller Ort, an dem du deine Mitarbeitenden, Tools, Kund:innen und Partner:innen für schnelleres und flexibleres Arbeiten vernetzen kannst. Wenn Projekt-Teams über die erforderlichen Tools verfügen, um möglichst effizient und produktiv zu sein, kann sich deine gesamte Organisation auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Bereitstellung hochwertiger Produkte und Dienstleistungen.

 

„Für mich geht es beim digitalen Büro darum, den historischen Wandel hin zu einer digitalen Arbeitswelt zu vollziehen und eine effektive und relevante Erfahrung für Mitarbeitende, Kund:innen und Partner:innen zu kuratieren.“

Maximiere die Produktivität, indem du Mitarbeitenden ein intelligenteres Arbeiten ermöglichst

In kompetitiven Märkten kommt es auf die Geschwindigkeit an. Führungskräfte von heute müssen Innovationen schneller auf den Markt bringen, schneller auf Kundenprobleme reagieren und sie lösen sowie Geschäfte schneller abschließen. Jedes Unternehmen möchte produktiver sein – aber wie können Unternehmen die Arbeit tatsächlich beschleunigen?

Ein digitales Büro steigert die Produktivität, indem es die Kommunikation in deiner gesamten Organisation optimiert. Anstelle von langen E-Mail-Ketten ist deine gesamte Kommunikation in Channels organisiert, die einfach zu erstellen und zu durchsuchen sind und denen du leicht beitreten kannst. Wenn es für alle Arbeitsabläufe und Prozesse in deinem Unternehmen einen Channel gibt, wissen alle sofort, wo sie die benötigten Informationen finden. Niemand muss mehr Zeit damit verschwenden, den eigenen Posteingang nach einer bestimmten E-Mail zu durchforsten.

Apropos zeitsparende Funktionen: Ein digitales Büro lässt sich leicht in den bestehenden Tech-Stack deiner Organisation integrieren, wodurch der Informationsaustausch über mehrere Tools hinweg erleichtert wird. Mit Slack als deinem digitalen Büro kannst du die beliebtesten Apps in deiner Organisation an einer zentralen Stelle vernetzen und den Informationsaustausch erleichtern. Und wenn Teammitglieder nicht über mehrere Plattformen hinweg Aufgaben und Nachrichten nachverfolgen müssen, haben sie mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was die Verwaltung lästiger, aber notwendiger alltäglicher Aufgaben angeht – etwa die Planung wiederkehrender Meetings oder die Urlaubsbeantragung – so lassen sich durch ein digitales Büro Routineprozesse in wenigen Minuten einfach automatisieren. So haben alle sofort mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Keine Programmiererfahrung? Kein Problem. Alle können automatisieren. Mehr als 80 % der Menschen, die Workflows in Slack erstellen, haben keinen technischen Hintergrund.

 

26 %

Produktivitätssteigerung

Nach der Implementierung von Slack erleben Unternehmen im Schnitt bei Remote-Mitarbeitenden eine Produktivitätssteigerung von 26 %.

FY23 Customer Success MetricsSalesforce, Umfrage unter 1.742 Slack-Benutzer:innen, Juli 2022

Gewinne und halte Top-Talente

Eins steht fest: Wissensarbeitende von heute wünschen sich flexible Arbeitsbedingungen. 55 Prozent der Mitarbeitenden sind bereit, sich im nächsten Jahr nach einem neuen Job umzusehen, so die Future Forum Pulse-Studie im Sommer 2022. Bei Beschäftigten, die mit ihrer derzeitigen Arbeitsflexibilität unzufrieden sind, steigt diese Zahl sogar auf 70 %. Bei der Zufriedenheit im Job steht Flexibilität nach der Vergütung an zweiter Stelle.

Damit sie auf dem herausfordernden Arbeitsmarkt mithalten können, müssen Unternehmen die Gewinnung von Talenten und die Motivation bestehender Mitarbeitender priorisieren. Ein digitales Büro ermöglicht es Mitarbeitenden, sich von überall aus zu vernetzen und zusammenzuarbeiten, und hilft Unternehmen so, die Flexibilität zu bieten, die Beschäftigte heute verlangen. Alle Beschäftigten können sich in einem digitalen Büro integriert und produktiv fühlen – egal, wo sie leben oder wie ihr Tag aussieht.

