À propos de ce modèle
Il vous est déjà arrivé de planifier une réunion d’équipe avec un programme clair, mais de finalement manquer de temps pour aborder tous les sujets prévus et de devoir planifier une autre réunion pour terminer la discussion ? Sachez qu’il existe un moyen d’y remédier.
Le modèle d’ordre du jour de réunion de Slack vous aide à améliorer l’efficacité des réunions, à constater des résultats clairs et tangibles et à gagner du temps en enregistrant la progression de l’équipe, les étapes suivantes, les obstacles potentiels, les notes, les besoins, et bien plus encore dans un endroit facilement accessible. Voilà à quoi servent les ordres du jour des réunions.
Qu’est-ce qu’un modèle d’ordre du jour de réunion ?
Un modèle d’ordre du jour de réunion est un document réutilisable sur Slack que les équipes peuvent utiliser pour consigner des sujets et des notes, ajouter des éléments d’action, des liens et d’autres éléments pour planifier et assurer une réunion productive. Un modèle d’ordre du jour de réunion permet aux équipes de :
- collaborer et communiquer sur l’ensemble du travail dans un seul document ;
- suivre les réalisations et la progression ;
- définir les responsabilités de chaque participant à la réunion ;
- effectuer des mises à jour et de visualiser l’ensemble des modifications en temps réel ;
- standardiser les formats de réunion ;
- identifier les éléments d’action et de les assigner au fur et à mesure.
Quels sont les avantages de notre modèle d’ordre du jour de réunion ?
Optimiser vos réunions d’équipe avec notre modèle d’ordre du jour de réunion
Le modèle d’ordre du jour de réunion représente une solution simple et efficace conçue pour améliorer la prise de notes, quel que soit le type de réunion d’équipe. Idéal pour les équipes qui cherchent à optimiser leur productivité et améliorer la communication pendant les réunions, le modèle d’ordre du jour de réunion de Slack offre un format structuré pour capturer et organiser chaque détail des réunions, garantissant que chaque discussion est concise et chaque décision est enregistrée. Vos réunions en deviennent ainsi plus efficaces, concrètes et accessibles, de sorte que les membres de l’équipe peuvent s’y référer plus tard.
Préparation collaborative de l’ordre du jour de réunion
Le modèle d’ordre du jour de réunion permet aux membres de l’équipe de modifier le canevas partagé en simultané, ainsi que de suivre les sujets à l’ordre du jour et les liens clés via un emplacement accessible. Il favorise l’organisation de la préparation des réunions et garantit que l’ensemble des personnes qui y participent sont sur la même longueur d’onde avant qu’elles ne commencent. En centralisant l’ordre du jour et les ressources connexes, les équipes peuvent gagner du temps, réduire la confusion et améliorer l’expérience globale des réunions. Que vous planifiiez une réunion d’équipe hebdomadaire, une réunion du conseil d’administration ou une réunion de lancement de projet, ce modèle couvre tout ce dont vous avez besoin pour une réunion efficace.
Alignement amélioré des tâches grâce à un modèle d’ordre du jour de réunion
Le modèle d’ordre du jour de réunion aide notamment les équipes à s’aligner sur les tâches et les éléments d’action pendant la réunion. Cette fonctionnalité permet de répartir les responsabilités et de fixer des échéances plus facilement, de sorte que chaque membre de l’équipe sait ce qui lui incombe après la réunion. Que vous effectuiez le suivi des étapes suivantes, suiviez les étapes d’un projet ou planifiiez un ordre du jour de réunion individuelle, cette délimitation claire des tâches favorise la responsabilisation et le suivi, stimulant la productivité et garantissant que les résultats de la réunion sont mis en œuvre efficacement, même si certaines personnes n’ont pas pu y assister.
Optimiser les résultats des réunions grâce à un modèle d’ordre du jour
Grâce au modèle d’ordre du jour de réunion, les équipes peuvent planifier et mener des réunions plus efficaces, tout en suivant les résultats et les éléments d’action a posteriori. Cette boucle continue de préparation, d’exécution et de suivi fait passer les réunions de simples discussions en puissantes sessions de productivité et de prise de décision. Qu’il s’agisse d’une réunion formelle, d’un point quotidien ou d’une réunion générale, le modèle d’ordre du jour de réunion est un outil indispensable pour optimiser l’efficacité de chaque réunion. Il garantit que rien n’est laissé de côté, qu’il s’agisse de suivre les procès-verbaux des réunions ou de veiller à ce que tout le monde respecte les bonnes pratiques applicables.
