Schnelle Priorisierung von Aufgaben mit Triage-Channels

Wenn es in deiner Position erforderlich ist, Prioritäten zu setzen und rechtzeitig auf Anfragen zu reagieren, dann weißt du, wie schwierig es ist, Probleme nachzuverfolgen, die unerwartet auftauchen. Von Kunden-Support-Tickets bis hin zu Rechnungsanfragen zeigen wir dir, wie du Channels nutzen kannst, um eingehende Aufgaben effizient zu organisieren. ✅

Die Vorteile

  • Klärung der Verantwortlichkeiten durch höhere Sichtbarkeit
  • Reduzierter Zeitaufwand für die Zuweisung von Aufgaben und Aktualisierung von externen Vorgangs-Trackern
  • Aufbau eines durchsuchbaren Archivs der bisherigen Anfragen und wie diese gehandhabt wurden

Schritt 1: #triage-Channels erstellen

Erstelle öffentliche Channels mit dem Präfix #triage- und bezeichne ihre Funktion. Verwende zum Beispiel #triage-rechnungen für Fragen zu Rechnungsstellung und Zahlungen. Das Präfix signalisiert allen, dass der Channel verwendet wird, um eingehende Nachrichten zu diesem Thema zu sortieren und zu priorisieren. Wenn du den Channel öffentlich machst, kann dein gesamter Workspace sehen, welche Probleme noch offen und welche bereits gelöst sind. 

 

Schritt 2: Richtlinien teilen

Es ist wichtig, dass du konkrete Erwartungen in Bezug auf die Nutzung des Channels etablierst. Verfasse einen Beitrag, in dem erklärt wird, wie Mitglieder am besten Anfragen stellen und Probleme melden. Hier sind einige Vorschläge für diese Richtlinien:

  • Prioritäten mittels Emojis anzeigen. Entscheide dich für eine Gruppe von Emojis, mit denen eingestuft wird, wie schnell auf eine Nachricht reagiert wird.

    🔴  :roter_kreis: bedeutet, dass das Problem dringend ist.
    🔵  :blauer_kreis: kennzeichnet eine Frage oder ein Problem.
    ⚪️  :weißer_kreise: gibt an, dass es sich um Feedback handelt.
  • Füge eine kurze Beschreibung hinzu. Erläutere, welche Informationen Mitglieder in ihren Anfragen angeben sollten.
  • Aufgaben mithilfe von Reaktionen zuweisen und einfordern. Wähle Emoji-Reaktionen, mit denen anderen mitgeteilt wird, wer sich gerade um was kümmert.

    👀  :augen: bedeutet: „Ich sehe mir das für dich an“.
    ✅  :weißes_häkchen: bedeutet: „Ich habe das Problem behoben“.
  • Folgediskussion in Threads. Sorge dafür, dass alle Bescheid wissen, wie Follow up-Workflows ablaufen sollten. Informiere die Mitglieder, Kommentare in einem Thread zu hinterlassen, falls für den Vorgang weiterer Input, eine Überarbeitung oder eine Genehmigung erforderlich ist.

Tipp: Pinne Richtlinien in Triage-Channels, damit alle sie sehen können!

 

Schritt 3: Apps und Integrationen benutzen

Wenn in deinem Triage-Channel viel los ist, können Entwickler einen Bot erstellen, der den Channel an vorab festgelegten Tageszeiten auf bestimmte Emoji-Reaktionen scannt. Das hilft deinem Team, bei ausstehenden Vorgängen den Überblick zu behalten.

triagebotchannelexample.png

Du kannst deinen Triage-Channel auch mit externen Tools oder Dashboards verknüpfen, die dein Team für die Verwaltung eingehender Anfragen nutzt. So kannst du z. B. Jira Server Alerts installieren, um Probleme nachzuverfolgen, die bei deinem Team für die Produktentwicklung auftreten. Oder verwende die Stripe-App, um eingehende Abbuchungen, Zahlungen und Abonnements einzusehen.

💡Durchstöbere das App-Verzeichnis, um einige der Tools zu finden, die dein Team bevorzugt nutzt.

Schritt 4: Triage-Captain ernennen (optional)

In einigen Fällen ist es empfehlenswert, jemanden zu bestimmen, der den Channel begleitet und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft – ein Triage‑Captain, wenn man so will. 👩‍✈️

Der Triage-Captain stellt sicher, dass alle eingehenden Nachrichten die erforderliche Aufmerksamkeit erhalten. Ebenso kann diese Person dabei helfen, schwierige Entscheidungen zu treffen, wenn es um die Priorisierung von Vorgängen geht, und gegebenenfalls externe Hilfe anzufragen. Wenn die Schicht des Captains zu Ende ist, kann die Leitung an den Nächsten übergeben werden.  

captainslogexample.png

Aktualisiere das Channel-Thema , damit alle wissen, wer für den jeweiligen Tag, die Woche oder den Monat Dienst hat. Wir empfehlen dir, deinen Captain regelmäßig zu tauschen, um einem Burnout vorzubeugen.