Internationalisierung, Wachstum und Digitalisierung: 2019 waren das die Treiber für die Einführung von Slack bei Mast-Jägermeister SE. Zu diesem Zeitpunkt standen Transparenz, Zusammenarbeit und Change Management im Fokus.
In der Zwischenzeit hat Andrea Ostheer, Manager Global Corporate Communications bei Mast-Jägermeister SE, die Nutzung von Slack gemeinsam mit den Mitarbeitenden weiterentwickelt. Mehr als 30 mehrsprachige Workflows und Integrationen tragen heute dazu bei, dass die Mitarbeitenden produktiv, effizient und transparent arbeiten.
Mit messbarem Erfolg: 14.700 Arbeitsstunden sowie rund 480.000 Euro hat das Unternehmen dank Slack in einem Jahr gespart.* „Wir haben wiederkehrende, aber notwendige Tätigkeiten automatisiert. Das entlastet unsere Mitarbeitenden“, erklärt Ostheer.
Übersetzen, kommunizieren, teilen
In dem internationalen Unternehmen gilt es, Informationen für alle gleich schnell zugänglich zu machen. Dafür hat Mast-Jägermeister SE in Kooperation mit der Übersetzungs-KI DeepL einen Workflow kreiert: Ankündigungen, die auf Deutsch oder Englisch in die Channels gestellt werden, lassen sich damit automatisch übersetzen. Es reicht, dem Post die Landesflagge einer Sprache hinzuzufügen. Ein neues Kapitel in Sachen Produktivität. „Dieser Workflow hilft uns bei der internationalen Kommunikation, lässt uns Wissen transparent verteilen und sorgt für mehr Produktivität“, erzählt Ostheer. Alle Mitarbeitenden können so schnell und unkompliziert auf den gleichen Wissensstand gebracht werden.
Als weitere Effizienz-Treiber wirken Workflows wie die automatische Erinnerung an Arbeitszeitnachweise, Urlaubstage oder die Reisekostenabrechnung. Das sind Vorgänge, die sich einzeln nicht aufwendig anfühlen, aber in der Summe Zeit fressen. Automatisierung hilft hier, Zeit zurückzugewinnen. Diese Erleichterung des Arbeitstags, das „Warum“ hinter der neu eingeführten Technologie, war letztlich auch ausschlaggebend für die Akzeptanz von Slack im Unternehmen.
„Dieser Workflow hilft uns bei der internationalen Kommunikation, macht Wissen transparent und lässt uns produktiver arbeiten.“
Automatisierung entkoppelt Kritik von Personen
Aber auch bei eher unangenehmen Kommunikationsaufgaben springt Slack ein. Zum Beispiel, wenn es darum geht, wie die Belegschaft das Tool so nutzt, dass es gewinnbringend für alle ist: Dazu zählt es, Profilbilder zu nutzen, nicht außerhalb von Threads zu antworten, die Angaben zum Arbeitsort aktuell zu halten sowie Slack-Channels richtig zu benennen. Für diese Fälle nutzt Mast-Jägermeister SE charmant-augenzwinkernde Workflows wie den Thread-Rex, ein Tyrannosaurus-Rex-Emoji, oder den Status-Bob, eine Anspielung auf den Fernsehmaler Bob Ross.
Sie helfen, notwendige Kritik in kleinen Alltagsdingen zu üben, ohne dass die einen immer den Zeigefinger heben müssen oder die anderen sich wegen kleiner Fehler gegängelt fühlen. Das entpersonalisiert Kritik im Alltag und schafft so ein angenehmeres Miteinander. „Fingerpointing ist nicht Teil unserer Kultur”, erklärt die Kommunikationsexpertin bei Jägermeister.
„Fingerpointing ist nicht Teil unserer Kultur.“
Das Tool kontinuierlich weiterentwickeln
Slack kommt dabei nicht nur intern zum Einsatz. Mit Partner:innen vernetzt sich Mast-Jägermeister SE via Slack Connect. So lässt sich die Kommunikation mit vielen verschiedenen Stakeholder:innen, etwa bei Events, effizient bündeln. Hinzu kommen auch Arbeitserleichterungen für Ostheers Teammitglieder: Sie nutzen automatisierte Workflows für Anfragen von Journalist:innen und Mitarbeitenden, um Inhalte zu filtern, zu verteilen und allen zugänglich zu machen. Anfragen per E-Mail von Journalist:innen lassen sich etwa an einen internen Channel weiterleiten. Dies löst automatisch ein Formular aus, in dem die jeweiligen Mitarbeitenden die Anfrage nochmal hinsichtlich Aspekten wie Dringlichkeit, regionalen Ursprüngen und Kontaktdaten kategorisieren und diese somit vorgefiltert und zusammengefasst an das Team weitergeben können. Zudem plant das Unternehmen die Integration diverser Channels in das Intranet, um auch hier Informationen und Benachrichtigungen zu bündeln. Darüber hinaus sollen auch die Interaktionen aus dem Intranet in den Channel zurückgeführt werden.
Bei Mast-Jägermeister SE gilt Slack als lebendiges Tool. Es gibt immer neue Wege und Bereiche, in denen die Technologie das Unternehmen unterstützt. „Slack Meister“, eigens geschulte Mitarbeitende, die sich für Technologie interessieren, helfen dabei, die Entwicklung voranzutreiben. Aktuell beschäftigt sich das Unternehmen mit Canvas, aber auch Künstliche Intelligenz könnte künftig eine Rolle spielen. „Slack zahlt auf unsere Unternehmensziele ein, weil es Kommunikation erleichtert, Wissenssilos einreißt und uns schnell sowie länderübergreifend kommunizieren und transparent arbeiten lässt“, fasst Ostheer zusammen.
*Die Zahlen basieren auf dem Slack Value Calculator, der die Nutzungsdaten des letzten Monats auswertet und auf das gesamte Jahr hochrechnet. Damit erhalten Unternehmen konkrete Prognosen zu ihren Zeit- und Kosteneinsparungen.
