Collaboration

Consolider l’efficacité professionnelle en 5 étapes

Pourquoi les équipes solidaires sont plus productives et plus collaboratives à tous les niveaux

Auteur : Devon Maloney16 avril 2019

Aujourd’hui, la capacité d’une entreprise à stimuler l’efficacité professionnelle peut jouer un rôle majeur dans sa réussite. En effet, selon une étude de la Harvard Business Review, la collaboration représente jusqu’à 80 % du temps de travail des salariés. Parallèlement, de plus en plus de collaborateurs optent pour le travail à distance. Il est donc plus que jamais nécessaire d’organiser efficacement les équipes.

« À une époque où l’information permanente et les changements éclair sont la norme, le travail d’équipe reste le seul avantage concurrentiel durable, pourtant inexploité », écrit Patrick Lencioni, consultant en gestion, dans son livre Les Cinq Dysfonctionnements d’une équipe. « Le travail d’équipe est presque toujours absent dans les entreprises qui échouent, et presque toujours présent dans celles qui réussissent. »

Nous avons demandé à des dirigeants des secteurs de la création, de la technologie et des ressources humaines quelles étaient les qualités cruciales selon eux pour favoriser l’efficacité professionnelle et la collaboration. Voici leurs avis.

1. Embauchez les bonnes personnes

« Une bonne équipe, c’est avant tout des collaborateurs bien sélectionnés », explique Tom Hacquoil, cofondateur et PDG de Pinpoint. Cette startup britannique, qui a augmenté son chiffre d’affaires d’au moins 9 % par semaine depuis son lancement début 2018, développe des logiciels de recrutement pour les ressources humaines qui ont permis à ses clients de réduire leur taux de renouvellement du personnel de 50 % en 12 mois.

« La qualité d’une équipe dépend non seulement de la qualité des personnes qui la composent, mais aussi de leur adéquation au sein du groupe », affirme Tom Hacquoil. « Si certaines personnes sont excellentes en solo, elles ne sont en revanche pas forcément faites pour le travail d’équipe. »

Selon lui, les organisations doivent aller au-delà de la fameuse question « Cette personne incarne-t-elle la philosophie de notre entreprise ? ». Il conseille plutôt de « prendre le temps de comprendre la composition des équipes existantes ».

« Définissez des "profils de candidats" pour chaque équipe, et servez-vous-en pour rechercher et embaucher les bonnes personnes », préconise-t-il. « Assurez-vous d’attirer et de sélectionner des candidats qui conviennent à l’équipe qu’ils rejoindront, et pas seulement à l’entreprise dans son ensemble. »

2. Cultivez la confiance et la responsabilité

Bien constituer vos équipes signifie que vous savez que chaque membre peut travailler efficacement avec ses coéquipiers. Mais pour gagner en efficacité professionnelle, ces membres doivent être capables de développer et de renforcer naturellement leurs relations.

Les membres de l’équipe doivent avant tout se connaître suffisamment pour avoir confiance en la capacité de chacun à faire du bon travail, tout en assumant leur responsabilité dans chaque projet. Par ailleurs, cette culture doit partir du haut de l’échelle.

L’agence numérique Viget, par exemple, a optimisé l’efficacité professionnelle en appliquant le concept des « GOOD Talks » (Genuine, Original, Open Discussions), une série de déjeuners facultatifs organisés par l’équipe au cours desquels les employés choisissent de s’exprimer sur diverses questions sociales qui affectent leurs équipes technologiques au niveau individuel, du sexisme au racisme, en passant par les bourdes commises dans les communications instantanées.

Selon la vice-présidente des opérations de Viget, Cindy Caldwell, les discussions (qui s’accompagnent d’activités et de débats) aident à prendre conscience des « compétences comportementales », à commencer par les relations individuelles au sein des équipes. Cette prise de conscience s’élargit par la suite et finit par avoir un impact beaucoup plus étendu dans l’entreprise.

« Certaines séances "GOOD Talks" (sur les femmes dans la technologie, ou encore les minorités sexuelles) ont donné naissance à des canaux Slack afin de poursuivre le débat et de partager des articles, des actualités et des événements », explique Cindy Caldwell. « Elles ont également permis d’ajouter à notre base de connaissances d’entreprise des ressources plus approfondies, comme des conditions d’assurance spécifiques pour les personnes transgenres. »

3. Organisez des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe

Pour encourager au mieux l’efficacité professionnelle et la collaboration, les dirigeants doivent faire comprendre aux chefs d’équipe qu’ils doivent également développer la confiance et la responsabilité à petite échelle. Dans Les Cinq Dysfonctionnements d’une équipe, Patrick Lencioni suggère aux chefs d’équipe d’essayer de démarrer chaque projet par des « exercices sur les histoires personnelles » au cours desquels les membres de l’équipe doivent répondre à trois questions :

  • Où avez-vous grandi ?
  • Combien d’enfants y avait-il dans votre famille ?
  • Quel a été le défi le plus difficile à surmonter ou le plus important auquel vous avez fait face pendant votre enfance ?

Parmi les exercices de renforcement d’équipe, citons également les approches « Just Like Me » (Moi aussi) et « Anxiety Party » (Fête de l’anxiété) imaginées par Google. Ces activités permettent aux membres de l’équipe de s’ouvrir dans un contexte plus personnel (et plus structuré). Elles humanisent également les collègues, ce qui favorise une collaboration plus empathique et l’efficacité professionnelle à long terme.