Format d’ordre du jour : six principes de base pour coordonner l’ensemble de l’équipe
Un format d’ordre du jour de réunion bien planifié comprend généralement certaines composantes qui permettent d’impliquer et de clarifier les sujets pour toutes les personnes qui y participent : objectifs, section de questions, étapes suivantes, etc. L’inclusion de ces éléments essentiels permet à votre équipe d’anticiper le déroulé de chaque réunion afin de pouvoir se préparer et poser des questions sur le planning ou les sujets abordés. Vous pouvez ensuite affiner l’ordre du jour selon les besoins pour traiter les commentaires et éviter de perdre du temps à résoudre ces problèmes pendant la réunion.
Qu’il s’agisse d’une réunion formelle, d’une réunion de lancement de projet, d’une réunion générale ou d’un point quotidien, voici les six composantes qui aideront à maintenir tout le monde informé et engagé :
- Objectifs clairs : définissez le résultat souhaité de la réunion sous forme de liste pour rendre les objectifs clairs et faciles à lire.
- Rappels : programmez l’envoi de messages et de rappels de réunion pour aider les participants et participantes à se souvenir de leurs responsabilités.
- Répartition du temps : allouez un certain temps aux membres de l’équipe pour présenter chaque sujet. Les intégrations comme Zoom ou Asana les aident à planifier leur présentation tout en préservant la clarté de l’ordre du jour principal.
- Suggestions et questions : le fait de réserver une section aux suggestions et questions peut stimuler la participation lors de la réunion.
- Références ou images : donnez à votre équipe un rappel ou du contexte concernant le sujet de la réunion en joignant une présentation, un fichier ou une image à l’ordre du jour.
- Étapes suivantes : attribuez aux participants et participantes des éléments d’action avec des dates d’échéance à partir du modèle.
Format de l’ordre du jour : point quotidien ? Direction ? Lancement de projet ? Quel modèle de réunion convient à votre équipe ?
Selon le type de réunion que vous organisez, certains modèles peuvent être plus pertinents pour vos objectifs que d’autres. Les équipes de ventes peuvent privilégier un modèle qui permet d’ajouter des démonstrations de cas d’utilisation et des feuilles de route pour communiquer les mises à jour des produits, par exemple. De leur côté, les équipes marketing peuvent utiliser des modèles qui permettent aux parties prenantes au projet d’indiquer leurs coordonnées, les canaux sur lesquels la campagne apparaîtra, les liens vers les ressources marketing, les données marketing intégrées, etc. Découvrons quelques types de réunions et les éléments que leurs modèles idéaux pourraient inclure.
Modèle d’ordre du jour de réunion
Les chefs d’équipe peuvent utiliser ce modèle simple d’ordre du jour pour tout type de réunion, des entretiens individuels aux réunions à l’échelle d’un service. Si le modèle d’ordre du jour de réunion doit inclure les sujets à venir, les éléments d’action et des notes, les responsables peuvent également ajouter des composantes pour rendre la session aussi productive que possible. Par exemple, un point quotidien peut inclure les éléments suivants :
- Défis ou obstacles
- Ce qui a été accompli depuis le dernier point
- Ce qui sera accompli avant le prochain point
Modèle de gestion de projet
Lorsque vous présentez une nouvelle initiative, vous devez fournir des informations essentielles qui permettent aux participants et participantes à la réunion de comprendre l’objectif du projet, ses buts, ses parties prenantes et toute information nécessaire à sa réussite. Un modèle de gestion de projet peut inclure des sections permettant de détailler l’objectif du projet, le public visé et où le trouver, les canaux et plateformes que l’équipe utilisera, etc.
- Principales parties prenantes
- Calendrier du projet, échéances et étapes
- Risques et défis
- Ressources marketing, caractéristiques des produits, etc.
