Zusammenarbeit

5 entscheidende Schritte für effizientes Arbeiten im Projekt-Team

Warum empathische Projekt-Teams im Allgemeinen produktiver sind und besser zusammenarbeiten

Autor: Devon Maloney16. April 2019

In der heutigen Geschäftswelt hängt der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens von der Fähigkeit ab, effizientes Arbeiten im Projekt-Team zu fördern. Eine Harvard Business Review-Studie hat ergeben, dass die Zusammenarbeit aktuell 80 % der Arbeitszeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausmacht. Und da mehr und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, war es noch nie wichtiger, erfolgreiche Projekt-Teams aufzubauen.

„Heutzutage sind Informationen allgegenwärtig und alles verändert sich in Nanosekunden. Da ist und bleibt Teamwork der einzige kontinuierliche Wettbewerbsvorteil, der bisher größtenteils nicht genutzt wird“, schreibt Managementberater Patrick Lencioni in seinem Buch The Five Dysfunctions of a Team (dt.: Die fünf Dysfunktionen eines Teams). „In nicht erfolgreichen Unternehmen mangelt es nahezu immer an Teamwork, im Gegensatz zu erfolgreichen Unternehmen, wo es oft großgeschrieben wird.“

Wir haben Führungskräfte aus der Kreativ-, Tech- und Personalbranche befragt, was für das effiziente Arbeiten im Projekt-Team und für die Mitarbeitermotivation ihrer Meinung nach entscheidend ist. Ihre Tipps haben wir hier zusammengefasst.

1. Stelle Teammitglieder ein, die gut zueinander passen

„Gute Projekt-Teams erfordern solides Sourcing und eine gute Vorauswahl“, so Tom Hacquoil, Mitgründer und CEO von Pinpoint. Das britische Start-up, das seinen Umsatz seit dem Launch Anfang 2018 um mindestens 9 % pro Woche gesteigert hat, entwickelt Software zur Personalbeschaffung. Diese unterstützt Kunden dabei, die Mitarbeiterfluktuation in 12 Monaten um 50 % zu reduzieren.

„Die Qualität eines Projekt-Teams wird nicht nur durch die Qualität seiner Mitglieder, sondern auch dadurch bestimmt, ob die Personen ins Projekt-Team passen“, so Hacquoil. „Womöglich sind sie alle unabhängig voneinander hochqualifiziert, aber können sie auch gut zusammenarbeiten?“

Seiner Ansicht nach sollten sich Unternehmen über allgemeine Kriterien, die sich um die Frage “Verkörpert diese Person unsere Unternehmensphilosophie?” drehen, hinwegsehen. „Man sollte sich stattdessen Zeit nehmen, um die Struktur der bereits vorhandenen Projekt-Teams zu verstehen”, so Hacquoil.

„Es geht darum, 'Kandidatenprofile' für jedes Projekt-Team zu erstellen und zu nutzen, um die Reichweite bei der Personalbeschaffung zu steigern und Einstellungsentscheidungen zu forcieren“, erklärt Hacquoil. „Es ist wichtig, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen und Personen auszuwählen, die gut in das entsprechende Projekt-Team passen, nicht nur in das Unternehmen als Ganzes.“

2. Kultiviere Vertrauen und Verantwortung

Projekt-Teams mit Bedacht zusammenstellen – das bedeutet, dass die einzelnen Personen gut zusammenarbeiten können. Aber in diesen Projekt-Teams wird es tatsächlich nur ein effizientes Arbeiten geben, wenn Beziehungen organisch wachsen und sich verfestigen dürfen.

Die Teammitglieder müssen sich gut genug kennen, um darauf zu vertrauen, dass ihre Kolleginnen und Kollegen gute Arbeit leisten. Gleichzeitig sollten sie auch die Verantwortung für ihre eigenen Aufgaben im Projekt übernehmen. Darüber hinaus sollten die Führungskräfte diese Kultur vorleben.

Die Digitalagentur Viget beispielsweise hat effizientes Arbeiten im Projekt-Team durch die Implementierung von „GOOD Talks“ (Genuine, Original, Open Discussions) erreicht. Hierbei handelt es sich um optionale Mittagessen im Projekt-Team, bei denen Teammitglieder freiwillig über unterschiedliche gesellschaftliche Themen sprechen können, die Einzelpersonen in den Tech-Teams betreffen, z. B. Sexismus, Rassismus oder sogar Fehltritte beim Instant Messaging.

Laut Cindy Caldwell, Vice President of Operations bei Viget, fördern die Gespräche, die von Aktivitäten und Diskussionen begleitet werden, das Bewusstsein für „Soft Skills“. Dieses Bewusstsein fußt auf individuellen Beziehungen im Projekt-Team, breitet sich dann aus und hat schließlich eine deutlich breitere Wirkung im Unternehmen.

