直感的に使えるコラボレーションソフトウェアのメリットを享受するには

この 1 年で、多くの企業が業務フローをオンラインに移行しました。そんななか、従来のやり方では必ずしもうまく行かなくなり、ボトルネックや問題点が見えてきました。企業が時代の変化に対応し続ける一方で、変わっていないものが 1 つあります。それは、コラボレーションがプロジェクトやチームの土台である点です。

社内のコミュニケーションと生産性を向上させるのはなかなか難しいと思うかもしれませんが、適切なツールを使えば、かなり直感的に実現させることができます。大企業から小規模のスタートアップまで、リモートコラボレーションソフトウェアを活用すれば、チームの規模にかかわらず、もっと円滑に連携できます。

その結果、コミュニケーションの改善、効率とエンゲージメントの向上、プロジェクト管理の円滑化などのメリットが得られます。

チームコラボレーションソフトウェアへの移行

Deloitte によれば、コラボレーションする従業員の 73% が仕事の質を向上させ、60% がより革新的なアイデアを考え出し、56% が満足度を高め、15% が仕事のスピードアップを実現しています。

Slack のようなチャンネルベースのメッセージプラットフォームを利用すると、チームの業務に必要なすべてのツールを連携できます。Workday、Asana、Google ドキュメントの間でコンテキストを絶えず切り替えるのではなく、これらのアプリを Slack に取り込み連携させることで、コミュニケーションとエンゲージメントを 1 つの層にまとめることが可能です。

コラボレーションソフトウェアのメリット

学生時代に大変だったグループプロジェクトを思い出してみてください。大半の作業の負担が 1 人に集中しがちだった記憶はありませんか？今日のデジタルワーク環境では、リモートコラボレーションソフトウェアのおかげで、仕事をほかのメンバーに任せたり、メンバーとプロジェクトを管理したりすることが、これまでよりも簡単にできるようになっています。主なメリットは以下の 4 つです。

1. コミュニケーションが向上する

コミュニケーションのあり方次第で、プロジェクトや人間関係が左右されます。コラボレーションソフトウェアを使用すると、ディスカッションをトピック別のチャンネルに分けて整理し、アイデアを共有し、透明性を高めることができます。

メールで何度もやり取りするのではなく、Slack チャンネルでリアルタイムの会話に参加できます。ドキュメントの作成中に質問や提案があれば、文脈に応じたコメントを追加することも可能です。関係する全員が通知を受けるので、その場ですぐにリアクションできます。また、ファイルをチャンネルにピン留めしておくと、ドライブの中をあちこち探さなくてもすぐに見つかります。

さらに、ドキュメントやメッセージ、ビデオをすべて 1 か所で共有することもできます。Google ドライブ、Dropbox、Trello など、広く使用されているアプリにすぐにアクセスできるので、アイデアを生み出すのがずっと簡単になります。Slack チャンネルでビデオ通話をさっと開始して、最新のモックアップを確認したり、デジタルホワイトボードを使ってリアルタイムでブレインストーミングしたりできます。

そのほか、楽しい活用の仕方もあります。チームランチのお店を選んだり、新しい委員会にぴったりな名前を皆で決めたりする必要があれば、Slack で投票を実施できます。

2. プロジェクト管理が円滑になる

顧客や利害関係者のためにプロジェクトを成功させるうえで特に重要なのは、プロジェクトの状況を瞬時に把握することです。リモートチームコラボレーションソフトウェアを使用すれば、それも簡単です。すべての情報を 1 か所で確認できるため、差し迫った締め切りや、誰がどのタスクを担当しているのか、プロジェクトがどの段階にあるのかが一目でわかります。

プロジェクトを企画する際には、チームメンバー全員と（あるいは意思決定に参加できる一部のメンバー間で）アイデアを共有できるようにしておけば、フィードバックと意思決定を 1 か所でまとめて行うことができます。また、チーム間をまたいだタスクの調整もスムーズになります。部門の枠を越えたグループを新たに立ち上げる場合には、Slack で検索すれば必要なスキルを含むプロフィールがないか確認できます。

最新情報を取り急ぎ共有するために、1 時間にもおよぶレビュー会議にだらだらと参加する必要はもうありません。Trello などのツールを連携させれば、主な利害関係者に最新情報を定期的に自動通知するようにプログラムすることができます。

3. 従業員エンゲージメントが高まる

リモートワークがさらに浸透していくなか、従業員の満足度とエンゲージメントを維持するのは簡単ではありません。そこで、コラボレーションソフトウェアを効果的に使用すれば、業務フローを円滑にするだけでなく、チームに積極的に参加する意欲を高めることもできます。

フィードバックを求めるメールをいくら送っても、誰からも返信がなければ時間の無駄というものです。代わりに、レビューが必要なドキュメントがあれば Slack でチームと共有しましょう。具体的な質問やフィードバックをコメントとして追加し、必要なメンバーをタグづけすれば、アクション喚起とリアルタイムの背景情報についての通知が相手にすぐに届きます。ほかのチームメンバーも、同僚が編集したりコメントしたりするのを見て、自分も参加しようというモチベーションが自発的に高まります。さらに、メンバーを招待して参加してもらったり、タスクを割り当てたり、お互いのコメントを踏まえて話を進めたりすることも簡単です。ドキュメントは随時更新して最新化できるので、メンバー全員を常に巻き込むことができます。

シームレスなコラボレーションに、モバイルフレンドリーなアプリを組み合わせることで、従業員のエンゲージメントと士気の向上につながります。調査によると、コラボレーションソフトウェアを利用している場合、仕事への満足度が 85% 高くなる可能性が高いことがわかっています。

4. 全般的な効率がアップする

Forbes によると、中堅から上級の管理職者たちは、業務時間の 35% から 50% を会議に費やしています。皆さまには、勤務日の半分を失う余裕があるでしょうか？そのような会議で取り上げられることの多くは、デジタルコラボレーションを通じてもっと効率的に済ませることができます。

オンラインドキュメントでのコラボレーションだけでも、多くの時間を節約可能です。速やかに共有してフィードバックを得ることができるため、生産性が向上し、メンバー全員が最新の情報に基づいて作業できます。

Asana、Jira、Confluence、Zoho などのアプリは、リアルタイムのレポート機能を備え、またドキュメントを集約して保管する場所になります。チームはすぐに分析に取りかかることができるので、指標が出るのを待ったり、チャンネル間でファイルを探し回ったりする必要はありません。

リモートコラボレーションソフトウェアがデジタルワークスペースを変革する

コラボレーションソフトウェアは、コミュニケーションの改善、円滑なプロジェクト管理、業務フローの効率化、そして従業員のエンゲージメントの向上を可能にして、生産性とチームワークを向上させることができます。リアルタイムのドキュメントコラボレーションを通じて業務フロー全体を改善できるだけでなく、カスタムチャンネルを作成することで情報が整理されて仕事に集中できます。使用するすべてのアプリを 1 つのプラットフォームに連携させれば、メンバー全員が、スマートで効果的な Digital HQ（会社を動かすデジタル中枢）から仕事を進めることができるのです。