Mit 3 Techniken die Kommunikation im Projekt-Team verbessern

Führungskräfte müssen bei der Arbeit nicht selten schwierige Unterhaltungen führen. Ob es um Personalabbau und Entlassungen, eine groß angelegte Unternehmensumstrukturierung oder die konstruktive Kritik an Mitarbeitenden geht – derlei Situationen erfordern ein gewisses Maß an Empathie und Fingerspitzengefühl sowie eine Vielzahl von Kommunikationstechniken, um sicherzustellen, dass die Botschaft richtig ankommt.

Diese Unterhaltungen sind nicht unbedingt angenehm, aber sie sind für deine Rolle als Führungskraft von grundlegender Bedeutung. Im Folgenden findest du einige Kommunikationstechniken, die schwierige Unterhaltungen für dich und deine Mitarbeitenden angenehmer machen können und dir helfen, die Kommunikation im Projekt-Team zu verbessern.

1. Gib offenes, aber respektvolles Feedback

Nach Aussage von Ben Horowitz, dem Mitbegründer der Risikokapitalfirma Andreessen Horowitz, sind schwierige Unterhaltungen nicht nur unangenehm, sondern auch unnatürlich. Schließlich ist es normal, dass man den Frieden bewahren und mit anderen Menschen auskommen möchte.

„Wenn dein:e Freund:in dir eine lustige Geschichte erzählt, würde es sich ziemlich seltsam anfühlen, die Leistung der besagten Person zu bewerten“, schreibt er. „Es wäre völlig unnatürlich, zu sagen: ‚Mensch, ich fand die Geschichte echt bescheuert. Sie hatte Potenzial, aber der Aufbau war nicht überzeugend, und dann hast du die Pointe völlig verpatzt. Ich schlage vor, dass du sie noch einmal überarbeitest und mir morgen erneut präsentierst‘.“

Aber genau das ist die Aufgabe eines CEO. Ben Horowitz nennt das „hochfrequentes Feedback“. Indem sie kritische Perspektiven zu allen Aspekten des Unternehmens bieten, können Führungskräfte eine Feedback-Kultur schaffen, in der Offenheit nicht nur erwartet, sondern auch respektiert wird.

Feedback sollte direkt auf den Punkt gebracht werden: Du willst nichts beschönigen, aber du willst auch nicht demütigen. Ben Horowitz beschreibt es als direkt sein, ohne gemein zu sein. Er warnt auch davor, dass „verwässertes Feedback schlimmer sein kann als gar kein Feedback, weil es für die/den Empfänger:in irreführend und verwirrend ist“.

Und nicht zu vergessen: Sei dir der Persönlichkeiten und bevorzugten Kommunikationsstile deiner Teammitglieder bewusst. „Jeder Mensch ist anders“, merkt Ben Horowitz an. „Manche Mitarbeitende reagieren sehr empfindlich auf Feedback, während andere ein besonders dickes Fell haben ... Stilistisch sollte dein Ton der Persönlichkeit des Mitarbeitenden entsprechen, nicht deiner Stimmung.“

2. Verwende dialogfördernde Kommunikationstechniken

Hochfrequentes Feedback kann dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem schwierige Gespräche angenehmer sind. Aber es gibt auch Situationen, die viel heikler sind und Geduld, Vorbereitung und Empathie erfordern. In einem Artikel für die Harvard Business Review, berichtet Joseph Grenny, der Mitbegründer des Unternehmens für Führungstraining VitalSmarts, über seine Erfahrungen bei der Vorbereitung auf die Entlassung eines langjährigen Kollegen.

„Wir haben Tausende Stunden damit verbracht, zu beobachten, wie Menschen diese Momente bewältigen, und unsere wiederkehrende Beobachtung ist, dass wir uns leider immer dann am schlechtesten verhalten, wenn es am meisten darauf ankommt“, schreibt er. „Wir kuschen oder zwingen uns, verschleiern oder übertreiben, streiten oder verteidigen. Unsere Forschung zeigt, dass der wichtigste Faktor für den Erfolg in einer wichtigen Unterhaltung nicht so viel damit zu tun hat, was man sagt, sondern vielmehr damit, was man tut, bevor man den Mund öffnet“.

