每週會議議程範本

如何在 Slack 中使用此範本 (逐步指示)

使用每週同步會議議程，即可輕鬆確立清楚的會議架構，協助團隊成員瞭解會議安排，進而縮短會議時間並提高效率。有了可在 Slack 中輕鬆自訂的每週議程範本，可幫助與會者和主管更有效地管理時間，並達成更多目標。以下是在 Slack 中建立會議議程的方法：

1. 首先，按一下「取得範本」建立專屬畫板，用於集中規劃議程與溝通。
2. 填寫日期並加入重要連結，同時記錄會議中哪部分進行得順利，哪部分不太順利，以及會議探討的重點領域。
3. 加入本週同步會議中團隊需要討論的其他問題或主題。
4. 會議開始前，在頻道中分享議程，以便收集意見和促進協作。
5. 標記參加者，並明確說明職務與後續步驟。
6. 每週重複此流程，即可用最省力的方式，讓團隊掌握最新狀況。

如果需要規劃與個別團隊成員的輔導課程，可參考一對一會議範本，即可更有條理地安排。

什麼是每週會議議程範本？

每週會議議程範本可作為一個重複性架構，用於週期性會議。透過範本可為每週會議建立一致的結構，清楚列出要討論的主題與專案更新。當會議重點明確時，更方便掌握團隊成員責任歸屬、釐清專案中的職責，並確保有討論到重要主題。每週議程能讓會議保持簡潔有效率，最終提升成效。

使用每週會議議程範本的好處

使用每週議程範本可從幾個方面提升會議成效，以下是為每週跟進會議採用結構化格式的好處：

• 節省會前準備與會後跟進的時間。當團隊成員清楚會議安排時，他們會為討論、問題及進度報告做更充分的準備。當所有人保持同調時，後續跟進也會變得更加容易。
• 確保週期性會議的一致性。遵循可預期的每週會議結構，方便追蹤進度和跨時間比較。你能夠參考一致的會議記錄和進度回顧內容。
• 改善溝通和提高一致性。當每位團隊成員都知道預期目標以及後續流程時，大家就能更清楚理解自己的職務與責任。
• 鼓勵做好記錄，釐清責任歸屬。當你在每週議程上列出行動項目、負責人與截止期限時，就是在建立討論和報告的一致記錄，方便所有人在有問題時參考。
• 節省規劃時間。節省時間是使用每週議程範本最直接的好處。無需從零開始建立畫板，只需每週更新畫板，而且不必離開 Slack，就能與團隊分享。

每週會議議程範本應包含的內容

每週會議議程需要什麼內容取決於團隊的目的、規模和目標。小型團隊或新創公司可能會採用有彈性的簡短議程，創意團隊則通常需要安排時間構思新點子，以及討論客戶的意見回饋。領導層或策略團隊的議程可能會包含與財務、策略計畫以及各部門報告相關的事項。無論團隊的目標為何，每週會議議程都應包含以下重要元素。

• 會議詳細資料和目標。首先是會議日期、時間和地點，以及會議是數位會議還是面對面會議。接著，明確說明會議的目的以及希望達成的目標。
• 重要討論主題。列出要討論的重要主題排序清單，並標明每個主題分配到的時間。
• 團隊更新和進度檢視。留出時間來檢視指標或 KPI，以及這些指標和 KPI 自上次會議以來發生的變化。
• 上次會議的行動項目。檢視哪些工作已經完成，哪些工作需要跟進。
• 新問題或阻礙。留出空間來討論自上次會議以來出現的挑戰或阻礙。
• 後續步驟和負責人。明確指派行動項目給團隊成員，並註明截止日期。
• 問與答或意見回饋。留出足夠時間進行問與答，確保每位參與者在會議結束後都清楚瞭解討論內容。

每週同步會議的 5 個最佳做法

一個完善的範本可讓你事先做好準備，更輕鬆地提高團隊會議的參與度和效率。以下是確保會議成效的最佳做法：

• 在會議前 24 到 48 小時發出議程。這讓團隊成員有時間檢視和消化計畫內容、構思問題，並準備有關目標與進度的報告。如果規劃舉行啟動會議來發布新專案或計畫，那麼提前明確溝通特別有幫助。你也可以請參加者在會議開始前更新負責的部分，或提前傳達討論主題。

• 在會議期間避免離題，並為每個主題設定時間限制。避免深究細節問題，遵守每個討論項目的時間限制。團隊會讚賞這樣的一致性和可預測性，因為清楚會議安排能幫助每個人保持專注。

• 鼓勵參與討論，但要保持會議進度。營造開放的環境，鼓勵提出問題和意見，但在必要時要溫和地將團隊拉回討論主題。知道何時應結束沒有實際成效的會議。

• 在結束會議前，檢視並確認行動項目。在每次會議結束前，口頭指派行動項目及負責人。確保每個人都清楚自己的任務以及如何完成。

• 將議程和會議記錄存放在 Slack 中，方便日後查閱。建立專屬的 Slack 頻道，例如 #每週同步會議，並在當中釘選最新的會議議程。在同一個頻道張貼會議紀要和更新，並每週重複這些步驟。久而久之，這將形成連續的議程與更新內容對話串，建立一份團隊成員可以輕鬆查閱的記錄。

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