Effizient arbeiten: 5 Tipps für die produktive Zusammenarbeit in Projekten

„Heutzutage sind Informationen allgegenwärtig und alles verändert sich in Nanosekunden. Da ist und bleibt Teamwork der einzige kontinuierliche Wettbewerbsvorteil, der bisher größtenteils nicht genutzt wird“, schreibt Managementberater Patrick Lencioni in seinem Buch The Five Dysfunctions of a Team (dt.: Die fünf Dysfunktionen eines Teams). „In nicht erfolgreichen Unternehmen mangelt es nahezu immer an Teamwork, im Gegensatz zu erfolgreichen Unternehmen, wo produktive Zusammenarbeit oft großgeschrieben wird.“

Wir haben Führungskräfte aus der Kreativ-, Tech- und Personalbranche befragt, wie Projekt-Teams ihrer Meinung nach effizient arbeiten können und langfristig motiviert bleiben. Ihre Tipps haben wir hier für dich zusammengefasst.

1. Stelle ein Projekt-Team zusammen, das gut harmoniert

„Gute Projektteams erfordern solides Sourcing und eine gute Vorauswahl“, so Tom Hacquoil, Mitgründer und CEO von Pinpoint. Das britische Start-up, das seinen Umsatz im ersten Jahr um mindestens 9 % pro Woche steigern konnte, entwickelt Software zur Personalbeschaffung. Diese unterstützt Kund:innen dabei, die Mitarbeiterfluktuation in zwölf Monaten um 50 % zu reduzieren.

„Die Qualität eines Projekt-Teams wird nicht nur durch die Qualität seiner Mitglieder, sondern auch dadurch bestimmt, ob die Personen ins Projekt-Team passen“, so Hacquoil. „Womöglich sind sie alle unabhängig voneinander hochqualifiziert, aber können sie auch gut zusammenarbeiten?“

Seiner Ansicht nach sollten sich Unternehmen über allgemeine Kriterien, die sich um die Frage „Verkörpert diese Person unsere Unternehmensphilosophie?“ drehen, hinwegsehen. Projektmanger:innen sollten sich „stattdessen Zeit nehmen, um die Struktur der bereits vorhandenen Projekt-Teams zu verstehen“, so Hacquoil.

„Es geht darum, Kandidatenprofile für jedes Projekt-Team zu erstellen und zu nutzen, um die Reichweite bei der Personalbeschaffung zu steigern und Einstellungsentscheidungen zu forcieren“, erklärt Hacquoil. „Es ist wichtig, Mitarbeiter:innen zu gewinnen und Personen auszuwählen, die gut in das entsprechende Projekt-Team passen, nicht nur in das Unternehmen als Ganzes.“

Denn auch die Projektmanagement-Methoden bestimmen, welche Personen ein gutes Team bilden. Klassische Projektmanagement-Methoden sehen zum Beispiel meist eine klare Aufteilung von Rollen sowie hierarchische Strukturen und feste Abläufe vor. Passt eine klassische Methode wie das Wasserfall-Modell am besten zu den Projektvorgaben, sollte das Projekt-Team entsprechend dieser Methode ausgewählt werden. In einem anderen Kontext funktioniert dieselbe Konstellation wahrscheinlich weniger gut.

2. Kultiviere Vertrauen und Verantwortung

Projekt-Teams mit Bedacht zusammenstellen – das bedeutet, dass die einzelnen Personen gut zusammenarbeiten können. Aber diese Projekt-Teams können tatsächlich nur effizient arbeiten, wenn Beziehungen organisch wachsen und sich verfestigen dürfen.

Die Teammitglieder müssen sich gut genug kennen, um darauf zu vertrauen, dass ihre Kolleg:innen gute Arbeit leisten. Gleichzeitig sollten sie auch die Verantwortung für ihre eigenen Aufgaben im Projekt übernehmen – vor allem bei agilen Projektmethoden, die stark auf Eigenverantwortung und Dezentralität bauen. Als Projektmanager:in kannst du diese Kultur vorleben.

Die Digitalagentur Viget beispielsweise hat effizientes Arbeiten im Projekt-Team durch die Implementierung von „GOOD Talks“ (Genuine, Original, Open Discussions) erreicht. Hierbei handelt es sich um optionale Mittagessen, bei denen Teammitglieder freiwillig über unterschiedliche gesellschaftliche Themen sprechen können, die Einzelpersonen in den Tech-Teams betreffen.

