Fox è la quarta organizzazione mediatica più grande negli Stati Uniti, con oltre 22.000 dipendenti. La sua divisione FOX Sports si è affermata come leader nell’offerta di sport in diretta coprendo quasi una dozzina di sport e centinaia di eventi sportivi mondiali, incluso il gioiello delle trasmissioni sportive: la FIFA World Cup™ 2018 in Russia. La copertura della rete dell’evento internazionale ha raggiunto cifre da record, con contenuti pari a 2,6 miliardi di minuti trasmessi in diretta che hanno contribuito a collocare l’app FOX Sports al primo posto negli Stati Uniti durante il campionato.
La copertura dell’evento in diretta del team coinvolge la collaborazione in tempo reale con tutti, dai producer ai progettisti ai commentatori, pochi dei quali si trovano nello stesso posto. Il tutto deve inoltre avvenire in modo fluido davanti a un pubblico di milioni di persone.
In precedenza, i singoli producer e i team avevano i propri strumenti di messaggistica e flussi di lavoro preferiti. Tuttavia, gran parte del processo editoriale si svolgeva via e-mail e non in tempo reale. I team non potevano ricevere un feedback immediato sugli asset prima di trasmettere in diretta o postare sui social. Le risorse condivise che lavoravano con più programmi o divisioni dovevano controllare una dozzina di app diverse su telefoni e computer, tutte che richiedevano la massima attenzione.
“Oltre alla perdita di efficienza e all’aumento dei costi per le licenze derivanti dalle diverse piattaforme di comunicazione, era facile che i singoli messaggi andassero persi”, ha evidenziato Paul Cheesbrough, CTO di Fox. “Non esisteva un processo valido per distinguere le e-mail importanti che richiedevano un intervento dalle centinaia di e-mail su cui eri in copia solo per informazione.”
Cheesbrough aveva un progetto per migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione e trovare un modo più semplice per i diversi team di comunicare e condividere le informazioni. Quando l’azienda ha lanciato l’iniziativa per la trasformazione digitale, ha deciso di sostituire il pool sempre crescente di applicazioni per la produttività e le comunicazioni con qualcosa che fosse semplice da usare, da adottare e da distribuire in tutta l’organizzazione.
“Dagli operatori sul posto ai video editor freelance ai responsabili operativi a tempo pieno nella sede centrale, avevamo bisogno di un modo per consentire facilmente ai team di lavorare insieme e produrre rapidamente contenuti di alta qualità. Abbiamo trovato tutto questo in Slack.”
Operazioni e logistica sul posto complesse gestite in Slack
Oggi, oltre 12.800 dipendenti e freelancer di Fox usano Slack ogni giorno come parte dei loro flussi di lavoro. Usando i canali di Slack, possono mantenere i contenuti organizzati e nascosti e proteggere i dati.
Durante la FIFA World Cup™ 2018, Slack era l’hub di collaborazione centrale della rete che connetteva i team tecnici e di produzione sul posto in Russia con il resto dell’organizzazione, distribuito in diverse città negli Stati Uniti. Con producer, video editor, copywriter e strateghi dei social media tutti riuniti in un unico ambiente digitale, le persone potevano ottenere assistenza, fornire feedback e coordinare i contenuti molto più rapidamente di prima e con pochissime distrazioni.
- Nel canale di Slack
#worldcup-digital, operatori sul posto potevano scattare foto e registrare video e postarli nel canale per i team di produzione nella sede centrale, che a loro volta potevano rapidamente prendere i file e postarli in altri canali in modo che altri team potessero usarli. Con questo canale, i team potevano anche richiedere meglio clip e informazioni specifiche. - Per una collaborazione fluida a livello globale, il team teneva regolari riunioni generali usando l’integrazione Zoom per Slack.
- Le domande urgenti dei membri del team venivano poste in
#production-triage, un canale impostato specificatamente per la valutazione dei team di problemi emergenti, e chiunque era online poteva rispondere da qualsiasi punto del globo.
Per momenti televisivi importanti come questi, la rete ha dovuto coinvolgere più di 200 freelancer. Per consentirne l’onboarding e l’orientamento rispetto agli obiettivi nel modo più efficiente possibile, il team usava l’integrazione di Slack con ServiceNow per ricevere e approvare immediatamente le richieste di accesso dei nuovi membri del team.
Inoltre, grazie alla cronologia dei messaggi dell’azienda conservata nei canali di Slack, i nuovi freelancer potevano cercare le informazioni di cui avevano bisogno e aggiornarsi sul lavoro già fatto, in modo da poter dedicare più tempo al lavoro e meno alla formazione.
