Modelo de espaço de benefícios para funcionários

Seja para questões de seguro, políticas de folga remunerada ou detalhes sobre um programa de benefícios, os funcionários esperam uma resposta rápida quando procuram sua equipe para obter informações sobre os benefícios. Mas isso fica complicado quando essas informações estão espalhadas por várias plataformas diferentes. Além disso, as perguntas chegam por e-mail, canais do Slack, mensagens diretas e até mesmo reuniões, tornando-as difíceis de rastrear e mais propensas a serem perdidas.

Para dar suporte aos funcionários rapidamente sem sobrecarregar sua equipe, você precisa de um espaço de benefícios onde pode centralizar informações e simplificar solicitações de ajuda.

O que é um espaço de benefícios?

Um espaço de benefícios reúne todos os seus documentos, conhecimento institucional e perguntas dos funcionários em um local central. Isso reduz drasticamente o trabalho repetitivo para sua equipe e capacita os funcionários com opções de autoatendimento. Todo mundo ganha quando as informações sobre benefícios são transparentes e fáceis de acessar.

Você pode adicionar recursos e seções ao seu espaço de benefícios com base no que sua empresa precisa, mas todo espaço central deve ter estas seções fundamentais:

• Perguntas frequentes. Crie sua seção de perguntas frequentes com as dúvidas recorrentes que sua equipe recebe. Além de respostas claras, inclua links de recursos.
• Base de conhecimento. Forneça links para todos os seus documentos e ferramentas de benefícios, mesmo (e especialmente) se estiverem espalhados entre diferentes plataformas.
• Principais contatos. Deixe claro a quem os funcionários devem recorrer para falar de questões específicas. Considere também adicionar informações de contato dos seus provedores de benefícios, conforme relevante.

As vantagens do nosso modelo de espaço de benefícios para funcionários

O modelo de espaço de benefícios do Slack é um recurso central projetado para consolidar todas as informações de benefícios dos funcionários da sua empresa em um único local facilmente acessível.

Simplifique o gerenciamento de benefícios

Esse modelo torna o gerenciamento de benefícios menos trabalhoso para sua equipe de RH e seus funcionários, garantindo que cada funcionário tenha acesso instantâneo às informações de que precisa. Essa centralização não apenas melhora a eficiência operacional, mas também aumenta a satisfação dos funcionários fornecendo respostas claras e imediatas sobre os benefícios disponíveis. 

Mas isso não é apenas uma página estática. Com fluxos de trabalho personalizados automatizados, ferramentas de pesquisa robustas e centenas de integrações de terceiros disponíveis, seu espaço de benefícios se torna uma plataforma de compartilhamento de conhecimento interativa e dinâmica.

Um guia de benefícios centralizado

Esse modelo de espaço de benefícios para funcionários apresenta um guia de benefícios personalizável que reúne todos os seus recursos de benefícios em um único local. Tudo o que você precisa fazer é adicionar links para seus documentos de benefícios, informações de contato importantes, perguntas frequentes e outros recursos essenciais. 

Esse guia de benefícios pode servir como o diretório principal para todas as informações de benefícios, ajudando os funcionários a conhecer as opções e entender o escopo completo dos benefícios e das vantagens que sua empresa oferece. Ele melhora a experiência do funcionário e reduz a carga de trabalho da sua equipe de RH. Assim, todo mundo ganha.

A organização é fundamental para aproveitar ao máximo seu guia de benefícios, portanto você deve projetar uma estrutura que seja intuitiva e abrangente para as necessidades da sua empresa. Além das categorias padrão incluídas no modelo de guia de benefícios, você também pode considerar seções para:

• Benefícios do escritório compartilhado, como benefícios de transporte ou vale-refeição.
  
• Benefícios do escritório remoto, como orçamento para equipamentos ou auxílio para despesas domésticas.
  
• Benefícios de desenvolvimento profissional, como programas de qualificação e política de reembolso.

Perguntas e respostas em tempo real para esclarecimentos

Nosso modelo de espaço de benefícios para funcionários permite que eles enviem suas perguntas específicas por meio de um formulário em vez de depender apenas de uma seção de perguntas frequentes. Esses envios de formulário estruturados fornecem à sua equipe os detalhes necessários desde o início. Isso torna todo o processo mais eficiente e menos complicado para todos os envolvidos.

Assim que uma pergunta é enviada, uma automação de fluxo de trabalho cria um tíquete no canal do espaço de benefícios. Depois que um representante de RH aceita o tíquete, o fluxo de trabalho cria uma conversa entre o representante de RH e a pessoa que enviou a pergunta. A comunicação em tempo real torna muito mais fácil para ambas as partes resolverem problemas rapidamente. 

Personalize os formulários de perguntas para coletar todas as informações relevantes, tornando o mais fácil possível atribuir e responder a perguntas. Por exemplo, além dos campos padrão de categoria e prioridade, você também pode criar campos para:

• Localização. Isso ajudará você a rapidamente conectar membros da equipe global ao gestor de benefícios correto.
• Upload de arquivos. Dê a opção de anexar arquivos relevantes, como recibos ou e-mails.
• Contato. Adicione um campo de “usuário do Slack” que permite aos funcionários marcar seu gerente ou um representante de RH que os ajudou no passado e tem contexto sobre a questão.

Acompanhe perguntas sobre benefícios sem esforço

Transforme seu modelo de espaço de benefícios em uma lista de tarefas e uma fonte de conhecimento para sua equipe com o rastreador de perguntas. Essa ferramenta registra e organiza automaticamente todas as perguntas enviadas ao canal do espaço de benefícios. Esse rastreador facilita para as equipes de RH gerenciarem consultas recebidas, alterarem automaticamente o status de uma consulta e garantirem que nenhuma pergunta de funcionário fique sem resposta.

Isso é especialmente importante ao lidar com questões complexas, mas potencialmente urgentes, como perguntas sobre benefícios médicos. Você pode não conseguir responder a uma pergunta imediatamente, mas também não pode correr o risco de perder essas perguntas na pilha. Use o rastreador de perguntas para definir lembretes para você, marcar membros da equipe em comentários de tarefas ou filtrar perguntas rapidamente com base no assunto e na urgência.

Com esse sistema de rastreamento eficiente, sua equipe de RH também pode identificar preocupações comuns e lacunas nos seus recursos existentes. 

Analise periodicamente os itens na sua lista para encontrar perguntas recorrentes. Use filtros para que você possa se concentrar em tendências em categorias específicas. Depois, verifique as conversas que seus representantes de RH tiveram com os funcionários. Preste atenção a conversas em que o funcionário teve dificuldade para entender a resposta ou levantou preocupações ou frustrações. Em seguida, use o que você aprendeu nessa avaliação para atualizar ou adicionar informações ao seu guia de benefícios.

Aproveite os insights fornecidos por meio do rastreador de perguntas para criar organicamente sua seção de perguntas frequentes e melhorar todo o seu espaço de informações de benefícios de forma constante.