Organisez facilement des réunions sans quitter Slack

Presque tous les projets, qu’il s’agisse de campagnes mondiales transverses avec des délais de mise en œuvre importants ou de rapides tests A/B, commencent officiellement de la même manière : par une réunion de lancement. Hélas, l’enthousiasme initial s’effrite au moment de planifier cette réunion.

Vous êtes tous passés par là : vous ouvrez votre application d’agenda, vous recherchez les emplois du temps de vos collègues pour les parcourir un à un, puis vous jouez au jeu du chat et de la souris pour tenter de trouver un créneau commun dans les jours à venir. Cette tâche vous prend de longues minutes, et c’est une réelle corvée qui recommence à chaque fois que vous souhaitez organiser une réunion.

Grâce aux applications Google Agenda et Calendrier Outlook pour Slack, vous n’avez plus à vous soucier de cette tâche fastidieuse. Ces applications vérifient l’emploi du temps de vos collègues pour vous. Elles repèrent les créneaux qui conviennent à tout le monde, et vous permettent de planifier une réunion directement dans un canal ou un message direct (y compris avec vos partenaires externes avec lesquels vous collaborez via Slack Connect).

Pour débuter, installez l’application d’agenda de votre choix sur Slack, puis associez votre compte. Pour planifier votre prochaine réunion, il vous suffit de cliquer sur le menu de raccourcis, de sélectionner « Créer un événement » puis de suivre les quatre étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez les participants

Le champ des invités complète automatiquement les noms au fur et à mesure que vous les saisissez, pour toutes les personnes dans votre espace de travail Slack. Ajoutez les membres de votre équipe. Vous pouvez ensuite passer à l’étape suivante.

2. Choisissez la date et l’heure

Choisissez un jour pour votre réunion, puis cliquez sur le menu déroulant des horaires disponibles. Les créneaux horaires durant lesquels tout le monde est disponible seront automatiquement préremplis, ainsi que ceux pour lesquels une ou plusieurs personnes sont occupées. Cette étape peut déjà vous faire gagner un temps précieux.

Remarque : tous les invités doivent associer leur compte Slack à l’application Outlook ou Google Agenda afin que les créneaux de réunion proposés puissent s’afficher.

3. Ajoutez un lien vidéo

Pour ajouter une invitation de visioconférence à votre réunion, il vous suffit de cliquer sur le menu déroulant et de sélectionner le service de votre choix. Appuyez ensuite sur le bouton pour générer automatiquement un lien qui sera inclus dans l’invitation.

Votre outil de visioconférence n’apparaît pas dans le menu déroulant ? Demandez à votre administrateur de définir l’application Zoom ou Cisco Webex Meetings en tant qu’application d’appel par défaut pour votre espace de travail.

4. Partagez l’invitation dans un canal ou par message direct

Si vous choisissez de partager l’invitation dans un canal ou par message direct, une carte affichera le statut de l’invitation pour chaque personne, ainsi qu’un lien vers l’appel vidéo. De là, vous pouvez très facilement démarrer un fil de discussion pour définir l’ordre du jour, publier les notes de la réunion, et bien plus encore.

Et voilà ! Oubliez désormais les multiples onglets de navigateur ou le passage d’une application à une autre. Tout est maintenant accessible depuis Slack. Inutile de perdre son temps sur des agendas surchargés qui empiètent les uns sur les autres.

L’essayer, c’est l’adopter. Vous apprécierez le temps gagné ! Pour démarrer, installez les applications Google Agenda ou Calendrier Outlook pour Slack.