Fox est la quatrième entreprise de médias aux États-Unis, avec plus de 22 000 employés. Sa division Fox Sports est devenue la première des chaînes de sport en direct. Elle couvre près d’une douzaine de sports différents avec des centaines d’événements partout dans le monde, dont le joyau de tous les événements sportifs retransmis à la télévision : la Coupe du monde de la FIFA™ 2018 en Russie. La couverture de cet événement planétaire a permis à la chaîne de battre tous ses records d’audience. Avec ses 2,6 milliards de minutes diffusées en direct, l’application Fox Sports s’est hissée à la première place du palmarès des applications les plus utilisées aux États-Unis pendant le tournoi.
Pour les équipes de télévision, la couverture d’un événement en direct implique une collaboration entre de nombreuses personnes dont les producteurs, les designers et divers experts en retransmission directe ; alors que peu d’entre eux travaillent au même endroit. Tout doit se passer sans heurts et sans aucune interruption, car les téléspectateurs se comptent souvent par millions.
Dans le passé, chaque producteur et chaque équipe de télévision travaillait avec ses propres workflows et ses propres outils de messagerie. La plus grande partie du processus d’édition était supervisé par e-mail, et le travail en temps réel était impossible. Les équipes ne pouvaient pas obtenir instantanément des commentaires et des instructions sur les ressources disponibles avant leur retransmission en direct ou leur partage sur les réseaux sociaux. Le personnel, qui travaillait en même temps pour plusieurs programmes télévisuels ou plusieurs divisions d’une même chaîne, devait surveiller l’activité de nombreuses applications, et son attention était souvent dispersée entre plusieurs appareils.
« Travailler sur plusieurs plateformes, en plus de multiplier les coûts d’abonnement, provoquait souvent une baisse de l’efficacité, et il n’était pas rare que certains messages passent entre les mailles du filet », confie Paul Cheesbrough, directeur de la technologie de Fox. « Il nous manquait vraiment un processus efficace pour distinguer les e-mails qui devaient être traités en urgence des centaines d’autres e-mails qui étaient simplement transférés pour information.
M. Cheesbrough rêvait d’un système global de collaboration qui, facilitant toutes les interactions dans l’organisation, aurait permis à toutes les équipes de communiquer et d’échanger des informations de manière quasi instantanée. En démarrant son projet de transformation digitale, le but de l’entreprise était de remplacer sa panoplie d’applications de productivité et de communication qui n’en finissait pas de s’agrandir par un seul outil simple d’utilisation et facile à déployer dans l’ensemble de l’organisation.
« Pour toutes nos équipes, observateurs sur site, éditeurs vidéo indépendants et responsables des opérations travaillant au siège de l’organisation, nous avions besoin d’un outil de collaboration puissant pour produire rapidement du contenu de haute qualité. Slack nous a fourni cet outil. »
Slack pour la gestion d’opérations logistiques complexes
Aujourd’hui, plus de 12 800 employés et contractuels de la Fox utilisent quotidiennement Slack pour gérer leurs flux de travail. Grâce aux canaux Slack, les données et le contenu restent organisés dans un environnement sécurisé.
Pendant la Coupe du monde de la FIFA, Russie 2018™, Slack, en tant que plateforme de communication et de collaboration du canal, a permis de connecter les équipes de production et les équipes techniques qui travaillaient sur le terrain en Russie avec le reste du personnel réparti dans plusieurs villes des États-Unis. Avec tous les intervenants (producteurs, éditeurs vidéo, rédacteurs et spécialistes de la stratégie sur les médias sociaux) rassemblés dans un même espace numérique, tout le monde a pu obtenir les informations dont il avait besoin et les contenus ont pu être coordonnés mieux que jamais auparavant.
- Des observateurs envoyés sur site étaient chargés de prendre des photos et de tourner des vidéos, puis de les publier dans le canal Slack
#worldcup-digitalafin de les mettre à la disposition des équipes de production restées au siège de la société. Ces dernières sélectionnaient à leur tour les fichiers les plus utiles et les transféraient sur d’autres canaux où ils pouvaient être exploités par les personnes compétentes. Ce canal a également permis de transmettre des demandes d’informations et des demandes d’extraits spécifiques. - Pour faciliter la collaboration d’un continent à l‘autre, des réunions mondiales ont été régulièrement organisées à l’aide de l’intégration Zoom pour Slack.
- Les questions urgentes étaient posées dans
#production-triage, un canal créé pour permettre aux équipes de trier rapidement tout problème signalé, et les réponses pouvaient être données par n’importe quelle personne en ligne à un moment donné.
Pour un grand moment de télévision comme celui-ci, la chaîne a dû recruter plus de 200 contractuels. Pour faciliter leur prise en charge et pour leur attribuer des tâches aussi efficacement que possible, l’équipe a utilisé l’intégration Slack avec ServiceNow, qui lui a permis de recevoir et d’approuver les demandes d‘accès des nouveaux membres de l’équipe.
L’historique des messages de l’entreprise stocké dans les canaux Slack a permis aux contractuels de trouver toutes les informations dont ils avaient besoin pour démarrer dans de bonnes conditions. Grâce à cela, ils ont pu s’atteler immédiatement à leurs tâches et la période de formation a été réduite au minimum.