Cet investissement dans la confiance et la transparence à l’échelle de l’entreprise doit être régulièrement mis en avant. Patty McCord, ancienne directrice des talents de Netflix, attribue le succès de l’entreprise en partie à sa culture, qui encourage les salariés à poser des questions plutôt qu’à émettre des hypothèses.

« Nous avons appris aux salariés à poser la question suivante : "Pouvez-vous m’aider à comprendre le cheminement de votre réflexion ?", et nous avons insisté sur le fait que cette question devait être posée avec sincérité », écrit-elle dans son livre Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility. « En s’intéressant réellement aux problèmes auxquels les autres sont confrontés, les gens développent des pistes de compréhension remarquables. »

La stratégie a aidé les équipes des ventes et du marketing de la société de streaming à travailler plus efficacement avec l’équipe d’ingénierie lorsqu’un problème concernant la réduction de la durée de mise en mémoire tampon est survenu.

« C’était un problème colossal que seuls les ingénieurs pouvaient vraiment comprendre », écrit Patty McCord. « Nous avons dit aux membres de nos équipes commerciales et marketing qu’il était hors de question de laisser les ingénieurs se débrouiller et qu’ils devaient plutôt leur demander de les aider à comprendre pourquoi la mise en mémoire tampon prenait autant de temps. La réponse a aidé le personnel non technique, qui n’avait aucune idée de la complexité du défi auquel les ingénieurs étaient confrontés, à mieux comprendre ce problème. »

4. Partagez les informations

Pour favoriser l’efficacité professionnelle et la confiance entre équipes, un bon partage de l’information est essentiel. « D’après mon expérience, les performances sont directement liées à la transparence », confie Tom Hacquoil. « Chaque membre de l’équipe doit, dans la mesure du possible, comprendre au mieux le problème qu’il essaie de résoudre. Les équipes sont plus efficaces lorsque les membres qui les composent partagent un même objectif. Pour cela, ils doivent avoir une vue d’ensemble de la situation. »

Les organisations comme Pinpoint maintiennent cette transparence et ce flux de travail grâce à des systèmes de gestion de la documentation tels que Google Drive et HelloSign, des plateformes de gestion de projets comme Asana ou Trello, et des systèmes de bases de connaissances sur intranet.

Hacquoil ajoute : « Non seulement les informations sont facilement accessibles pour ceux qui en ont besoin, mais cela crée en plus un historique des décisions qui appuie et rationalise chaque initiative mise en œuvre. C’est très utile pour les nouveaux arrivants dans une équipe déjà existante. Ils peuvent remonter le temps et obtenir des réponses à toutes leurs questions (pourquoi ?, quoi ?, quand ?, etc.). Grâce à ces informations, ils ont davantage le sentiment de pouvoir contribuer à la mission. »

5. Favorisez une culture saine qui encourage les désaccords (constructifs)

« Cela peut sembler illogique, mais la dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’une harmonie parfaite au sein de votre entreprise. Cela voudrait dire que plus personne ne se soucie de ce qui se passe ou que votre entreprise n’innove plus », explique Christy Lyons Hopkins, PDG de la société de conseil en acquisition et en RH 4 Point. « Votre équipe doit laisser le champ libre aux désaccords constructifs et traverser les eaux troubles en restant soudée pour être vraiment efficace et continuer d’innover, de s’améliorer et de grandir. »

Pour encourager les conflits constructifs chez 4 Point, Christy Hopkins demande aux membres de son équipe de participer de manière anonyme à des réunions sur Zoom afin de poser des questions ou de donner librement leur avis à l’aide de la fonction de chat. « Parfois, cela permet de mettre en lumière des opinions en désaccord avec la façon de penser de la direction, ce qui donne naissance à des conflits constructifs et à des apprentissages », affirme-t-elle. « Nous en avons récemment fait l’expérience en réalisant des évaluations des performances à 360 °. Grâce au désaccord mis en avant, nous avons pu gérer le projet d’une manière différente, plus efficace. »

Chez Netflix, le désaccord est ancré au cœur de la culture d’entreprise elle-même. L’idée est la suivante : quand vos équipes se composent exclusivement de personnes talentueuses et que vous faites confiance à vos coéquipiers, faire preuve d’une certaine « honnêteté radicale » cimente l’efficacité professionnelle (à condition que chacun défende ses opinions en s’appuyant sur des faits). Finalement, plus vous créez un sentiment de sécurité psychologique – les collaborateurs savent que leurs idées et leurs doutes sont valorisés et ils n’ont pas peur de faire des erreurs et de les admettre – plus les idées vraiment viables (même les plus novatrices) peuvent se concrétiser.

« Je répète souvent la phrase suivante aux cadres : "Ayez une opinion, prenez position, ayez raison le plus souvent" », écrit Patty McCord. « L’un des plus grands dangers dans le monde professionnel, ce sont les personnes qui sont douées pour sortir gagnantes d’une discussion grâce à leur pouvoir de persuasion, et non grâce au bien-fondé de leurs arguments. »

Patty McCord ajoute que Netflix encourage ses employés à développer leurs opinions en analysant les faits et en écoutant avec un esprit ouvert les arguments factuels avec lesquels ils ne sont pas d’accord.

Le travail d’équipe : un moteur pour l’efficacité professionnelle

Selon une étude de l’université de Stanford, les personnes prêtes à collaborer restent concentrées sur leurs tâches 64 % plus longtemps que leurs homologues solitaires. Cela signifie que les environnements de travail qui favorisent la résolution des problèmes par la collaboration et l’efficacité professionnelle ont plus de chances d’être performants. Ainsi, quand la situation devient difficile, pensez aux avantages que vous tirerez d’une équipe apte à une collaboration efficace.

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