Definire rapidamente le priorità delle attività grazie ai canali di valutazione

Se il ruolo che ricopri richiede che tu definisca le priorità e risponda rapidamente alle richieste, allora sai quanto può essere difficile occuparsi di problemi inaspettati. Da ticket per l’assistenza clienti a richieste di informazioni sulla fatturazione, ti mostreremo come sfruttare i canali per organizzare in modo efficiente le nuove attività. ✅

Vantaggi

  • Chiarire la proprietà migliorando la visibilità
  • Ridurre il tempo trascorso ad assegnare compiti e ad aggiornare strumenti esterni per la gestione dei problemi
  • Creare una cronologia ricercabile di richieste passate che indica come sono state gestite

Passaggio 1: creare canali #valutazione

Crea canali pubblici utilizzando il prefisso #valutazione e definisci la loro funzione. Per esempio, utilizza #valutazione-fatturazione per domande relative alla fatturazione e ai pagamenti. Il prefisso indica a tutti i membri che il canale sarà utilizzato per valutare i messaggi in ingresso e dare la priorità a quelli relativi a questo argomento. Se rendi il canale pubblico, l’intera area di lavoro potrà vedere quali problemi sono in sospeso e quali sono risolti.

 

Passaggio 2: condividere le linee guida

È importante definire delle aspettative sul modo in cui il canale deve essere utilizzato. Crea un post per spiegare come preferisci che i membri inviino richieste e segnalino problemi. Ecco alcuni suggerimenti per definire queste linee guida:

  • Utilizza gli emoji per indicare la priorità. Scegli un insieme di emoji per classificare la rapidità con cui è necessario rispondere a un messaggio.

    🔴  :red_circle: l’emoji indica che il problema è urgente.
    🔵  :blue_circle: l’emoji indica una domanda o un problema.
    ⚪️  :white_circle: l’emoji indica un feedback.
  • Includi una breve descrizione. Indica le informazioni che i membri devono includere nelle richieste.
  • Assegna e rivendica attività tramite le reazioni. Seleziona delle reazioni con emoji che indichino le attività in corso e le persone che se ne stanno occupando.

    👀  :eyes: la reazione con emoji significa “Sto dando un’occhiata”.
    ✅  :white_check_mark: la reazione con emoji significa “Problema risolto”.
  • Rimani aggiornato sulle attività tramite le conversazioni. Invita chi sta lavorando su una richiesta a lasciare commenti in una conversazione se il problema dovesse richiedere revisione, approvazione o input ulteriori.

Suggerimento: fissa le linee guida ai canali di valutazione per metterle in evidenza!

 

Passaggio 3: utilizzare app e integrazioni

Se il canale di valutazione è molto seguito, gli sviluppatori possono realizzare un bot che possa analizzare il canale a orari definiti della giornata per trovare specifiche reazioni con emoji ai messaggi. Questo aiuterà il team a monitorare i problemi restanti.

Messaggio di Triage Bot con un riepilogo delle richieste e dei loro stati in un canale di valutazione

Puoi anche collegare il canali di valutazione a strumenti esterni o a dashboard utilizzate dal team per gestire le richieste in ingresso. Per esempio, puoi installare Jira Server Alerts per monitorare problemi con il team per lo sviluppo del prodotto. Oppure puoi utilizzare l’app di Stripe per visualizzare in tempo reale addebiti, fatture e abbonamenti.

💡Esplora l’App Directory per trovare gli strumenti che il team preferisce.

Passaggio 4: scegliere un capitano per la valutazione (facoltativo)

In alcuni casi, è utile assegnare a qualcuno il compito di monitorare il canale e di assicurarsi che tutto vada per il meglio per un determinato periodo di tempo, una sorta di capitano per la valutazione. 👩‍✈️

Il capitano per la valutazione deve assicurarsi che tutti i messaggi in ingresso siano considerati. Può anche aiutarti a prendere decisioni difficili relative alla gestione delle attività e all’esternalizzazione del supporto. Quando il suo turno è finito, può assegnare il compito alla persona seguente.

Messaggio di un capitano per la valutazione con un riassunto degli eventi e delle richieste del giorno

Aggiorna l’argomento del canale per far sapere a tutti a chi è stato assegnato il compito quel giorno, quella settimana o quel mese. Consigliamo di nominare un nuovo capitano regolarmente per evitare un eccessivo stress.