Wenn du eine heikle Unterhaltung erwartest, solltest du dich vorher gut informieren. Wenn du deine Äußerungen mit stichhaltigen Beweisen belegst, verhinderst du, dass hitzige Meinungen und Emotionen die Oberhand gewinnen, und sorgst dafür, dass du einen kühlen Kopf bewahrst.

„Nenne die Fakten und Prämissen, die dich zu deiner Schlussfolgerung geführt haben“, führt Joseph Grenny aus. „Lege deine Daten offen auf den Tisch. Erkläre die Logik, die du angewandt hast, um zu deinem Ergebnis zu kommen. Für eine gute Unterhaltung ist das Zusammentragen der Fakten zur Vorbereitung notwendig“

Er erklärt, dass Führungskräfte es ihren Teammitgliedern schuldig sind, ihre Argumente auf „geduldige, ehrliche und angreifbare Weise“ darzulegen und offen dafür zu sein, dass man sie in Frage stellt. Dieser letzte Teil ist entscheidend: Egal, wie gut du dich auf eine schwierige Unterhaltung vorbereitet hast, sei gespannt und bereit, zuzuhören.

Ähnliches meint auch Ben Horowitz, wenn er sagt, Feedback sei ein Dialog und kein Monolog. „Ziel des Feedbacks sollte es sein, eine Diskussion zu eröffnen, anstatt sie zu beenden“, schreibt er. „Ermutige die Leute, deine Beurteilung in Frage zu stellen und zu Ende zu argumentieren“.

3. Halte Kommunikationswege offen, um ungelöste Spannungen zu vermeiden

Nachdem Joseph Grenny seinen Kollegen entlassen hatte, unterstützte er ihn noch weiter bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz, was von starker Führung und Kommunikation zeugt. Ebenso heikel wie die eigentliche Unterhaltung kann der Umgang mit den Nachwirkungen sein, aber du solltest es niemals vernachlässigen.

„Wir wollen oft ‚vergessen‘ oder bewusst ausblenden, dass eine schwierige Unterhaltung stattgefunden hat“ merkt Dolores Bernardo an, die für Unternehmen wie Google, Accenture und Airbnb im Bereich Management und Talententwicklung tätig war. „Das ist ein Fehler, da du dadurch machtlos wirst und auch dein Teammitglied nicht weiß, wie man mit dieser Situation umgehen soll. Mein Rat ist: a) proaktiv nachzufragen, b) anzuerkennen, dass es eine schwierige Situation war, und c) sich auf das Positive zu konzentrieren.“

Sie beschreibt die Zusammenarbeit mit einem Sales Director, der entmutigt war, nachdem seine neuen Vorgesetzten seine Ideen rigoros abgelehnt hatten. Wozu hat Bernardo ihn also ermutigt? Sie hat ihm geraten, eine E-Mail zu schreiben und sich für die Kritik zu bedanken. „In der E-Mail hat er anerkannt, dass es eine schwierige Unterhaltung war, und sich dann auf das Positive konzentriert – die Tatsache, dass sie einige wichtige Punkte identifiziert und diskutiert hatten, für deren offene Aussprache er dankbar war.”

Dies ist sowohl für Mitarbeitende als auch für Führungskräfte ein guter Rat. Dadurch zeigt sich die Bereitschaft, offen, engagiert und lösungsorientiert zu sein. Auf diese Weise wird die schwierige Unterhaltung nicht zu einem Hindernis, sondern zu einer offenen Tür und hilft allen Beteiligten, einen Weg nach vorn zu finden.

Als Führungskraft gehört es zum Job, schwierige Themen anzusprechen – sei es ein leistungsschwaches Teammitglied, eine Unternehmensumstrukturierung oder Vertrauensprobleme im Projekt-Team. Aber mit den richtigen Kommunikationstechniken kannst du diese Diskussionen von Anfang bis Ende produktiv führen: Liefere gut recherchierte Begründungen für deine Entscheidungen, sei offen für Diskussionen, schaffe eine Kultur des schnellen Feedbacks, bedanke dich für Beiträge und halte das Gespräch in Gang.