Laut Cindy Caldwell, Vice President of Operations bei Viget, fördern die Gespräche, die von Aktivitäten und Diskussionen begleitet werden, das Bewusstsein für Soft Skills. Dieses Bewusstsein fußt auf individuellen Beziehungen im Projekt-Team, breitet sich dann aus und hat schließlich eine deutlich breitere Wirkung im Unternehmen.

„Verschiedene GOOD Talks (zum Beispiel über Frauen in technischen Berufen oder Geschlechteridentitäten) haben entsprechende Slack-Channels für den weiteren Austausch und das Teilen von Artikeln, Nachrichten und Veranstaltungen hervorgebracht“, so Caldwell. „Wir konnten durch sie auch unsere Wissensdatenbank mit fundierteren Ressourcen wie Versicherungsdetails, die Transgender einschließen, ergänzen.“ Slack hilft also nicht nur dabei, Prozesse zu dokumentieren und den Projektfortschritt zu messen, sondern auch intrinsisches Wissen zu bewahren und so eine wertschätzende Kultur zu etablieren.

3. Investiere Zeit in Teambildung

Für eine produktive Zusammenarbeit auch über physische Grenzen hinweg sollten Teamleiter:innen durch kleinere Aktionen Vertrauen aufbauen und Verantwortung zeigen. In The Five Dysfunctions of a Team empfiehlt Lencioni, dass Projektmanager:innen mit „Übungen zu persönlichen Geschichten“ beginnen, bei denen Teammitglieder drei Fragen beantworten:

• Wo bist du aufgewachsen?
• Wie viele Geschwister hast du?
• Was war die größte Herausforderung in deiner Kindheit?

Andere Teambildungsübungen sind beispielsweise die von Google entwickelten Methoden Just Like Me und Anxiety Party. Diese Aktivitäten erlauben es Teammitgliedern, sich in einem persönlicheren (und strukturierteren) Kontext zu öffnen. Sie machen Kolleg:innen auch nahbarer, was in der Regel langfristig zu einer empathischeren und effektiven Zusammenarbeit führt.

Diese unternehmensweite Investition in Vertrauen und Transparenz muss regelmäßig gepflegt werden. Patty McCord, ehemals Chief Talent Officer bei Netflix, führt den Erfolg des Unternehmens in Teilen darauf zurück, dass statt Vermutungen Fragen im Mittelpunkt der Kultur stehen.

„Wir haben den Mitarbeiter:innen beigebracht, folgende Frage zu stellen: „Kannst du mir helfen, zu verstehen, warum du deiner Meinung nach recht hast?“ Und wir haben klar gemacht, dass die Frage ehrlich und ohne Hintergedanken gestellt werden muss“, schreibt McCord in ihrem Buch Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility. „Wenn man mit echtem Interesse Fragen zu den Problemen anderer stellt, entsteht ein bemerkenswertes Verständnis.“

Die Strategie hat den Vertriebs- und Marketingteams des Streaming-Anbieters geholfen, effektiver mit der Entwicklungsabteilung zu arbeiten, als es ein anfängliches Problem mit der Reduzierung der Buffering-Zeit gab.

„Das war ein großes Problem, das nur die Entwickler:innen wirklich verstanden haben“, schreibt McCord. „Wir haben unseren Mitarbeiter:innen im Vertrieb und Marketing gesagt, dass es nicht okay ist, ihren Frust an den Entwickler:innen auszulassen. Sie sollten [stattdessen] folgende Frage stellen: ‚Könntest du mir erklären, warum das Buffering lange dauert?’. Die Antwort war extrem aufschlussreich für die nicht technisch versierten Projekt-Teams, die keine Ahnung hatten, vor welch großer Herausforderung die Entwicklungsteams gestanden haben.“ Über Fragen wie diese lassen sich gegenseitiges Verständnis aufbauen, Prozessschritte besser planen und so das Zeitmanagement in Projekten optimieren.

