Comment bien exploiter les logiciels de collaboration intuitifs

De nombreuses entreprises ont effectué leur transition numérique l’année dernière. Néanmoins, certaines méthodes de travail antérieures n’ont pas trouvé d’équivalent, ce qui a créé de nouvelles difficultés. Les entreprises se sont adaptées à ces évolutions, mais une dimension est restée la même : la collaboration demeure fondamentale à tout projet ou équipe.

Au premier abord, il peut sembler décourageant de chercher à améliorer la communication interne et la productivité, mais cette démarche peut devenir plutôt intuitive grâce à des outils appropriés. Les logiciels de collaboration à distance offrent aux équipes de toutes les tailles une collaboration plus harmonieuse, que ce soit dans de petites start-ups ou de grandes entreprises.

Vous profiterez, entre autres, d’une meilleure communication, d’une efficacité et d’un investissement accrus ainsi que d’une gestion de projets plus transparente.

Adoption des logiciels de collaboration d’équipe

D’après Deloitte, 73 % des salariés qui collaborent sont plus efficaces au travail. 60 % sont plus innovants, 56 % se sentent plus satisfaits et 15 % travaillent plus vite.

Grâce à une plateforme de messagerie par canaux telle que Slack, vous pouvez intégrer tous les outils utilisés par votre équipe. Plutôt que de basculer constamment entre Workday, Asana et Google Docs, vous pouvez accéder à ces applications dans Slack et ainsi créer un pôle centralisé pour vos communications et vos interactions.

Les avantages des logiciels de collaboration

Vous vous souvenez de ces exposés à l’école, où une personne finissait par faire tout le travail ? Les logiciels de collaboration à distance permettent de déléguer et de gérer les RH et les projets facilement dans notre nouvel environnement de travail numérique. Ces outils présentent quatre avantages principaux :

1. Une communication améliorée

La communication est déterminante dans les projets et les relations. Grâce aux logiciels de collaboration, vous pouvez échanger dans des canaux thématiques, partager des idées et favoriser la transparence.

Plutôt que de passer par des conversations e-mails, vous pouvez interagir en temps réel dans un canal Slack. Si vous avez des questions ou des suggestions concernant un document sur lequel vous travaillez, vous pouvez ajouter des commentaires contextuels. Tous les participants en seront informés et pourront répondre instantanément. Vous pouvez également épingler des fichiers dans un canal afin de les retrouver rapidement sans avoir à parcourir tout votre disque dur.

Mieux encore, vous pouvez partager des documents, des messages et des vidéos de façon centralisée. Il est bien plus facile de générer des idées lorsque des applications populaires telles que Google Drive, Dropbox et Trello sont aisément accessibles. Démarrez rapidement un appel vidéo dans votre canal Slack afin d’évaluer les dernières maquettes ou idées en temps réel grâce à un tableau blanc numérique.

Et pourquoi ne pas rendre cela ludique ? Que ce soit pour décider d’un endroit où déjeuner ou pour choisir un nom percutant pour un nouveau comité, vous pouvez utiliser Slack afin de configurer un sondage.

2. Une gestion de projet simplifiée

Pouvoir connaître le statut d’avancement d’un projet sur demande contribue largement à la livraison réussie de projets aux clients et aux parties prenantes. Les logiciels de collaboration d’équipe à distance y contribuent. La centralisation de toutes les informations vous permet de consulter rapidement les échéances à venir ou encore d’identifier les personnes qui travaillent sur des tâches ainsi que la phase actuelle du projet.

Lors de la planification de projets, vous pouvez partager vos idées à tous les membres de l’équipe (ou avec quelques décideurs seulement) afin qu’ils vous donnent ensemble leur avis. Vous pouvez ainsi prendre des décisions de façon centralisée. La coordination des tâches entre les équipes est également simplifiée. Si vous créez un nouveau groupe transverse, vous pouvez rechercher dans Slack des profils dotés des compétences dont vous avez besoin.

Plutôt que de faire le point sur l’avancement des projets lors de réunions d’évaluation, vous pouvez intégrer des outils comme Trello. Celui-ci peut informer automatiquement et régulièrement les parties prenantes des nouveautés.

3. Un investissement plus fort des collaborateurs

Alors que le télétravail se généralise, il peut être difficile de maintenir le niveau de satisfaction et d’investissement des collaborateurs. Une utilisation efficace des logiciels de collaboration simplifie non seulement les flux de travail, mais favorise également la participation de l’équipe.

Si vous sollicitez un feedback par e-mail et que personne ne vous répond, vous perdez votre temps. Lorsque vous avez un document à vérifier, partagez-le plutôt dans Slack. Ajoutez-y des commentaires avec un avis ou des questions spécifiques et identifiez les personnes que vous souhaitez solliciter. Elles seront immédiatement informées via un appel à l’action et des informations contextuelles en temps réel. Les autres membres de l’équipe sont invités à apporter leur propre contribution à mesure qu’ils visualisent les modifications et commentaires de leurs collègues. Par ailleurs, vous pouvez facilement inviter d’autres personnes, attribuer des tâches et tirer parti des commentaires de chacun. Les documents vivants et évolutifs permettent de maintenir l’implication des participants.

Une collaboration transparente associée à des applications mobiles favorise l’investissement et la motivation des collaborateurs. Des recherches révèlent que les utilisateurs de logiciels collaboratifs sont à 85 % plus à même de se sentir épanouis au travail.

4. Une efficacité globale renforcée

Selon Forbes, les responsables d’échelon intermédiaire à supérieur passent 35 à 50 % de leur temps en réunion. Pouvez-vous vous permettre de perdre la moitié de votre journée de travail ? La plupart des points abordés dans ces réunions peuvent être traités plus efficacement avec la collaboration numérique.

La collaboration en ligne sur des documents permet de gagner énormément de temps. Quand vous pouvez partager rapidement un document et donner votre avis, cela vous garantit que tous les participants travaillent sur la dernière version. Résultat : la productivité augmente.

Des applications telles que Asana, Jira, Confluence et Zoho proposent des rapports en temps réel ainsi qu’un stockage centralisé des documents. Les équipes peuvent rapidement démarrer leurs analyses plutôt que d’attendre des indicateurs ou de perdre du temps à rechercher des fichiers.

La révolution du travail numérique grâce aux logiciels de collaboration à distance

En proposant une meilleure communication, une gestion de projets transparente, des flux de travail plus efficaces et un meilleur investissement des salariés, les logiciels de collaboration stimulent la productivité ainsi que le travail d’équipe. La collaboration sur des documents en temps réel permet de meilleurs flux de travail et les canaux personnalisés favorisent l’organisation ainsi que les priorités. L’intégration de toutes vos applications sur une seule plateforme crée un espace numérique centralisé efficace pour tous les collaborateurs.