服務申請表範本

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範本功能：

協助指示

協助請求追蹤工具

協助請求表單

標籤：

通訊團隊管理

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關於此範本

服務申請表為客戶或員工提供申請服務或尋求支援的途徑，表單中通常包含聯絡資訊、緊急程度和需求說明等欄位。企業使用服務申請表簡化服務申請流程，確保快速接收服務申請並順暢處理。Slack 的可自訂服務申請表範本可協助簡化服務申請收集、追蹤和處理流程。

如何使用此服務申請表範本

在 Slack 中設定服務申請表後，負責回應的團隊會在表單提交時收到即時通知。在 Slack 內收集和分發表單能節省很多時間和精力，還能將通訊內容全部集中到同一個地方。以下逐步說明如何在 Slack 中設定和使用服務申請表範本。

按一下「取得範本」，將預先設定的頻道 (包含清單、畫板、工作流程和訊息) 新增至工作空間。
設定「協助指示」，讓尋求協助的訪客可以存取工作流程並提交申請。
分享工作流程連結或在頻道中張貼連結，以分發表單。
存取「協助請求追蹤工具」，該工具可透過「請求協助」工作流程記錄所有提交內容，包括請求類型、類別、優先順序和其他詳細資訊，以及傳送至對應頻道的通知。
開啟協助請求追蹤工具清單，以清單形式或「棒球卡樣式」介面檢視請求，並可依請求類型、類別、優先順序、申請者和狀態將請求排序 (你可以使用協助請求追蹤工具範本來自訂此清單)。
根據收到的請求自訂欄位，你可以視需要新增或移除欄位、重新命名類別或變更欄位類型。
指定緊急問題的聯絡人。
與團隊成員分享頻道及項目狀態更新通知工作流程，以便成員檢視、留言並視需要更新。

什麼是服務申請表，它有何用途？

透過服務申請表，組織可使用標準化方式來收集資源、協助或其他服務申請。支援團隊無需再在繁雜的聊天訊息和電子郵件中篩選所需資訊，可按照清楚的流程審查並處理請求。填寫表單的人員必須提供必要的詳細資料，例如聯絡資訊和需求說明。申請者或查看表單的團隊成員也可依問題類型、優先程度或其他標準將表單分類，將表單歸入不同處理類別。

許多部門使用服務申請表來簡化系統協助工作，例如 IT 團隊使用這些表單來處理技術支援和帳號存取請求；人力資源部門使用清單來管理就職問題；客戶支援團隊則使用清單輕鬆收集和解決客戶問題。服務申請表對整個組織上下來說都是一個強大的工具，有助於輕鬆收集資訊並高效解決問題。

服務申請表包含的內容

服務申請表包含的內容取決於使用案例，但所有表單都必須收集有關請求及請求提交者的必要資訊。重要元素包括：

聯絡資訊，例如名稱、電子郵件地址和電話號碼。
需求或問題的清楚說明。
需要服務的位置。
所需的開始或完成日期。
優先程度 (緊急、高或例行性)，這類詳細資訊有助於團隊迅速將請求排序並確定優先順序。
其他詳細資料，例如相片、螢幕截圖、產品編號或其他有助於團隊回覆的資料，都可能派上用場。例如，人員遇到設備維護問題時，可以拍照並將相片附在服務申請中。當服務團隊可預先掌握有用的詳細資料，便能更快解決問題。

使用服務申請表範本的好處

從服務申請表範本著手開始，特別是幫助你直接在 Slack 中收集和追蹤回應的範本，有助於節省時間與精力。無需從頭開始建立申請表，只需根據部門工作流程的需要調整範本。它能為你和團隊帶來的好處遠不止這些，其他好處包括：

更快接收和解決請求

量身打造的服務申請表可確保提交的請求包含所有必要資訊，方便分類處理。完整的問題脈絡有助於縮短服務團隊回應時間。

確保一致性，減少溝通上的誤解

格式的統一可減少溝通誤解和資訊錯放。使用下拉式功能表，即可引導回應並將請求傳送給特定部門或個人。

跨團隊追蹤並確立責任歸屬

團隊可以審查提交的表單、指派負責人並追蹤處理進度。標準化表單還有助於留存請求記錄，方便服務提供者存取過往請求並分析趨勢。

在 Slack 集中追蹤

透過 Slack 範本收集服務表單，團隊無需切換情境就能審查、排序、解決和關閉請求。所有人不用在應用程式間跳轉，即可掌控請求處理進度並查看結果，輕鬆完成後續追蹤和執行。