Modèle de point d’équipe
Après avoir présenté le projet grâce au modèle de lancement de projet, vous pouvez organiser des réunions hebdomadaires pour enregistrer les progrès, évoquer les problèmes, coller des liens importants, et plus encore. Des réunions hebdomadaires planifiées (par exemple, via le modèle de point d’équipe de Slack) permettent de responsabiliser les membres de l’équipe quant à la réalisation des objectifs d’équipe et individuels, tandis que les responsables peuvent comprendre si et quand ils doivent apporter leur aide. Voici les éléments que l’ordre du jour de ces réunions hebdomadaire planifiées peut inclure :
- Vue d’ensemble de la progression du projet
- Espace pour réfléchir aux points positifs
- En-tête consacré aux points négatifs
- En-tête pour comprendre la répartition des efforts de l’équipe
- Espace pour expliquer les étapes suivantes
Modèle de briefing produit
Les chefs de produit peuvent utiliser un modèle de briefing produit pour expliquer une nouvelle fonctionnalité ou un nouvel outil à la direction. Un briefing produit aligne tout le monde sur l’objectif d’un produit, ses capacités, son calendrier de développement, la façon dont l’équipe mesurera la réussite et les ressources disponibles pour référence. Voici les éléments qu’un modèle peut inclure :
- Principales parties prenantes
- Description du produit
- Énoncé du problème
- Principales fonctionnalités
- Étapes
- Critères de réussite
- Risques et défis
- Ressources
- Notes de la réunion de lancement
Format d’ordre du jour : intégrations tierces pour compléter votre modèle d’ordre du jour de réunion
Contrairement à un ordre du jour statique sur papier, un modèle dynamique vous permet d’intégrer des outils tiers pour effectuer des actions qui font gagner du temps à votre équipe et optimisent votre travail. Grâce aux intégrations, les utilisateurs peuvent notamment agir sans quitter le modèle.
Dissipez les malentendus concernant l’ordre du jour, gagnez du temps, évitez la confusion et accélérez le travail des équipes en intégrant les outils que vous utilisez déjà et appréciez. Voici comment les intégrations peuvent bénéficier à votre équipe d’un point de vue pratique :
Ajouter du contexte à l’ordre du jour de la réunion d’équipe
Ne serait-ce pas pratique si votre équipe de vente pouvait écouter l’enregistrement d’un argumentaire de vente percutant et poser des questions au même endroit avant une réunion ? C’est possible grâce à l’intégration Loom de Slack.
Programmer des rappels et organiser des réunions
Qui n’a jamais dit vouloir programmer un rappel ou une réunion avant d’oublier ? Une application de calendrier comme Google Agenda vous permet de programmer des rappels et des réunions instantanément sans quitter le modèle. Au-delà d’éviter des alertes indésirables, cette intégration permet de programmer la réunion suivante tant que tout le monde y pense et de résoudre les problèmes d’horaires à mesure que l’agenda de chacun et chacune se remplit au cours de la semaine.
Attribuer des tâches et consulter la progression des projets
L’intégration avec des applications de gestion de projets comme Asana permet de consulter la progression de la préparation des membres de l’équipe directement depuis le modèle. Au lieu d’oublier d’actualiser cette progression plus tard ou de devoir attribuer des tâches à la fois sur le tableau de bord du projet et sur le modèle, vous pouvez afficher et effectuer des actions depuis une vue unique.
Obtenir des commentaires pendant ou après la réunion
Un outil de création de formulaires et d’enquêtes tel que Polly peut favoriser des points d’équipe plus efficaces et rapides en demandant aux équipes agiles de répondre à des formulaires à réponse instantanée. Lorsque les responsables veulent poser une question pendant la réunion, ils peuvent inclure un questionnaire simple et consulter les résultats immédiatement dans le modèle d’ordre du jour de réunion hebdomadaire.
Le modèle d’ordre du jour de réunion de Slack offre des résultats tangibles pour des réunions plus productives
Inutile de chercher sur Google « comment rédiger un ordre du jour de réunion ». La variété d’exemples et de formats d’ordres du jour de réunion de Slack peut vous aider à facilement coordonner les équipes. Ajoutez des points à l’ordre du jour, prenez des notes, identifiez les membres de l’équipe, ajoutez une liste de tâches liées au projet, enregistrez les conclusions et utilisez des milliers d’intégrations pour assurer une collaboration efficace, le tout au sein de l’écosystème Slack. Pour une collaboration d’équipe maximale, envisagez d’ajouter les réunions hebdomadaires planifiées de Slack aux opérations de votre équipe.
