On oublie facilement que les services de mobilité (transport avec chauffeur, location de vélo, livraison de courses…) sont relativement nouveaux. En quelques années seulement, nous nous sommes habitués à la multitude d’options qui nous sont proposées pour ces services. En effet, un grand nombre d’entreprises ont rejoint ce nouveau marché à ses débuts et se sont développées à un rythme très soutenu. Parmi elles, Bolt, l’une des entreprises de mobilité à la croissance la plus rapide dans le monde.
Après des débuts modestes à Tallinn, en Estonie, Bolt est aujourd’hui présente dans 45 pays à travers le monde, emploie plus de 3 000 personnes et sa valeur est estimée à plus de 8 milliards de dollars. L’objectif de Bolt est de répondre aux problèmes logistiques mondiaux d’une manière abordable et durable et d’offrir une alternative aux moyens de transport privés. L’entreprise ne cesse de se développer et de chercher de nouveaux moyens de réduire l’empreinte écologique des transports.
Mathis Bogens, responsable de la communication interne chez Bolt, explique l’activité de l’entreprise : « Bolt opère dans plus de 45 pays avec ses trottinettes et ses vélos disponibles sur le Web, et compte plus de 100 millions de clients. L’entreprise propose des options de transport avec chauffeur et de livraison, Bolt Food, ainsi qu’un produit de courses alimentaires appelé Bolt Market. Elle propose également du covoiturage et est l’un des plus grands acteurs de la location en Europe. »
Pour une entreprise de cette taille, l’automatisation et la collaboration sont les piliers d’une réussite continue. Avec un tel nombre de collaborateurs répartis dans autant de pays différents, Bolt a besoin d’un outil fiable pour soutenir pleinement et sûrement la rationalisation de son processus de recrutement mondial, la réduction des délais de résolution des problèmes techniques, les réunions stratégiques à l’échelle régionale et mondiale, et la communication internationale. L’entreprise a choisi Slack pour automatiser ses processus et assurer une culture d’entreprise internationale et unifiée, tout en restant flexible et en évitant la création de silos.
Partager des connaissances dans un environnement de travail international
Construire un environnement de travail international et flexible commence dès la phase de recrutement. « Nous avons développé un processus d’intégration dans Slack », explique M. Bogens. « Cela nous permet d’immerger immédiatement les nouveaux collaborateurs dans notre culture d’entreprise. Nous utilisons l’application Lessonly pour ce processus. »
Mais le recrutement et l’intégration ne sont que les premiers pas. Dans la culture de Bolt, il est essentiel d’éviter les silos et de partager et de rechercher des connaissances. L’entreprise se réjouit de disposer de petites équipes qui jouissent d’une grande autonomie pour atteindre leurs objectifs. Toutefois, au vu de sa croissance considérable, certaines équipes peuvent perdre un peu le contact avec les autres. Selon M. Bogens, c’est la raison pour laquelle Bolt a mis en place plusieurs solutions, dont deux principales :
1. La transparence et l’inclusivité
Pour permettre à chaque voix d’être entendue et à chaque barrière de tomber, Bolt dispose de cinq canaux Slack internationaux où tous les collaborateurs peuvent participer. On compte un canal pour les informations utiles à tout le monde, un canal pour les sujets relatifs au personnel (RH, services aux collaborateurs), un canal pour les réseaux sociaux internes, focalisé sur la vie chez Bolt, un canal d’assistance informatique, et un canal d’assistance générale pour les problèmes techniques où chacun peut aider et collaborer.
2. Pas d’e-mails
L’entreprise a décidé qu’un seul outil devait être utilisé pour les communications quotidiennes. « Nous n’utilisons pas d’e-mails en interne », assure Mathis Bogens. « Même si nous en utilisons avec les partenaires externes, nous les encourageons à utiliser Slack Connect avec nous. Google Agenda est intégré à Slack, ce qui permet aux collaborateurs de ne pas consulter leurs e-mails trop souvent. » Pour faire court, l’entreprise estime que le niveau d’engagement offert par Slack est inatteignable avec les e-mails. Slack permet une collaboration plus transparente et plus fluide avec moins de canaux.
« Pour retenir, atteindre et recruter les meilleurs talents, il faut permettre à chacun de travailler selon son mode de vie quotidien », déclare Janis Sadinovs, responsable des secteurs d’activité du personnel chez Bolt. « Slack est bien moins statique que toutes les autres plateformes disponibles. Elle offre une flexibilité. »
« Slack est bien moins statique que toutes les autres plateformes disponibles. Elle offre une flexibilité. »
Accélérer le travail avec l’automatisation
Bolt utilise deux types d’automatisation proposés par Slack Le premier implique des intégrations ou applications que les gens utilisent souvent machinalement, notamment en intégrant Slack à Google Agenda ou en utilisant l’outil de rappel de Slack. L’utilisation d’intégrations avec ce genre d’outils quotidiens permet aux salariés de réduire leurs efforts manuels et de moins basculer entre les solutions.
L’entreprise profite également d’un autre type d’automatisation, plus complexe, fourni par Slack pour une conception en interne. Les automatisations personnalisées sont créées par les collaborateurs, pour les collaborateurs, afin de répondre à des besoins spécifiques. M. Bogens donne un exemple de l’une de ces réalisations :
« Notre équipe d’ingénieurs utilise une application créée par ses soins appelée Test Stability Reporter. Les ingénieurs effectuent un grand nombre de tests chaque jour et, chaque matin, l’application fournit un rapport groupé indiquant les tests qui ont réussi et ceux qui ont échoué. Ainsi, lorsque l’équipe commence à travailler le matin, elle n’a pas besoin de passer en revue tous les tests. » Cette application personnalisée permet d’économiser le temps normalement consacré à l’examen des résultats des tests.
