現代の職場に欠かせない 5 つのコミュニケーションツール

現代のニーズに合う進化したコミュニケーションツール

職場でより進化したコミュニケーションツールに移行することは、思いのほか簡単です。たとえツール自体が複雑でさまざまな機能を提供していても、ユーザーにとっては使いやすいようにデザインされているからです。1991 年に掲載されたアメリカの電化製品店 RadioShack の広告にあるテクノロジーは、今やどの職場でも使われず、すでに次の 5 つのコミュニケーションツールに置き換えられています。

1.電話より Zoom

オフィスにまだ電話機があったとしても、電話が鳴るとそのたびに少し驚いてしまいませんか？また同僚に連絡するために受話器を取ることは、ほとんどなくなったはずです。電話番号を覚えている人も、今や少数派と言えるかもしれません。

オフィス内外の同僚との打ち合わせには、ビデオ会議プラットフォームの Zoom を使ってみましょう（基本的な機能は無料）。自分でビデオ会議を設定したり、指定の URL からビデオ会議に参加したりすることができます。

録画や電話からのダイヤルインも可能で、ほかの参加者のマイクをミュートする機能もあります。有料アカウントを使えば、記録された通話をクラウドに保存することや、自動書き起こし機能を利用することも可能です。

Zoom はノートパソコン、デスクトップ、タブレット、モバイルデバイスなどで利用できます。Zoom ならリモートワーカーも参加意識を持ちやすく、実際に会うことができない同僚とより簡単に、密接につながることができるでしょう。

2.ファイリングキャビネットより Dropbox

その昔、オフィスのナレッジベースといえば、さまざまな場所に積み重ねられたファイルキャビネットのなかにある膨大な紙の文書でした。それが今ではナレッジ管理システムに置き換わっています。その 1 つが Dropbox です。

Dropbox は、職場のファイルを検索・使用・転送できる安全なプラットフォームです。必要なユーザーだけがフォルダにアクセスし、ファイルにコメントを追加し、フォルダの履歴を表示して変更を追跡できるようアクセス権限を設定することができます。

Dropbox では顧客と作業を共有する Showcase や、リアルタイムで複数の人がプロジェクトに取り組める Paper など新しいサービスも始めており、現代の職場におけるコラボレーションの取り組みを最大限に促進してくれます。

3.進行表より Airtable

プロジェクトのためのコラボレーションや締切管理は、時としてプロジェクトそのものよりも手がかかります。ましてチーム全体がスケジュール通りに業務を進めることは簡単ではありません。そんなスケジュールをホワイトボードや紙の進行表で管理しようとすると、膨大な更新情報を 1 つの場所に書き込むことになり大変です。

Airtable なら、データベースをスプレッドシートに連携させ、さらにそれをさまざまなオフィスツールと自在につなげてプロジェクトを管理することができます。プロジェクトの種類に基づいた複数のテンプレートが用意されており、タスクをチームメンバーに割り当てたり、カレンダービューでプロジェクトを確認したり、画像やその他の必要なファイルを保存したりすることも可能です。

4.ご意見ボックスより OfficeVibe

Slack の調査によると、従業員は現代の職場に「職場の透明性を高めること」を求めています。といっても、作業スペースの壁を物理的に取り払うわけではありません。

今の時代、CEO からメッセージを発信したり、社内アンケートを実施したりするだけでは十分とは言えません。従業員がフィードバックを提供し、職場環境への不安を伝えるときには、会社が実際にどのような行動をとり、また掲げる価値観をどのように体現しているかを知りたいと思っているのです。

OfficeVibe は、人事部やチームマネージャーにとって従業員エンゲージメント向上に使えるツールです。OfficeVibe の調査・評価ツールを使えば、職場で実際に起こっていることを把握し、状況を判断し、改善することができ、さらに従業員は匿名でフィードバックを送ることができます。このソフトウェアは自社のビジネスニーズに合うようにカスタマイズが可能です。

5.プリンターより Scannable

プリンター・コピー・スキャナー・FAX のすべての機能を搭載した複合機は、値段も高くなりがちです。そのうえ、オフィスでの設置場所もしばしば悩みの種になります。

Evernote の Scannable なら、スマートフォンやタブレットをスキャナとして使用して、ドキュメントや領収書、名刺画像を保存できます。画質はきれいで、操作もスナップ写真を撮るのと同じくらい簡単です。

一度に複数のページをスキャンすることもでき、スキャンしたあとに保存または送信するかを決められます。またスキャンした文書はメール、Google ドライブ、ショートメール、または SNS で共有できます。Scannable は Evernote と完全に連携しているので、スキャンしたすべての情報は Evernote アカウントにバックアップされます。

 

デスクの電話機をなくしたい人も、ファイルキャビネットが置いてある場所を有効活用したい人も、現代に合った職場環境にするためにまずはこれらのコミュニケーションツールを試してみてはどうでしょうか。きっと同僚たちは、オフィススペースがより快適になったと感謝してくれるでしょう。