“I nostri video editor, social media manager e producer creano i contenuti collaborando tra loro in tempo reale su Slack, il che ci consente di raggiungere i nostri obiettivi di eliminare i silos interni e al contempo fornire a ciascun gruppo un livello di controllo e privacy quando necessario.”
Creazione di contenuti in tempo reale nei canali di Slack
Il team di produzione di FIFA World Cup™ 2018 composto da 35 persone era distribuito in varie sedi in Russia nonché a Los Angeles, New York City e Charlotte, ma grazie a Slack riuscivano a essere allineati e a coordinare le trasmissioni in modo semplice come se fossero tutti stati nello stesso posto, il che consentiva di prendere decisioni rapide sul modo in cui ottimizzare la copertura in tempo reale.
- Durante tutto il campionato, il team digitale in Russia e il team in Los Angeles dovevano comunicare costantemente nel canale di Slack
#world-cupper discutere come coprire al meglio le partite per i fan. In tempo reale tramite Slack, potevano coordinare rapidamente quali momenti presentare per i momenti salienti e i tweet e quali inviare come notifiche push nelle risorse sui dispositivi mobili. - Non appena una squadra segnava un gol vincente, si attivava il canale
#highlights, dove i producer caricavano i file video dei clip per metterli a disposizione del team di produzione. - Il video editor assegnato preparava il clip del momento saliente richiesto e lo postava in
#production, dove le parti interessate potevano fornire feedback e approvarlo, senza dover uscire dal canale. - Mentre accadeva tutto questo, il team dei social media iniziava a preparare il testo correlato per i social media e lo condivideva in
#digitalcontent. - Una volta approvati gli elementi, il contenuto finale veniva condiviso in ogni canale e contrassegnato come finale, pronto per essere inviato alle altre risorse digitali e di broadcasting della rete.
- Nel canale
#worldcup-performance, il team monitorava fino a 130 contenuti prodotti giornalmente e usava le integrazioni con le varie app e servizi, inclusa una semplice integrazione personalizzata con CrowdTangle, per tenere traccia delle prestazioni di ciascun contenuto. In questo modo poteva individuare immediatamente i contenuti con prestazioni basse o alte e ottimizzare in modo istantaneo le strategie.
L’uso dei canali consentiva ai vari team di concentrare le conversazioni e il lavoro e contemporaneamente di concedere l’accesso alle persone e ai partner in tutta l’azienda. Questo processo di produzione dei contenuti in tempo reale tramite Slack era così efficiente che i team hanno adottato lo stesso flusso di lavoro quando altre versioni dei momenti salienti delle partite dovevano essere inoltrate a streaming web, sito web, app per dispositivi mobili e trasmissioni in diretta.
“Le persone che non avevano trasferito il flusso di lavoro in Slack avevano una catena di e-mail con 1.300 risposte”, ha affermato John Herbert, CIO di Fox. “Quante di queste e-mail non erano rilevanti per ognuna di queste 30 persone e quanto tempo hanno passato a leggerle per stabilire che non era necessario il loro intervento?”
La comunicazione centralizzata crea un flusso di lavoro più rapido e agile in Fox
Mentre Fox continua a coprire eventi sportivi e tenere il passo con il ritmo sempre più veloce richiesto per la produzione di contenuti, mantenendo al contempo una qualità elevata di coinvolgimento dei fan tramite i social media, l’adozione globale di Slack si rivela un vantaggio chiave.
Slack ha semplificato e velocizzato flussi di lavoro complessi e ha garantito alla dirigenza maggiore visibilità e un semplice accesso alle informazioni di cui ha bisogno per prendere decisioni aziendali in modo tempestivo. Lavorare insieme in Slack è risultato talmente efficace che ora quasi tutta la collaborazione tra le diverse divisioni di Fox Sports avviene su base quotidiana nei canali di Slack.
“Considerato il successo che abbiamo riscontrato in particolare con la copertura della FIFA World Cup™, abbiamo dimostrato internamente come Slack può trasformare un evento sportivo in diretta e renderlo un momento globale condiviso in tutta l’azienda”, ha dichiarato Herbert. “Mi auguro che Slack venga utilizzato ovunque entro la fine del 2018 in modo che possiamo continuare a offrire la migliore esperienza ai nostri clienti in questo nuovo mondo digitale.”
Non è più necessario gestire migliaia di e-mail o aspettare giorni per l’approvazione di una richiesta. Con Slack, Fox può prendere decisioni e condividere i contenuti con la velocità dei social. “Slack semplicemente facilita il lavoro”, ha affermato Herbert.
