Se a sua função exige priorizar e responder a solicitações rapidamente, você sabe como é difícil acompanhar os problemas que surgem de maneira inesperada. Desde tíquetes de atendimento ao cliente a consultas sobre faturamento, vamos mostrar a você como usar os canais para organizar as tarefas futuras com eficácia. ✅

Os benefícios

• Esclarecer a propriedade pelo aumento de visibilidade
• Reduzir o tempo gasto na atribuição de responsabilidades e na atualização de rastreadores externos de problemas
• Criar um histórico pesquisável de solicitações antigas e como foram resolvidas
  
  

Etapa 1: criar canais #triagem

Crie canais públicos usando o prefixo #triagem- e determine a sua função. Por exemplo, use #triagem-faturamento para perguntas sobre faturas e pagamentos. O prefixo indica a todas as pessoas que o canal será usado para classificar e priorizar as mensagens recebidas sobre este assunto. Ao tornar o canal público, todos os membros do workspace podem ver quais problemas estão pendentes e quais já foram resolvidos. 

 

Etapa 2: compartilhar diretrizes

É importante estabelecer as expectativas de como o canal deve ser usado. Crie um canvas que explique como você gostaria que os membros fizessem as solicitações e informassem os problemas. Veja abaixo algumas sugestões dessas diretrizes:

• Indicar a prioridade com um emoji. Escolha um conjunto de emojis que classifiquem a urgência de resolução de uma mensagem.
  
  O emoji 🔴 :red_circle: significa que o problema é urgente.
  O emoji 🔵 :blue_circle: é usado para perguntas ou problemas.
  O emoji ⚪️ :white_circle: é usado para feedback.
• Incluir uma breve descrição. Resuma as informações que os membros precisam incluir na solicitação.
• Atribuir e reivindicar tarefas com reações. Selecione reações de emoji que informem o que está sendo feito e por quem.
  
  O emoji 👀 :eyes: significa "Estou verificando o problema agora".
  O emoji ✅ :marca_de_verificação_branca: significa "O problema foi corrigido".
• Acompanhamento nas conversas. Deixe claro para quem estiver trabalhando na solicitação que é preciso deixar comentários em uma conversa se o problema precisar de uma segunda opinião, de uma revisão ou de aprovação.

Dica: marque as diretrizes nos canais de triagem para que todos vejam!

 

Etapa 3: Como usar apps e integrações

Se o canal de triagem ficar bem movimentado, os desenvolvedores poderão criar um bot para varrer o canal em horários predefinidos do dia a fim de verificar reações de emoji específicas em mensagens. Isso ajudará sua equipe a monitorar problemas pendentes.

Também é possível conectar o canal de triagem a ferramentas externas ou painéis que a equipe usa para gerenciar as solicitações recebidas. Por exemplo, é possível instalar alertas do servidor do Jira para acompanhar os problemas que surgirem com a equipe de desenvolvimento de produto. Outra alternativa é usar o app Stripe para ver cobranças, pagamentos de fatura e inscrições enquanto eles acontecem.

💡Explore o diretório de apps para encontrar algumas das ferramentas que sua equipe prefere.

Etapa 4: escolher um capitão de triagem (opcional)

Em alguns casos, é vantajoso atribuir alguém para monitorar o canal e manter tudo funcionando perfeitamente por um período definido de tempo, como se fosse um capitão de triagem. 👩‍✈️

O capitão de triagem é responsável por garantir que todas as mensagens recebidas recebam a atenção necessária. Ele também pode ajudar a tomar decisões difíceis quando se trata de priorizar problemas e procurar a ajuda de terceiros. Quando seu turno acabar, ele passará as rédeas para o próximo responsável de plantão.  

Atualize o assunto do canal para que todos saibam quem está trabalhando em determinado momento, dia, semana ou mês. Sugerimos revezar o capitão com frequência para evitar exaustão.