4. Teile Informationen für eine effektive Zusammenarbeit

Die Projekt-Teams sollten Zugriff auf alle benötigten Informationen haben, um effizient arbeiten zu können und das Vertrauen ineinander aufrechtzuerhalten. „Aus meiner Erfahrung ist Leistung direkt mit Transparenz verknüpft“, so Hacquoil. „Jedes Mitglied des Projekt-Teams sollte so weit wie möglich das Gesamtproblem verstehen, das gelöst werden muss. Projekt-Teams arbeiten effektiv, wenn alle Teammitglieder sich konsequent auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren. Die Frage, die sich jeder selbst stellen kann, lautet: ‚Wie arbeite ich effektiv, wenn ich kein vollständiges Bild habe?“

Unternehmen wie Pinpoint erzielen diese Transparenz und produktive Zusammenarbeit durch Dokumentenmanagement-Systeme wie Google Drive und HelloSign, Projektmanagement-Plattformen wie Asana oder Trello und Intranet-Wissensdatenbanken aufrecht – Dienste, die sich in Slack zentral auf einer Plattform verwalten lassen.

Hacquoil: „Dies sorgt nicht nur dafür, dass Informationen allen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, sondern stellt auch eine Entscheidungshistorie bereit, die das ‚Warum‘ hinter allem, was wir tun, für neue Mitarbeiter:innen eines bestehenden Projekt-Teams untermauert und rational erklärt. Sie können zeitlich zurückgehen, das Warum, Was, Wann usw. verstehen und haben das Gefühl, dass sie tatsächlich etwas beitragen können, da sie nun den Kontext kennen.“

5. Fördere eine gesunde Unternehmenskultur, in der (konstruktive) Konflikte geschätzt werden

„Es mag unlogisch klingen, aber perfekte Harmonie ist in einem Unternehmen nicht wünschenswert. Denn das bedeutet, dass die Mitarbeiter:innen entweder nicht mehr bei der Sache sind, ihnen alles egal ist oder dass es keine Innovationen mehr gibt“, so Christy Lyons Hopkins, CEO der Beratungsfirma für Personal und Mitarbeiterakquise 4 Point. „Man muss konstruktiv anderer Meinung sein dürfen und als Projekt-Team schwierige Zeiten durchstehen können, um tatsächlich effektiv zu arbeiten und sich zu einem Unternehmen zu entwickeln, das weiter innovativ ist, sich verbessert und wächst.“

Hopkins versucht, gesunde Konflikte bei 4 Point zu fördern, indem sie ihr Projekt-Team zur Teilnahme an anonymen Zoom-Meetings motiviert. Dort können sie über die Chat-Funktion stressfrei Fragen stellen oder Feedback zu einem Problem geben. „Manchmal kommen Meinungen zum Vorschein, die nicht der des Senior-Teams entsprechen. Das führt zu konstruktiven Konflikten und einer Lernkurve“, fügt sie hinzu. „Wir haben dies kürzlich bei der Implementierung von 360-Grad-Leistungsbeurteilungen beobachtet. Es hat dazu geführt, dass wir das Projekt aufgrund des Konflikts beim Meeting anders – nämlich besser – umgesetzt haben.“

Auch bei Netflix sind Konflikte Teil der Unternehmenskultur. Dahinter steckt folgende Idee: Wenn deine Projekt-Teams ausschließlich aus talentierten Personen bestehen und du deinen Kolleg:innen vertraust, ist „radikale Ehrlichkeit“ (mit der Erwartung, dass die Meinungen faktisch belegbar sind) auf Basis von Informationen der einzig wahre Weg zu effektiver Zusammenarbeit. Und zu guter Letzt: Je mehr du eine Atmosphäre der psychologischen Sicherheit schaffst, desto eher kommen diese wirklich umsetzbaren, sogar bahnbrechenden Ideen tatsächlich auf den Tisch. Psychologisch sicher heißt, dass Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, ihre Ideen und Zweifel werden gehört, und dass sie Fehler machen und diese zugeben können.

Mit Slack kannst du Projektbeteiligten eine sichere Plattform bieten, auf der konstruktive Kritik und neue Ideen Gehör finden können. Zum Beispiel lassen sich aus Unterhaltungen direkt neue Aufgaben erstellen, damit Kolleg:innen alternativen Lösungsvorschlägen nachgehen können. Manchmal sind es genau diese Umwege, die schlussendlich schneller zum Ziel führen.

Wie du eine produktive Zusammenarbeit in deinem Projekt-Team erleichtern kannst

Eine Studie der Stanford University hat ergeben, dass Teilnehmer:innen, die zusammengearbeitet haben, sich ihrer Aufgabe 64 % länger gewidmet haben als Einzelteilnehmer:innen. Arbeitsumgebungen, die eine gemeinsame Problembehebung und effektive Zusammenarbeit in deinem Team fördern, sorgen also eher für gute Leistungen.