„Verschiedene GOOD Talks (z. B. über Frauen in technischen Berufen oder Geschlechteridentitäten) haben entsprechende Slack-Channels für den weiteren Austausch und das Teilen von Artikeln, Nachrichten und Veranstaltungen hervorgebracht“, so Caldwell. „Wir konnten durch sie auch unsere Wissensdatenbank mit fundierteren Ressourcen wie Versicherungsdetails, die Transgender einschließen, ergänzen.“

3. Investiere Zeit in Teambildung

Damit Teamwork global effizienter wird, sollten Führungskräfte kommunizieren, dass sie Folgendes von Teamleiterinnen und Teamleitern erwarten: auch durch kleinere Aktionen Vertrauen aufzubauen und Verantwortung zu zeigen. In The Five Dysfunctions of a Team empfiehlt Lencioni, dass Teamleiterinnen und Teamleiter mit „Übungen zu persönlichen Geschichten“ beginnen, bei denen Teammitglieder drei Fragen beantworten:

  • Wo bist du aufgewachsen?
  • Wie viele Geschwister hast du?
  • Was war die größte Herausforderung in deiner Kindheit?

Andere Teambildungsübungen sind beispielsweise die von Google entwickelten Methoden Just Like Me und Anxiety Party. Diese Aktivitäten erlauben es Teammitgliedern, sich in einem persönlicheren (und strukturierteren) Kontext zu öffnen. Sie machen Kolleginnen und Kollegen auch nahbarer, was langfristig in der Regel zu einer empathischeren Zusammenarbeit und einem effektiveren Teamwork führt.

Anschließend muss diese unternehmensweite Investition in Vertrauen und Transparenz regelmäßig gepflegt werden. Patty McCord, ehemals Chief Talent Officer bei Netflix, führt den Erfolg des Unternehmens in Teilen darauf zurück, dass statt Vermutungen Fragen im Mittelpunkt der Kultur stehen.

„Wir haben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beigebracht, folgende Frage zu stellen: „Kannst du mir helfen, zu verstehen, warum du deiner Meinung nach recht hast?“ Und wir haben klar gemacht, dass die Frage ehrlich und ohne Hintergedanken gestellt werden muss“, schreibt McCord in ihrem Buch Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility. „Wenn man mit echtem Interesse Fragen zu den Problemen anderer stellt, entsteht ein bemerkenswertes Verständnis.“

Die Strategie hat den Vertriebs- und Marketingteams des Streaming-Anbieters geholfen, effektiver mit der Entwicklung zusammenzuarbeiten, als es ein anfängliches Problem mit der Reduzierung der Buffering-Zeit gab.

„Das war ein großes Problem, das nur die Entwicklerinnen und Entwickler wirklich verstanden haben“, schreibt McCord. „Wir haben unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Vertrieb und Marketing gesagt, dass es nicht okay ist, ihren Frust an den Entwicklerinnen und Entwicklern auszulassen. Sie sollten [stattdessen] folgende Frage stellen: 'Kannst du mir erklären, warum das Buffering so lange dauert?' Die Antwort war extrem aufschlussreich für die nicht technisch versierten Projekt-Teams, die keine Ahnung hatten, vor welch großer Herausforderung die Entwicklerinnen und Entwickler gestanden haben.“

4. Teile Information

Die Projekt-Teams sollten Zugriff auf alle benötigten Informationen haben, um effektives Teamwork, also effizientes Arbeiten in Projekt-Teams, die einander vertrauen, aufrechtzuerhalten. „Aus meiner Erfahrung ist Leistung direkt mit Transparenz verknüpft“, so Hacquoil. „Jedes Mitglied des Projekt-Teams sollte so weit wie möglich das Gesamtproblem verstehen, das gelöst werden muss. Projekt-Teams sind am effektivsten, wenn alle Teammitglieder sich konsequent auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren. Es ist schwierig, [dies zu erreichen,] wenn sie kein vollständiges Bild haben.“

Unternehmen wie Pinpoint erzielen diese Transparenz und diesen Workflow durch Systeme zur Dokumentverwaltung wie Google Drive und HelloSign, Projektmanagement-Plattformen wie Asana oder Trello und Intranet-Wissensdatenbanken aufrecht.