« Nos éditeurs vidéo, nos spécialistes de la stratégie sur les médias sociaux et nos producteurs créent du contenu en collaborant étroitement en temps réel sur Slack. Grâce à cela, nous parvenons à supprimer nos silos d’informations tout en donnant ponctuellement à chaque groupe le niveau de contrôle et de confidentialité dont il a besoin. »
Création de contenus en temps réel dans les canaux Slack
Les 35 personnes de l’équipe de production de la Coupe du monde de la FIFA, Russie 2018™ étaient dispersées entre de nombreux sites en Russie, mais aussi aux États-Unis (Los Angeles, New York et Charlotte). Slack, en leur permettant de rester en contact à tout moment et de coordonner leurs efforts comme s’ils travaillaient au même endroit, a vraiment permis d’optimiser la couverture de l’événement en temps réel.
- Tout au long du tournoi, l’équipe mobile déployée en Russie et l’équipe restée à Los Angeles devaient rester en contact permanent dans le canal Slack
#world-cuppour décider des meilleures stratégies de couverture des matchs pour les supporters. Avec une communication en temps réel dans Slack, ces équipes ont pu décider collectivement quels moments particuliers devaient être choisis pour être publiés comme extraits vidéo, comme tweets ou comme notifications push. - Si l’une des équipes marquait un but gagnant, le canal
#highlightsdevenait le théâtre d’une activité trépidante : les producteurs chargeaient leurs extraits vidéo et le reste de l’équipe de production pouvait choisir celui qu’elle allait publier. - L’éditeur vidéo devait alors faire un découpage de l’extrait avant de le publier dans le canal
#productionoù tous les intervenants pouvaient à leur tour partager leurs commentaires et approuver l’extrait sans quitter le canal. - Au même moment, l‘équipe chargée de la diffusion sur les médias sociaux commençait à rédiger un billet pour commenter l’événement qui, une fois terminé, était partagé dans
#digitalcontent. - Une fois toutes les approbations obtenues, le contenu était partagé dans chaque canal et marqué comme finalisé, prêt à être utilisé dans les infrastructures du canal — ressources numériques et canaux de diffusion.
- Dans le canal
#worldcup-performance, l’équipe a recensé jusqu’à 130 unités de contenu produits quotidiennement. Ses outils habituels (applications et services) étaient disponibles sous forme d’intégrations, comme CrowdTangle, une simple intégration permettant d’effectuer le suivi des performances de chaque unité de contenu. Grâce à l’identification immédiate de contenu peu performant ou très performant, l’équipe a pu ajuster et optimiser ses stratégies quasiment en temps réel.
Les canaux avaient de nombreux avantages : permettre aux conversations de rester centrées sur leur sujet, donner un aperçu de la progression des tâches et faciliter la communication entre tous les intervenants (membres des équipes et partenaires). La production de contenu en temps réel à l’aide de la plateforme Slack s’est révélée si efficace que les équipes ont naturellement suivi les mêmes flux de travaux lorsque de nouvelles versions d’extraits de jeu ont dû être intégrées à des flux web, sur le site web, sur des applications mobiles ou dans des reportages en direct.
« Les personnes qui n’avaient pas transféré leurs flux de travail dans Slack pouvaient se retrouver avec 1 300 e-mails provenant de fils « Répondre à tous », confie M. Herbert. « Je me demande combien de ces e-mails ne s’adressaient en fait pas du tout à ces personnes et combien de temps elles ont pu passer à les lire avant de le comprendre. »
Chez Fox, la centralisation des communications a permis de travailler de façon plus rapide et agile
Dans le cadre de sa couverture des événements sportifs, la Fox doit constamment s’adapter à l’accélération de l’information et de la diffusion de contenu, tout en maintenant un haut niveau d’engagement des supporters par l’intermédiaire de ses canaux sociaux. Dans ces circonstances, les dirigeants de la chaîne considèrent le déploiement global de Slack comme un atout majeur.
Slack a permis de simplifier et d‘accélérer les flux de travail compliqués, tout en donnant aux équipes dirigeantes plus de visibilité ainsi qu’un meilleur accès aux informations dont elles ont besoin pour prendre leurs décisions stratégiques. Le travail d’équipe dans Slack s’est révélé si efficace que l’ensemble de la collaboration qui a lieu entre les différentes divisions de la Fox se fait maintenant dans des canaux Slack.
« Grâce au succès de la couverture de la Coupe du Monde de la FIFA™, tout le monde chez Fox est maintenant convaincu que Slack est capable de transformer un événement sportif en direct en un moment de collaboration partagée pour toute l’organisation », affirme M. Herbert. « Je souhaite vraiment que Slack soit utilisé par toutes nos équipes d’ici la fin de cette année 2018. Ainsi, dans ce nouveau monde numérique, nous pourrons continuer à offrir une expérience exceptionnelle à nos téléspectateurs. »
Plus besoin de milliers d’e-mails et d’interminables jours d’attente pour approuver les demandes. Avec Slack, Fox peut prendre des décisions et partager ses contenus à la vitesse des réseaux sociaux. « Slack facilite le travail, tout simplement » affirme M. Herbert.
