Priorizar rapidamente tarefas com canais de triagem
Priorizar rapidamente tarefas com canais de triagem
Se a sua função exige priorizar e responder a solicitações rapidamente, você sabe como é difícil acompanhar os problemas que surgem de maneira inesperada. Desde tíquetes de atendimento ao cliente a consultas sobre faturamento, vamos mostrar a você como usar os canais para organizar as tarefas futuras com eficácia. ✅
Os benefícios
Esclarecer a propriedade pelo aumento de visibilidade
Reduzir o tempo gasto na atribuição de responsabilidades e na atualização de rastreadores externos de problemas
Criar um histórico pesquisável de solicitações antigas e como foram resolvidas
Etapa 1: criar canais #triagem
Crie canais públicos usando o prefixo #triagem- e determine a sua função. Por exemplo, use #triagem-faturamento para perguntas sobre faturas e pagamentos. O prefixo indica a todas as pessoas que o canal será usado para classificar e priorizar as mensagens recebidas sobre este assunto. Ao tornar o canal público, todos os membros do workspace podem ver quais problemas estão pendentes e quais já foram resolvidos.
Etapa 2: compartilhar diretrizes
É importante estabelecer as expectativas de como o canal deve ser usado. Crie uma postagem que explique como você gostaria que os membros fizessem as solicitações e informassem os problemas. Veja abaixo algumas sugestões dessas diretrizes:
Indicar a prioridade com um emoji. Escolha um conjunto de emojis que classifiquem a urgência de resolução de uma mensagem.
O emoji 🔴 :red_circle: significa que o problema é urgente. O emoji 🔵 :blue_circle: é usado para perguntas ou problemas. O emoji ⚪️ :white_circle: é usado para feedback.
Incluir uma breve descrição. Resuma as informações que os membros precisam incluir na solicitação.
Atribuir e reivindicar tarefas com reações. Selecione reações de emoji que informem o que está sendo feito e por quem.
O emoji 👀 :eyes: significa "Estou verificando o problema agora". O emoji ✅ :marca_de_verificação_branca: significa "O problema foi corrigido".
Acompanhamento nas conversas. Deixe claro para quem estiver trabalhando na solicitação que é preciso deixar comentários em uma conversa se o problema precisar de uma segunda opinião, de uma revisão ou de aprovação.
Se o canal de triagem ficar bem movimentado, os desenvolvedores poderão criar um bot para varrer o canal em horários predefinidos do dia a fim de verificar reações de emoji específicas em mensagens. Isso ajudará sua equipe a monitorar problemas pendentes.
Também é possível conectar o canal de triagem a ferramentas externas ou painéis que a equipe usa para gerenciar as solicitações recebidas. Por exemplo, é possível instalar alertas do servidor do Jira para acompanhar os problemas que surgirem com a equipe de desenvolvimento de produto. Outra alternativa é usar o app Stripe para ver cobranças, pagamentos de fatura e inscrições enquanto eles acontecem.
Etapa 4: escolher um capitão de triagem (opcional)
Em alguns casos, é vantajoso atribuir alguém para monitorar o canal e manter tudo funcionando perfeitamente por um período definido de tempo, como se fosse um capitão de triagem. 👩✈️
O capitão de triagem é responsável por garantir que todas as mensagens recebidas recebam a atenção necessária. Ele também pode ajudar a tomar decisões difíceis quando se trata de priorizar problemas e procurar a ajuda de terceiros. Quando seu turno acabar, ele passará as rédeas para o próximo responsável de plantão.
Atualize o assunto do canal/span> para que todos saibam quem está trabalhando em determinado momento, dia, semana ou mês. Sugerimos revezar o capitão com frequência para evitar exaustão.