Flexible Arbeitspraktiken sind auch für den Aufbau inklusiver Arbeitsumgebungen unerlässlich, was für viele Arbeitgeber:innen ganz oben steht, da Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion in den letzten Jahren zu einer Priorität geworden sind. Tatsächlich ist der Wunsch nach Flexibilität laut einer Studie des Future Forum bei unterrepräsentierten Gruppen nach wie vor am stärksten

 

„Unterrepräsentierte Mitarbeitende wünschen sich sowohl in Bezug auf ihre Arbeitszeiten als auch auf ihren Arbeitsort Flexibilität. Diese Mitarbeitenden sind für den Erfolg jeder Organisation wichtig. Sie fühlen sich stärker zugehörig und produktiver, wenn sie selbst entscheiden können, wie sie arbeiten möchten.“

Sheela SubramanianVice President und Mitbegründerin des , Future Forum

 

Und es gibt noch weitere Vorteile. Der Harvard Business Review zufolge ist es wahrscheinlicher, dass Mitarbeitende, die asynchron arbeiten, neue Ideen mit anderen teilen und frühzeitiges Feedback begrüßen, da der Druck geringer ist, perfekte Ergebnisse zu liefern.

Triff schnell die richtigen Entscheidungen

Die Zeit, die es braucht, um eine wichtige Geschäftsentscheidung zu treffen, kann den Unterschied ausmachen, wenn es um bessere Ergebnisse geht. Allerdings können dich organisatorische Silos ausbremsen und es Projekt-Teams erschweren, auf die Daten, das Feedback und die Informationen zuzugreifen, die sie benötigen, um intelligente Entscheidungen zu treffen. 

Ein digitales Büro hilft Führungskräften dabei, auf die benötigten Informationen und Stakeholder:innen zuzugreifen, ohne mit verschiedenen Plattformen jonglieren zu müssen. Dadurch erhöht sich die Transparenz und Sichtbarkeit – und sie können Entscheidungen schneller denn je treffen.

Führungskräfte können ihre Entscheidungen und nächsten Schritte im digitalen Büro teilen, damit Projekt-Teams aufeinander abgestimmt bleiben. Video- und Sprachnachrichten in Slack sind eine gute Möglichkeit, Mitarbeitende auf dem Laufenden zu halten. Mit dieser Funktion kannst du kurze Audio-, Video- und Bildschirmaufnahmen erstellen, um Updates zu teilen, deine Arbeit zu präsentieren, Produktdemos zu erläutern oder Schritt-für-Schritt-Anweisungen zu geben.

 

26 %

schnellere Entscheidungsfindung

Nach der Implementierung von Slack erleben Unternehmen im Schnitt eine um 26 % schnellere Entscheidungsfindung.

FY23 Customer Success MetricsSalesforce, Umfrage unter 1.742 Slack-Benutzer:innen, Juli 2022

Wie IBM die Zukunft der Arbeit in seinem digitalen Büro automatisiert 

IBM definiert die moderne Arbeitsumgebungz neu und setzt für IT-Serviceorganisationen neue Maßstäbe. Mit Slack als seinem digitalen Büro vereint IBM sein Personal von mehr als 250.000 Beschäftigten weltweit, um die Produktivität zu steigern. 

„Ein digitales Mindset ist Teil unserer DNA“, so Jennifer Kady, Vice President Global Markets Sales bei IBM. „Für mich geht es beim digitalen Büro darum, den historischen Wandel hin zu einer digitalen Arbeitswelt zu vollziehen und eine effektive und relevante Erfahrung für Mitarbeitende, Kund:innen und Partner:innen zu kuratieren.“

IBM hat zudem Salesforce Service Cloud für seine Serviceabteilung, Salesforce Sales Cloud für seine globale Vertriebsabteilung und Salesforce Partner Management-Lösungen für Tausende von IBM Geschäftspartner:innen bereitgestellt. Diese optimierten Lösungen mit KI-gestützten Watson-Integrationen beschleunigen die Problemlösung und verbessern den Einblick sowie die Unternehmensergebnisse.

 

„Mit Slack kann man Geschäftsergebnisse innerhalb des Unternehmens bereitstellen – und für Kund:innen und Partner:innen zugänglich machen.“

 

Das digitale Büro ist die Arbeitsumgebung der Zukunft. Durch die Überwindung der Grenzen des physischen Büros erleichtert das digitale Büro allen Mitarbeitenden den Zugriff auf die benötigten Personen, Apps und Daten, wenn sie sie brauchen. Mit dem digitalen Büro läuft die tägliche Arbeit viel schneller.

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