Die größten Vorteile einer intuitiven Kollaborationssoftware nutzen

Als in den vergangenen Jahren viele Unternehmen ihre Workflows auf Online umstellten, ließen sich die alten Arbeitsweisen nicht immer übertragen und es traten Engpässe und Probleme auf. Während sich die Unternehmen dem Wandel der Zeit angepasst haben, ist eine Sache gleich geblieben: Zusammenarbeit ist ein grundlegender Bestandteil eines jeden Projekts oder Projekt-Teams.

Interne Kommunikation und Produktivität zu verbessern, mag zunächst wie eine immense Herausforderung klingen, aber mit den richtigen Werkzeugen kann es durchaus intuitiv sein. Von großen Unternehmen bis hin zu kleinen Start-ups kann Kollaborationssoftware für die Remote-Arbeit Projekt-Teams jeder Größe zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit verhelfen.

Zu den Vorteilen gehören eine bessere Kommunikation, mehr Effizienz und Engagement sowie ein reibungsloseres Projektmanagement.

Die Umstellung auf Kollaborationssoftware

Nach Aussage von Deloitte leisten Mitarbeitende, die zusammenarbeiten, zu 73 % bessere Arbeit, 60 % sind innovativer, 56 % sind zufriedener und 15 % arbeiten schneller.

Durch den Einsatz einer Channel-basierten Kollaborationsplattform, wie z. B. Slack, kannst du alle Tools integrieren, die dein Projekt-Team zur Erledigung seiner Aufgaben verwendet. Anstatt ständig zwischen Workday, Asana und Google Docs hin- und herzuwechseln, kannst du diese Apps mit Slack verknüpfen und so eine einzige Ebene für Kommunikation und Engagement schaffen.

Die Vorteile von Kollaborationssoftware

Erinnerst du dich noch an die ungeliebten Gruppenprojekte aus deiner Schulzeit, bei denen die meiste Arbeit an einer Person hängen blieb? Mithilfe von Kollaborationssoftware für die Remote-Arbeit ist es in der heutigen digitalen Arbeitsumgebung einfacher denn je, Aufgaben zu delegieren sowie Mitarbeitende und Projekte zu verwalten. Es gibt vier Hauptvorteile:

1. Bessere Kommunikation

Kommunikation kann über den Erfolg oder den Misserfolg von Projekten und zwischenmenschlichen Beziehungen entscheiden. Mit Kollaborationssoftware kannst du Diskussionen in themenspezifischen Channels organisieren, Ideen austauschen und die Transparenz erhöhen.

Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken, kannst du dich in Echtzeit in einem Slack-Channel austauschen. Bei der Arbeit an einem Dokument kannst du kontextbezogene Kommentare hinzufügen, wenn du eine Frage oder Anregung hast. Alle Beteiligten werden benachrichtigt und können dort sofort reagieren. Darüber hinaus kannst du Dateien an einen Channel pinnen, um sie schnell finden zu können, ohne dein Laufwerk durchsuchen zu müssen.

Mehr noch, du kannst Dokumente, Nachrichten und Videos an einem zentralen Ort teilen. Ideen lassen sich viel leichter entwickeln, wenn beliebte Apps wie Google Drive, Dropbox und Trello gleich zur Hand sind. Starte einen kurzen Videoanruf in deinem Slack-Channel, um die neuesten Entwürfe zu überprüfen oder ein Brainstorming in Echtzeit mit einem digitalen Whiteboard durchzuführen.

Warum sollte die Arbeit nicht auch Spaß machen? Egal, ob du einen Ort für das Team-Mittagessen auswählen oder dich auf einen einprägsamen Namen für ein neues Komitee einigen musst, du kannst Slack verwenden, um eine passende Umfrage einzurichten.

2. Nahtloses Projektmanagement

Damit du Kund:innen und Stakeholder:innen erfolgreiche Projekte liefern kannst, muss du deren Status immer kurzfristig kennen. Kollaborationssoftware für die Remote-Arbeit macht das möglich. Da alle Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind, kannst du auf einen Blick sehen, welche Fristen anstehen, wer an welchen Aufgaben arbeitet und in welchem Stadium sich das Projekt befindet.