Hacquoil: „Dies sorgt nicht nur dafür, dass Informationen allen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, sondern stellt auch eine Entscheidungshistorie bereit, die das 'Warum' hinter allem, was man tut, für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines bestehenden Projekt-Teams untermauert und rational erklärt. Sie können zeitlich zurückgehen, das Warum, Was, Wann usw. verstehen und haben das Gefühl, dass sie tatsächlich etwas beitragen können, da sie nun den Kontext kennen.“

5. Fördere eine gesunde Unternehmenskultur, in der (konstruktive) Konflikte geschätzt werden

„Es mag unlogisch klingen, aber perfekte Harmonie in einem Unternehmen ist nicht wünschenswert. Denn das bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entweder nicht mehr bei der Sache sind, ihnen alles egal ist oder dass es keine Innovationen mehr gibt“, so Christy Lyons Hopkins, CEO der Beratungsfirma für Personal und Mitarbeiterakquise 4 Point. „Man muss konstruktiv anderer Meinung sein dürfen und als Projekt-Team schwierige Zeiten durchstehen können, um tatsächlich effektiv zu sein und sich zu einem Unternehmen zu entwickeln, das weiter innovativ ist, sich verbessert und wächst.“

Um gesunde Konflikte bei 4 Point zu fördern, bittet Hopkins ihr Projekt-Team, anonym an Zoom-Meetings teilzunehmen, wo sie über die Chat-Funktion stressfrei Fragen stellen oder Feedback zu einem Problem geben können. „Manchmal kommen Meinungen zum Vorschein, die nicht der des Senior-Teams entsprechen. Dies führt zu konstruktiven Konflikten und einer Lernkurve“, fügt sie hinzu. „Wir haben dies kürzlich bei der Implementierung von 360-Grad-Leistungsbeurteilungen beobachtet. Es hat dazu geführt, dass wir das Projekt aufgrund des Konflikts beim Meeting anders – nämlich besser – umgesetzt haben.“

Bei Netflix sind Konflikte Teil der Unternehmenskultur. Dahinter steckt folgende Idee: Wenn deine Projekt-Teams ausschließlich aus talentierten Personen bestehen und du deinen Kolleginnen und Kollegen vertraust, ist „radikale Ehrlichkeit“ (mit der Erwartung, dass die Meinungen auf Fakten basieren) auf Basis von Informationen der einzig wahre Weg zu effektivem Teamwork. Und zu guter Letzt: Je mehr du eine Atmosphäre der psychologischen Sicherheit schaffst, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Ideen und Zweifel gehört werden, und in der sie sich trauen, Fehler zu machen und zuzugeben, desto eher kommen diese wirklich umsetzbaren, sogar bahnbrechenden Ideen tatsächlich auf den Tisch.

„Ich sage oft zu Führungskräften: 'Habt eine Meinung; bezieht Stellung; und lasst es auch mal zu, nicht recht zu haben'“, schreibt McCord. „Eine der größten Gefahren in Unternehmen sind Personen, die einen Streit nur gewinnen, weil sie überzeugend sind. Nicht aufgrund ihrer Argumente.“

McCord schreibt auch, dass Netflix seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigt, eigene Meinungen zu entwickeln, indem sie die Fakten prüfen und sich unvoreingenommen faktenbasierte Argumente anhören, denen sie nicht zustimmen.

Rufe dir die Vorteile von effektivem Teamwork in Erinnerung

Eine Studie der Stanford University hat ergeben, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die zusammengearbeitet haben, sich ihrer Aufgabe 64 % länger gewidmet haben als Einzelteilnehmerinnen und -teilnehmer. Das bedeutet, dass Arbeitsumgebungen, die eine gemeinsame Problembehebung und effektives Teamwork fördern, eher für gute Leistungen sorgen. Wenn Probleme auftreten, denk an all die Erfolge, die dich erwarten, wenn dein Projekt-Team endlich optimal zusammenarbeitet.

War dieser Blog-Beitrag hilfreich?

0/600

Super!

Vielen Dank für dein Feedback!

Okay!

Vielen Dank für dein Feedback.

Hoppla! Wir haben gerade Schwierigkeiten. Bitte versuche es später noch einmal!

Weiterlesen

Transformation

Die Zukunft der Arbeit liegt in der Zusammenarbeit: Wie Kollaborationsplattformen unsere Arbeitsweise prägen

Die Daten einer weltweiten Umfrage unter 1.200 IT-Entscheidungsträgerinnen und -trägern sowie 3.000 Benutzerinnen und Benutzern zeigen den Einfluss und die Bedeutung von Plattformen für die Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt.

Zusammenarbeit

Jetzt kannst du die neue Arbeitswelt mitgestalten

Es ist an der Zeit, in unseren Projekt-Teams für mehr Integration, Flexibilität und Zusammenhalt zu sorgen – egal, wann und von wo aus sie arbeiten

Transformation

Wie Führungskräfte bei IBM die digitale Transformation mitgestalten

Führungskräfte müssen Offenheit und Bereitschaft für Veränderungen leben, um die digitale Transformation voranzutreiben.

Zusammenarbeit

Delivery Hero: Das Erfolgsrezept für eine agile Unternehmenskultur mit Slack

Delivery Hero ist binnen zwei Wochen auf rund 50 Märkten die Umstellung auf ein elektronisches Zahlungssystem gelungen.