Selon Aleksandr Bregin, responsable de l’assistance technique chez Bolt, au moins 200 applications d’automatisation sont utilisées chaque jour par Bolt. Les intégrations automatisées sont utiles dans tous les domaines, des flux de travail personnels jusqu’à l’assistance technique et à la clientèle, en passant par la collaboration. Le Générateur de flux de travail est l’un des principaux outils utilisés par l’équipe d’assistance technique. Il est utilisé avec les émojis afin de le rendre encore plus efficace, tout en lui attribuant un aspect plus humain.
Slack offre une troisième manière d’accélérer le travail grâce à l’automatisation : les salariés de Bolt utilisent le Générateur de flux de travail pour créer des flux de travail sans code, ce qui leur permet d’automatiser leurs tâches. Les flux de travail automatisés peuvent être utilisés pour renforcer les intégrations, comme c’est le cas avec la configuration Jira de Bolt. Pour des questions telles que les rapports de bugs, un ticket est automatiquement créé et envoyé dans un canal Slack où les personnes qui n’ont pas accès à Jira verront que leur demande a été transmise à l’équipe concernée. Tout le monde reste informé et impliqué.
Finis les silos, place à l’engagement de toute l’équipe
Bolt s’appuie sur Slack pour créer un sentiment d’appartenance non seulement parmi ses équipes, mais également avec ses partenaires externes. En effet, comme évoqué précédemment, l’entreprise évite les e-mails et encourage ses partenaires à utiliser Slack Connect pour les communications externes.
« Slack Connect crée un espace de travail pour deux entreprises qui travaillent dans des lieux différents et avec des mentalités différentes, mais qui trouvent un terrain d’entente lorsqu’elles travaillent ensemble à la réalisation d’un même objectif », témoigne M. Bogens. Cette approche permet non seulement d’approfondir la collaboration, puisque Bolt utilise ces canaux dans le cadre du flux de travail commun, mais aussi de créer un sentiment de proximité et l’engagement de chacun. Les mises à jour quotidiennes sont ponctuées de blagues, d’émojis et de photos, ce qui permet de renforcer les liens.
Afin de mettre tout le monde en relation et d’impliquer chaque intervenant, Bolt utilise les canaux Slack pour permettre aux équipes de collaborer efficacement, sans tenir compte de leur localisation ou de leur groupe de travail. Les appels d’équipe Slack sont un excellent moyen d’organiser des réunions spontanées autour d’un sujet urgent et d’aider les collègues à se réunir et à résoudre les problèmes. Les équipes utilisent également les Clips Slack, des vidéos ou des messages audio rapides qui permettent aux membres des équipes d’obtenir des mises à jour et des renseignements.
Slack encourage les gens à travailler quand et comme ils en ont besoin afin d’être le plus productif possible. « Nous ne sommes pas constamment derrière nos bureaux, explique M. Sadinovs. Nous pouvons être en déplacement sans perturber les tâches quotidiennes qui doivent être accomplies, qu’il s’agisse de réunions, de messages ou simplement de prendre des nouvelles de quelqu’un. »
Et lorsqu’il s’agit de collaborateurs répartis dans le monde entier, les horaires de travail sont un autre élément à prendre en compte pour rendre l’environnement de travail plus humain. Certains membres de l’équipe peuvent vivre dans un pays ou sur un fuseau horaire différent. D’autres sont plus efficaces lorsqu’ils peuvent travailler avec des horaires plus flexibles. « Nous utilisons Slack pour favoriser une culture du travail flexible. Dans Slack, l’heure à laquelle vous lisez vos messages n’a pas d’importance », insiste M. Bogens.
Il n’y a pas d’indication quand un message est lu. Cela évite aux personnes de s’ajouter une pression en pensant qu’ils sont obligés de lire et de répondre aux messages instantanément pour prouver qu’ils travaillent en même temps que tout le monde.
« Nous n’utilisons pas d’e-mails en interne. Même si nous en utilisons avec les partenaires externes, nous les encourageons à utiliser Slack Connect avec nous. Google Agenda est intégré à Slack, ce qui évite aux collaborateurs de vérifier tout le temps leurs e-mails. »
Slack fait partie intégrante de la culture
Pour connecter autant de collaborateurs répartis dans différents pays, fuseaux horaires et équipes, il faut utiliser un seul outil, et correctement. « Slack est le seul outil que nous utilisons pour connecter et impliquer tout le monde, assure Mathis Bogens. Si vous n’êtes pas en ligne et sur Slack, vous n’êtes pas au travail. »
Les salariés de Bolt génèrent plus de 145 000 messages par jour. Ils créent des automatisations, partagent des idées et collaborent à grande échelle. Ils travaillent en dehors de leur bureau lorsqu’ils en ont besoin et organisent leur travail en fonction de leur vie. Mais le plus important, c’est qu’ils sont encouragés à entretenir des relations sociales et qu’ils utilisent Slack pour le faire.
Les gens créent leurs propres groupes, partagent leur vie et nouent des liens. « Sur certains canaux, nous publions des choses amusantes, confie M. Bregin. Il y a même des thématiques spécifiques à Bolt avec des blagues internes. Beaucoup de gens aiment vraiment cet aspect. Nous avons, je crois, 18 000 émojis personnalisés au total. J’en ai moi-même ajouté 250 ou 300. J’aime beaucoup la configuration des émojis et le fait qu’ils créent une atmosphère plus conviviale. »