Bei der Planung von Projekten kannst du Ideen mit allen Teammitgliedern (oder einigen wenigen Entscheidungsträger:innen) teilen, sodass sie gemeinsam Feedback geben und Entscheidungen an einem zentralen Ort treffen können. Dadurch ist es auch einfacher, Aufgaben zwischen verschiedenen Projekt-Teams zu koordinieren. Bei der Einrichtung einer neuen funktionsübergreifenden Gruppe kannst du in Slack nach Profilen suchen, die die von dir benötigten Fähigkeiten enthalten.

Anstatt sich durch stundenlange Besprechungen zu quälen, um die ansonsten schnellen Updates auszutauschen, solltest du Tools wie Trello integrieren, die zur automatischen Aktualisierung der wichtigsten Stakeholder:innen in regelmäßigen Abständen programmiert werden können.

3. Mehr Engagement der Mitarbeitenden

Angesichts der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit kann es eine Herausforderung sein, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. Durch den effektiven Einsatz von Kollaborationssoftware werden nicht nur die Workflows erleichtert, sondern es kann auch die Beteiligung des Projekt-Teams gesteigert werden.

E-Mails mit der Bitte um Feedback sind reine Zeitverschwendung, wenn niemand darauf antwortet. Teile stattdessen ein zu prüfendes Dokument mit deinem Projekt-Team in Slack. Füge Kommentare mit spezifischen Fragen oder Feedback ein und markiere die Personen, die sich dazu äußern sollen. Sie werden sofort mit einem Call-to-Action und dem passenden Echtzeit-Kontext benachrichtigt. Wenn andere Teammitglieder sehen, wie ihre Kolleg:innen Dokumente bearbeiten und kommentieren, werden sie aktiv daran erinnert, sich ebenfalls zu beteiligen. Außerdem ist es einfach, andere zur Teilnahme einzuladen, Aufgaben zuzuweisen und auf den Kommentaren der anderen aufzubauen. Dynamische, sich permanent verändernde Dokumente sichern die Beteiligung aller.

Nahtlose Zusammenarbeit gepaart mit Handy-freundlichen Apps führen zu engagierteren Mitarbeitenden und besserer Stimmung. Untersuchungen zeigen, dass Benutzer:innen von Kollaborationssoftware sich mit 85 % höherer Wahrscheinlichkeit als zufrieden bei der Arbeit bezeichnen.

4. Insgesamt bessere Effizienz

Laut Forbes verbringen Führungskräfte der mittleren und oberen Führungsebene 35 % bis 50 % ihrer Zeit in Meetings. Kannst du es dir erlauben, einen halben Arbeitstag zu verlieren? Durch digitale Zusammenarbeit lassen sich viele der in diesen Meetings behandelten Themen effizienter erledigen.

Allein durch die Online-Zusammenarbeit bei Dokumenten lässt sich eine Menge Zeit sparen. Die Möglichkeit des schnellen Austauschs und Feedbacks steigert die Produktivität und stellt sicher, dass alle mit der neuesten Version arbeiten.

Apps wie Asana, Jira, Confluence und Zoho bieten Echtzeit-Berichte und eine zentrale Dokumentenspeicherung. So können Projekt-Teams sofort mit der Analyse beginnen, anstatt auf Metriken zu warten oder nach Channel-übergreifenden Dateien zu suchen.

Kollaborationssoftware für die Remote-Arbeit verändert die digitale Arbeitsumgebung grundlegend

Durch bessere Kommunikation, nahtloses Projektmanagement, effizientere Workflows und ein höheres Engagement der Mitarbeitenden steigert Kollaborationssoftware die Produktivität und die Teamarbeit. Die Zusammenarbeit mit Dokumenten in Echtzeit führt zu besseren Workflows und benutzerdefinierte Channels fördern die Organisation und Konzentration. Mit der Integration all deiner Apps in einer Plattform kannst du alle in einer optimierten, effektiven digitalen Zentrale zusammenbringen.